Banque : la signature électronique est devenue une nouvelle norme

Au fil du temps, et avec l’essor du télétravail dans le milieu bancaire, la digitalisation des activités s’est accélérée. La signature électronique est devenue une nouvelle norme car elle possède de multiples avantages. Explications.

Brest. Quartier Bellevue. Un vaste appartement au troisième étage d’un immeuble en brique tout juste rénové, Marc, 36 ans, s’affaire devant son ordinateur. L’homme est conseiller pour une grande banque française et il est en télétravail deux jours par semaine.

« C’est un petit privilège. Depuis chez moi, je gère mon temps et je m’organise. J’aime beaucoup ce fonctionnement. J’aurai vraiment du mal à revenir en arrière. Ma qualité de vie s’est vraiment améliorée avec ce système ». Un café à la main, le trentenaire répond aux mails que lui envoient ses clients et répond à quelques coups de fil. Il s’autorise de temps à autre quelques petites pauses entre deux rendez-vous téléphoniques.

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La signature électronique un outil précieux

Marc peut officier depuis son domicile depuis deux ans. Sa journée en télétravail est bien huilée. Après un petit-déjeuner pris à la hâte, il se met à son poste de travail vers 9h20. Sur son bureau en acajou un peu patiné, il a posé son PC et installé une bannette avec quelques dossiers. Les demandes des clients et les simulations à réaliser s’enchaînent à rythme soutenu.

« La plupart du temps, j’essaye d’être réactif et de répondre dans la journée aux questions des clients. Certains souhaitent un renseignement sur un débit qui paraît étonnant, une demande de RIB pour des personnes âgées qui ont du mal à se servir de notre application. Les demandes sont multiples », détaille le jeune homme, posé sur sa chaise ergonomique à roulettes. J’ai aussi quelques visio-conférences avec ma hiérarchie.

« Lorsqu’il y a des documents à signer, j’ai recours à un dispositif de signature électronique. Cela est un gros gain de temps parce que l’on évite aux clients de se déplacer. La pratique s’est vraiment développée au moment du confinement avec l’épidémie de Covid-19. C’est aussi un énorme gain de temps et d’argent pour la banque. Ce système est devenu en quelque sorte une norme », souligne l’employé de banque, totalement convaincu. Les clients se sont adaptés rapidement.

De nouvelles pratiques

Avec les périodes de confinement qui se sont enchaînées durant la pandémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont chamboulé leur organisation. Ainsi, la pratique du télétravail s’est généralisée, en particulier dans les entreprises du secteur tertiaire. C’est tout à fait caractéristique de la période marquée par une dématérialisation grandissante des tâches à traiter. Les documents papier se raréfient.

Comme Marc, de nombreux salariés mais aussi des clients utilisent un dispositif de signature électronique. Il convient de donner quelques détails sur le fonctionnement de cet outil. Il s’agit d’un système d’authentification d’un accord entre deux parties par l’intermédiaire d’un dispositif en ligne ou grâce à une application. La signature dématérialisée fonctionne par le biais d’un logiciel de chiffrement pour l’émetteur et d’un outil de déchiffrement pour le tiers qui reçoit le message. Ainsi, deux clés de chiffrement sont utilisées. Un système parfaitement sécurisé.

La signature électronique assure des échanges plus fluides

Aujourd’hui, de nombreuses agences bancaires ont recours très souvent au système de signature électronique. Les banques sont amenées à travailler avec les notaires et les agences immobilières. Ces dernières sont aujourd’hui habituées à signer à distance des compromis de ventes mais aussi des actes définitifs.

Les notaires et les agences immobilières se sont rapidement rendu compte de l’intérêt de recourir à la signature électronique. « L’avantage est de pouvoir signer des actes de vente dans un laps de temps vraiment court. C’est désormais un dispositif essentiel », précise Sylvain, 42 ans, agent immobilier dans la banlieue de Nantes. Le marché de l’immobilier a été particulièrement actif au lendemain du premier confinement et de nombreuses ventes se sont faites à distance.

Globalement, de plus en plus de sociétés utilisent la signature électronique. Il faut dire que le gain de productivité est notable. Ainsi, il est possible de signer des contrats de travail ou des devis en quelques instants et surtout à distance. Le dispositif est pratique.

Les services de ressources humaines l’ont bien compris. La signature en ligne assure une belle réactivité. Ce dispositif permet vraiment de fluidifier les échanges. Par ailleurs, les contrats de travail peuvent être gardés virtuellement et sont juridiquement protégés.

Avoir recours à la signature électronique cumule plusieurs avantages :

  • La sécurité
  • La réactivité
  • La simplicité
  • La rapidité

La signature électronique creuse son sillon dans la banque

La signature électronique constitue une innovation qui profite à la banque mais aussi aux clients. Elle améliore le processus de souscription, et assure un réel gain de temps et une prise d’effet du contrat qui est immédiate. Ainsi, les clients n’ont plus la nécessité d’aller dans une agence bancaire et de récupérer les documents, les analyser puis se rendre à la Poste pour le renvoyer paraphé et attendre qu’il parvienne jusqu’au conseiller. Là, c’est simple, l’opération peut se faire depuis chez soi, grâce à un appareil connecté.

Pratique aussi dans le cas où l’un des cosignataires d’un contrat est là dans l’agence bancaire mais que le conjoint est absent : avec la signature électronique, il peut cosigner le contrat à distance. D’autant plus que le planning de certaines familles est bien rempli et qu’il est parfois difficile de se libérer quand on a des enfants.

De plus, la signature électronique assure une meilleure gestion administrative. On supprime les probabilités de perte de documents lors d’un envoi postal. Ces derniers se trouvent sur un espace numérique et accessible en ligne à tout moment. Par ailleurs, la signature dématérialisée revêt une dimension écologique mais aussi économique. Ainsi, la signature dématérialisée permet d’éviter le risque de perdre des documents. Une situation qui peut vraiment être fâcheuse, en particulier pour un crédit immobilier ou chaque jour compte.

Une solution plus écologique

Ainsi, les banques ne sont plus obligées de faire de nombreuses photocopies. Ce sont des milliers de pages, chaque année, qui sont alors économisées. Des milliers d’arbres sont préservés. De plus, cela permet d’économiser de l’encre. Imprimer des documents en noir et blanc ou en couleur représente un coût important et occasionne un impact sur l’environnement. Il s’agit de produits chimiques et les cartouches ne sont pas toujours recyclables.

D’autant plus en ce moment où la question de la préservation des ressources est devenue un enjeu essentiel. Aujourd’hui, la sobriété énergétique est au cœur des débats et la signature électronique contribue à éviter certaines émissions de CO2, même si les documents restent tout de même stockés sur des disques durs. Par ailleurs, les clients évitent d’avoir à payer des frais postaux et toutes les démarches à faire comme la queue à la Poste. Pour signer en ligne et renvoyer ce document, il n’y a pas de contrainte de temps. Cela peut se faire le soir ou même la nuit.

Aujourd’hui, certaines banques en ligne utilisent uniquement ce dispositif. Elles répercutent les économies aux clients. Les frais bancaires sont plus réduits pour cette raison. Les banques en ligne sont de plus en plus prisées des clients jeunes, urbains et diplômés. Il y a un changement de paradigme en ce moment.

Sur le marché de la banque, il existe une vraie concurrence et les acteurs les plus innovants et les plus dynamiques parviennent à gagner des parts de marché. Les banques en ligne disposent d’une application pour mobile parfaitement ergonomique qui permet de réaliser de nombreuses opérations en quelques minutes. Les clients se sont habitués à ce dispositif numérique qui est très performant.

Ainsi, cette innovation technologique donne un confort au client. La signature dématérialisée s’inscrit d’ailleurs dans un contexte de digitalisation des services des banques. Et les banques en ligne sont à la pointe en la matière. Incarner une forme de modernité est toujours bon pour une banque qui cherche à attirer de nouveaux clients.

Yousign, un acteur central du marché

Concernant le secteur de la signature virtuelle, Yousign constitue incontestablement un acteur central. Cette entreprise française a été fondée en Normandie, en 2013. A l’initiative de cette entité, on trouve Luc Pallavidino et Antoine Louis.

Cette entreprise a recours à la technologie SaaS qui fonctionne sur l’ensemble des appareils comme les ordinateurs bien sûr mais aussi les tablettes et les smartphones. L’heure est à la mobilité. De plus en plus de professionnels utilisent leurs smartphones. Il est ainsi possible pour le client d’une banque de parapher un document depuis son téléphone et de le conserver.

Il faut savoir que pour utiliser un système de signature électronique, il faut souscrire un abonnement. Beaucoup d’entreprises se servent de ce service qui est sûr. Ce dispositif peut aisément être intégré aux logiciels utilisés par les salariés. On peut donc automatiser l’écosystème de gestion des tâches. L’un des atouts de ce système est de simplifier les pratiques. C’est une vraie source de productivité. Cet investissement est très vite rentabilisé car les clients apprécient le dispositif de signature dématérialisée.

Yousign connaît un essor en Europe et se développe en Pologne, en Italie, en Allemagne et dans l’hexagone. La signature électronique devient progressivement une nouvelle norme. Dans les mois et années à venir, son usage devrait encore gagner du terrain. Le télétravail constitue désormais une tendance de fond qui s’est imposée. A n’en pas douter de nouvelles entreprises devraient adopter la signature électronique dans l’avenir.

Les digital natives, une génération qui s’adapte vite aux mutations

Aujourd’hui, les digital natives, ceux qui sont nés entre les années 1980 et les années 1990, savent s’adapter aux nouvelles pratiques numériques. Ils ont assisté à l’explosion du net et des pratiques digitales. Utiliser un outil comme la signature électronique rentre dans le cadre de nouvelles habitudes pour les consommateurs. Il n’y a pas vraiment de frein. Il peut y avoir certains blocages pour les séniors qui préfèrent encore la signature traditionnelle, à la main. Aujourd’hui, en France, on estime que 70% des entreprises utilisent la signature dématérialisée. Un chiffre tout à fait conséquent.

Les clients sont satisfaits de la fluidité et du confort offert par la signature dématérialisée. La relation avec le client se concentre sur des sujets précis qui nécessitent vraiment de se rendre dans une agence. Concernant les tâches administratives, ici, elles sont simplifiées. Les conseillers bancaires peuvent se concentrer sur l’essentiel : les projets immobiliers, les assurances… Des sujets qui nécessitent une vraie expertise et des conseils précis. L’expérience client est ainsi améliorée.

La signature électronique, une simplification administrative

Les agences bancaires doivent gérer de nombreux contrats. Ceux-ci doivent être signés. Les documents sont pléthoriques comme les souscriptions d’assurance, les emprunts ou tout simplement les ouvertures de compte. La gestion de ces documents peut être lourde et prendre beaucoup de temps.

En effet, il faut systématiquement vérifier les paraphes et les signatures, organiser les envois de courrier, classer les documents, puis les archiver. Dans les centres-villes, l’espace est précieux et stocker des documents a un coût. Adopter la signature électronique permet de réaliser des économies et de simplifier les tâches administratives. Le gain de productivité est net.

De plus, pour les banques, utiliser la signature dématérialisée est une bonne manière de renforcer l’image. Ainsi, elle apparaît en pointe en matière d’innovation. C’est aussi une solution qui est sûre, en effet, le dispositif s’appuie sur l’utilisation d’un certificat avec une authentification. L’identité du signataire à distance est vérifiée. L’essentiel est d’opter pour un prestataire de confiance. De nombreuses entreprises choisissent Yousign.

Une opération simple à faire

De nombreux sites de banque proposent des tutoriels mettant en avant les atouts de cette solution. Déjà les délais qui sont plus courts. De plus, il est aussi plus simple d’archiver les documents. D’autant plus lorsque l’on a déjà beaucoup de paperasse entassée dans des placards. Cette solution rassure aussi les clients car elle est sûre. Des systèmes de vérification et de validation existent aussi par SMS. Ce service est aussi très simple pour régulariser un contrat qui a déjà été souscrit.

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