Quel est le meilleur logiciel de facturation en 2023 ?

Pour des raisons de modernité, de commodité et de praticité, votre société doit choisir son logiciel de facturation. Cet outil est aussi l’idéal pour améliorer le suivi de vos ventes ainsi que votre image de marque. Toutefois, avec le grand nombre de logiciels existants sur le marché, il devient vite difficile de faire le bon choix. S’agissant d’une vraie pièce maîtresse dans votre système d’organisation, le logiciel de facturation doit d’ailleurs se choisir avec la plus grande minutie et le plus grand soin. L’erreur sera effectivement de jeter votre dévolu sur le premier outil qui tombe sous vos yeux. Du coup, comment choisir son logiciel de facturation ? Quels sont les meilleurs outils disponibles sur le marché ? Justement, nous vous disons tout à travers les lignes qui suivent.

Abandonner Excel et Word pour se tourner vers un logiciel de facturation

Nombreux sont les commerçants, les sociétés, les prestataires… qui se servent encore de Word et d’Excel en tant que système de facturation. À juste titre d’ailleurs, car ces outils offrent une certaine flexibilité qui leur permet de se faire apprécier par les professionnels pour la gestion des factures. Par ailleurs, l’utilisation de ces outils est à la portée de tout le monde.

Mais encore, avec Word et Excel, il est possible d’automatiser certaines actions qui doivent être exécutées de manière chronologique. Pensant que ces outils conviennent à leur envergure et à leur activité, les entreprises ne veulent plus chercher ailleurs.

Et pourtant, en matière de facturation, Word et Excel deviennent de plus en plus obsolètes par rapport aux logiciels de facturation actuels. En effet, en vous servant de ces outils, vous n’êtes jamais à l’abri d’une erreur ou d’un danger potentiel. Les fautes de calcul et de cellules sont fatalement fréquentes. En outre, étant donné la rigueur des règles qui régissent la facturation, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs sur vos factures.

Mis à part le fait d’en finir avec les erreurs qui se glissent à votre insu dans vos calculs et dans les cellules de votre fichier Excel, les logiciels de facturation sont aussi de vrais moteurs de développement pour votre entreprise. De fait, ces outils proposent tant d’avantages qu’il serait tout simplement dommage de ne pas faire profiter votre entreprise de cette avancée technologique.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Lorsque vous vous serez rendu compte que Word et Excel ne vous conviennent plus pour la gestion de vos factures, le logiciel de facturation apparaîtra comme la solution à adopter. Mais, encore faut-il trouver l’outil qui fera l’unanimité. En effet, parce qu’aucun logiciel ne se ressemble, les risques de faire un mauvais choix sont nombreux. Ainsi, pour bien choisir, vous devez prendre compte de plusieurs critères. Qui plus est, il convient de faire le point sur vos besoins et vos méthodes de vente.

Identifiez LE logiciel qui vous permet de personnaliser vos factures

À l’instar de tous les documents émis par votre entreprise, vos factures reflètent également votre image de marque. Dans ce sens, vous devrez faire attention à ce que votre logiciel puisse proposer des factures contenant — à part les mentions obligatoires — des détails qui feront la différence. Il en est ainsi de votre logo et de vos couleurs.

Par ailleurs, un logiciel qui vous permet de modifier le style de vos factures, d’y insérer les mentions légales et toutes les conditions de vente vous aidera à promouvoir votre renommée. En effet, une facture précise, personnalisée et professionnelle ne justifiera pas seulement vos transactions. Elles vous permettront aussi de mettre en avant la qualité de vos services et de vos produits.

Évitez dès lors de jeter votre dévolu sur un logiciel fermé qui génère des factures ennuyeuses contenant à peine les mentions obligatoires.

Choisissez un logiciel qui vous permet de gérer plusieurs tâches à la fois

En effet, assurez-vous que le logiciel de facturation de votre choix vous offre assez de fonctionnalités pour vous permettre de mieux gérer vos ventes et vos prestations de services.

Autrement dit, le logiciel idéal ne produira pas uniquement vos factures. Il saura également les classer, les archiver et les envoyer. Le tout de façon entièrement automatisée. Un tel logiciel réduira considérablement les oublis et les erreurs. D’autant que l’outil qui dispose de l’option « suivi des paiements » et qui permet de relancer automatiquement les impayés facilitera de manière efficace toute votre gestion et l’ensemble de votre organisation. En plus de vous permettre de gérer votre système de facturation de façon optimale, il vous aidera aussi à réduire les irrégularités de revenus qui causent la perte de tant d’entreprises.

Un logiciel qui offre une synchronisation bancaire

Lors des transactions à distance et de celles qui s’effectuent en monnaie étrangère, un logiciel qui dispose d’une option connexion bancaire rendra les démarches plus aisées. En effet, cela vous permettra de faire le rapprochement de vos comptes bancaires avec votre système de facturation. Réduisant ainsi les démarches, un logiciel équipé de cette option vous permettra de garder un œil sur vos mouvements bancaires.

Un logiciel conforme à la loi antifraude

Évidemment, le logiciel que vous aurez choisi devra suivre des règles de conformité si vous ne voulez pas avoir de soucis avec les autorités.

Vous devez en effet tenir compte de la loi antifraude mise en vigueur en France depuis le 1er janvier 2018. Cette conformité est un point crucial à considérer, car l’utilisation d’un outil non certifié est punissable de 7 500 € d’amende. Si vous n’opérez pas de changement dans les 60 jours suivant le constat de la non-conformité de votre logiciel, vous risquez de payer une seconde amende du même montant.

En fait, il s’agit de bien s’informer avant de fixer son choix sur un logiciel de facturation. Dans cette optique, vérifiez que ce dernier a passé la certification NF-525 ou la certification LNE.

Est il judicieux de choisir un logiciel de facturation gratuit ?

Avant toute chose, il faut savoir qu’un bon logiciel gratuit peut très bien vous convenir. Certains systèmes n’ont vraiment rien à envier aux logiciels de facturation payants.

D’autre part, un logiciel payant ne veut pas forcément dire qu’il s’agit d’un outil sans faille. Ainsi, que le logiciel soit gratuit ou payant, cela importera peu. Tout dépendra de la qualité du service que propose votre fournisseur. Considérez tout de même le fait qu’un logiciel de facturation payant peut proposer plus de fonctionnalités qu’un outil gratuit.

D’autant plus qu’il n’est pas rare de tomber sur des logiciels payants qui proposent des essais gratuits pendant une durée déterminée par le fournisseur. Vous pouvez également choisir en fonction de vos besoins un logiciel qui sera installé sur votre système informatique ou un logiciel de facturation en ligne.

Déterminer le type de logiciel de factures qui convient à votre entreprise

Plusieurs types de logiciels sont à la disposition des entreprises. Certains sont installés uniquement sur un poste de travail et ne peuvent pas être connectés à internet alors que d’autres sont accessibles uniquement en ligne.

Le logiciel de facturation dit « On premise »

Si vous souhaitez bénéficier d’une protection optimale de vos dossiers, ce type de logiciel vous conviendra. Il vous permet en outre de garder un œil sur l’état de vos ventes. Vous devrez alors procéder de temps en temps à la mise à jour du logiciel.

Toutefois, parce qu’il sera installé sur votre ordinateur de travail et sur ceux de vos collaborateurs, vous ne pourrez avoir accès à vos données que sur votre poste de travail. De fait, toutes vos démarches de facturation se feront exclusivement dans vos locaux. Par conséquent, il s’agit d’un logiciel qui convient parfaitement aux commerçants qui vendent leurs produits dans leur boutique.

Un logiciel de facturation en cloud

Tout l’intérêt de ce type de logiciel réside dans le fait que vous pouvez faire vos transactions et délivrer vos factures là où vous avez accès à internet. Il s’agit d’un logiciel payant qui dispose de fonctionnalités.

En tout cas, avant de le choisir, vous devez définir votre profil et vos besoins. Dans la plupart des cas, plus le nombre d’employés ayant accès au logiciel en cloud est grand, plus son prix sera élevé.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de facturation ?

Les logiciels de facturation sont de plus en plus utilisés dans les entreprises pour assurer l’automatisation du processus de facturation et ainsi améliorer les performances en entreprise. De la gestion basique des devis et factures à la gestion globale des opérations, ils intègrent différentes fonctionnalités.

La création de devis et factures

La fonctionnalité principale d’un logiciel de facturation est la création des devis et des factures. Cette solution aide à réaliser des devis de façon claire et nette pour faciliter la compréhension du potentiel client. Les devis doivent comporter les mentions légales.

Les besoins en matière de facturation diffèrent d’une entreprise à une autre. Pour cela, les éditeurs de logiciel proposent un large panel de solutions de facturation pour répondre au mieux aux besoins des entreprises. Utilisables en ligne ou sur un matériel informatique, ces solutions permettent d’établir des factures en bonne et due forme. Elles peuvent également transformer votre devis préalablement établi en facture en un clin d’œil.

La facture doit également comporter le numéro de facture, les informations importantes mentionnées sur votre devis, ainsi que les mentions légales.

La relance des paiements

La relance des paiements est aussi l’une des principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation. Elle offre la possibilité d’accélérer le règlement des factures et la validation des devis. Il peut arriver que vous envoyiez un devis à un client ou prospect sans réponse ou qu’un paiement n’ait pas été réalisé à temps. Dans ce cas, votre logiciel de facturation dispose d’une fonctionnalité importante qui met en avant vos retards de paiement pour vous permettre de relancer rapidement vos contacts. Grâce à ce système de relance, vous pourrez donc résoudre vos impayés dans les plus brefs délais.

La facturation d’abonnements

De nombreux Français souscrivent aujourd’hui un service par abonnement, que ce soit dans le domaine du streaming, de la livraison, de la mobilité… Grâce au logiciel de facturation, vous pouvez gérer facilement vos abonnements clients et ainsi optimiser les tâches administratives. Il suffit de créer un modèle de facture récurrente à une fréquence choisie.

Une fois la périodicité définie, la solution de gestion va automatiquement créer les factures aux dates convenues. En effet, le système est conçu de manière à vérifier chaque jour si des factures doivent être émises. Si tel est le cas, elles seront produites automatiquement à la suite des factures établies de façon manuelle.

La comptabilité

Le logiciel de facturation et le logiciel comptable sont deux solutions de gestion différentes, mais complémentaires. Une entreprise peut ainsi connecter son logiciel de facturation avec sa solution de gestion comptable. En pratique, cette connexion peut se faire de plusieurs manières :

• Vous pouvez choisir une solution tout-en-un capable de gérer la comptabilité, mais aussi la facturation. Dans ce cas, vos données de facturation seront automatiquement incluses dans vos logiciels comptables. Cette technique vous aide à gagner du temps, mais aussi à limiter le risque d’erreurs.
• Une autre solution consiste à utiliser un processus d’import-export. L’entreprise doit donc vérifier l’existence d’une fonction d’export dans son logiciel de facturation. De même, le logiciel de comptabilité doit autoriser l’importation de fichiers pour que cela fonctionne.

La gestion des envois

Avec un logiciel de facturation, il est désormais possible d’envoyer de manière automatisée des factures prévisionnelles à vos clients. Il s’agira de prévoir l’envoi d’une facture dans le futur et d’indiquer au système de réaliser l’opération à une date convenue. Une fois l’envoi effectué, vous recevrez une notification et le mail se retrouvera dans la fiche du client.

La solution de facturation vous donne également la possibilité d’envoyer des documents comptables par email, en personnalisant chaque message pour apporter un complément d’informations à votre client.

L’archivage

La loi oblige les entreprises à conserver leurs factures électroniques émises ou réceptionnées pendant au moins 3 ans. Passé ce délai, elles devront être conservées sous format numérique ou papier. Vous devez donc respecter cette obligation sous peine de pénalités. Chez Compte Pro, nous vous aidons à comparer différentes solutions logicielles qui offrent la possibilité de stocker vos documents de façon dématérialisée.

Un logiciel joue donc le rôle d’un véritable coffre-fort électronique qui sécurise vos données avec une traçabilité complète et dans le respect des normes d’audit et de RGPD (règlement général sur la protection des données). Grâce à un tel logiciel, vous pouvez accéder facilement à tous les documents nécessaires à votre prochain contrôle fiscal.