Comment effectuer la déclaration sociale nominative (DSN) ?

La déclaration sociale nominative (DSN) remplace depuis 2017 un certain nombre de déclarations nécessaires pour notamment calculer les charges sociales sur les salaires ou bien encore enregistrer les salariés auprès de certains organismes (ex. : Pôle emploi, CPAM, etc.). L’objectif de cette déclaration unique est avant tout de simplifier les démarches administratives à la charge des employeurs.

Même si les démarches administratives sont désormais simplifiées avec la DSN, il n’en demeure pas moins qu’un certain nombre de formalités doit être respecté par tout employeur. Nous vous rappelons dans cet article comment effectuer votre déclaration sociale nominative (DSN).

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Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises du secteur privé recrutant un ou plusieurs salariés doivent obligatoirement effectuer une déclaration sociale nominative (DSN). En effet, c’est par le biais de cette déclaration unique qu’un employeur pourra déclarer ses salariés et leurs salaires.

Suite à cette déclaration, l’employeur pourra ensuite connaître le montant des charges sociales patronales à payer. De plus, les salariés pourront cumuler leurs droits au chômage, bénéficier des prestations sociales auprès de la CPAM…

Il est bon de rappeler ici que tous les types de contrats de travail sont concernés (CDI, CDD, contrat en alternance…).

Quand doit-on effectuer cette déclaration ?

Une déclaration sociale nominative (DSN) doit être réalisée tous les mois par l’employeur. Les données chiffrées à renseigner concernent les salaires versés aux salariés le mois précédent. En d’autres termes, par exemple les heures travaillées et rémunérées au mois de janvier devront être déclarées dans la DSN au mois de février.

Concernant la date limite de déclaration, celle-ci diffère selon le nombre de salariés recrutés au sein d’une entreprise.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur devra veiller à ce que la DSN soit remplie et envoyée à l’administration au plus tard le 15 du mois suivant la période concernée.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, la date limite de déclaration est fixée au plus tard le 5 du mois suivant la période concernée. Par conséquent, tout employeur a intérêt à être vigilant sur ces délais de déclaration qui sont relativement courts, pour éviter toute sanction suite à un retard de déclaration.

Ces modalités de déclaration sont applicables aux DSN périodiques. Il s’agit donc ici de déclarations régulières pour déclarer les salaires des salariés de l’entreprise.

Il existe également une déclaration sociale nominative dite de signalement d’événement lorsqu’un salarié :

  • se met en arrêt de travail (ex. : arrêt maladie, congé maternité ou paternité…) ;
  • reprend le travail avant la fin de son arrêt de travail ;
  • quitte l’entreprise suite à la rupture ou à la fin du contrat de travail.

Dans ce cas, il s’agit d’événements isolés qu’il convient de déclarer dans les plus brefs délais à l’administration. Pour cela, un employeur doit effectuer une DSN de signalement d’événement dans les 5 jours qui suivent cet événement

Comment la déclarer ?

Un employeur porte sur lui la responsabilité de communiquer tous les mois la DSN concernant les salariés de son entreprise. Cependant, il peut déléguer la réalisation de cette déclaration à un tiers professionnel.

Ainsi, une DSN pour une entreprise peut être réalisée :

  • par le chef d’entreprise lui-même ;
  • par l’expert-comptable en charge de la comptabilité de l’entreprise ;
  • par le service des ressources humaines de l’entreprise.

Avec la dématérialisation des différentes démarches administratives, tout employeur doit se familiariser avec les sites et plateformes mis en place par l’État pour effectuer toutes les formalités administratives et fiscales concernant la gestion d’une entreprise.

Concernant la déclaration sociale nominative, celle-ci peut se réaliser directement sur le site net-entreprises.fr.

Pour cela, l’employeur doit créer un compte au nom de son entreprise. Ensuite, avant de réaliser la DSN plusieurs vérifications préalables sont à effectuer.

Le chef d’entreprise doit ainsi vérifier que :

  1. le numéro d’inscription au répertoire (NIR) de ses salariés correspond bien à celui communiqué dans le bilan d’identification des salariés (BIS) ;
  2. il s’agit bien du numéro SIRET concernant l’établissement (l’entreprise) où sont recrutés les salariés déclarés ;
  3. le logiciel de paie utilisé par le service comptable de l’entreprise est bien compatible avec la norme Néodes, si l’employeur souhaite générer automatiquement sa DSN par le biais du logiciel de paie.

Concernant ce dernier point, il est bon de rappeler ici que seuls les logiciels de paie compatibles avec la norme Néodes permettent de générer des DSN.

Ensuite, concernant la déclaration en elle-même, une entreprise peut au choix :

  • communiquer la DSN générée avec un logiciel de paie compatible avec la norme Néodes sur son compte net-entreprises ;
  • automatiser la transmission de la DSN chaque mois avec un logiciel de gestion de paie adapté.

Bien souvent, le dépôt manuel de la DSN sur le site net-entreprises est réalisé par les petites et moyennes entreprises qui ne présentent pas un effectif trop élevé de salariés.

Pour les grandes entreprises, l’utilisation d’un logiciel de paie qui génère et envoie automatiquement la DSN devient un impératif au vu du nombre conséquent de données chiffrées à déclarer chaque mois.

Quelles sont les sanctions en cas d’erreur ou de retard dans la DSN ?

La déclaration sociale nominative est une obligation pour tout employeur. Par conséquent, des sanctions sont prévues en cas :

  • de non-déclaration ;
  • de retard de déclaration ;
  • d’erreur dans les informations transmises dans la DSN.

Chacun de ces manquements amène des sanctions financières différentes.

En cas de non-déclaration, un employeur encourt une pénalité financière de 17,14 € par salarié non déclaré.

Un retard dans la DSN ou l’oubli d’un salarié dans la DSN amène une pénalité de 51 € par salarié concerné et par mois de retard.

Concernant les erreurs dans une DSN, il faut ici faire une différence entre les erreurs concernant le montant des salaires et celles concernant d’autres informations sur les salariés. Les erreurs concernant le montant des salaires sont plus sévèrement sanctionnées, avec une pénalité financière de 34,28 € par salarié concerné. Pour de fausses informations concernant les salariés, une pénalité de 11,32 € par salarié peut être appliquée.

En cas d’oubli d’un salarié dans une DSN ou d’erreur dans la DSN, l’employeur bénéficie néanmoins d’un délai de 30 jours pour régulariser la situation afin de ne pas payer de pénalité financière.

De plus, il est également possible de faire annuler une pénalité financière lorsque l’employeur :

  • n’a pas commis d’autres infractions au cours des 2 dernières années ;
  • a bien payé les cotisations sociales dues par son entreprise dans le délai imparti ;
  • a bien renvoyé la DSN.

Ces 3 conditions sont cumulatives.

De plus, cette possibilité de demander l’annulation d’une pénalité financière n’est ouverte que pour les pénalités ne dépassant pas un montant de 3 428 €.

La déclaration sociale nominative a donc fait l’objet d’une simplification par rapport aux déclarations administratives qui devaient être effectuées avant ce dispositif de déclaration unique.

De plus, avec l’utilisation d’un logiciel de paie qui permet de générer les DSN, les déclarations administratives concernant les salariés peuvent être en grande partie automatisées. Pour une fois, nous pouvons que saluer l’effort de simplification de ces déclarations, avec l’aide désormais incontournable d’outils informatiques toujours plus performants.

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