Comptabilisation des notes de frais : Comment faire ?

Quels sont les comptes à utiliser pour la comptabilisation des notes de frais ?

Diverses écritures comptables sont à effectuer afin de comptabiliser une note de frais. Pour ce faire, chaque type de dépense est à enregistrer en utilisant les comptes de charges de l’entreprise. En contrepartie, il faut également créditer, soit les comptes de tiers (salarié ou associé), soit celui de l’exploitant.

Les frais de transport

Le compte 6251 « Voyages et déplacements » permet de saisir les dépenses liées aux déplacements professionnels. Celles-ci comprennent, par exemple, les tickets de train, les billets d’avion, les frais de péages, etc.

Pour une location de véhicule, la somme doit être enregistrée au compte 6135 « Locations mobilières ».

Le remboursement des frais de transport domicile-travail correspond quant à lui au compte 647.

Les frais de mission

Les frais de mission englobent les dépenses engagées au cours des missions pour l’entreprise. Ici, le compte 6256 « Missions » est concerné.

Il s’agit, en général, des frais de transport, d’hôtel et de restaurations. Plus simplement, ce sont les dépenses liées aux déplacements, logements et repas dans le cadre d’une mission.

Les frais de réception

Ils correspondent aux frais de restaurations, lorsqu’un salarié invite un client ou un partenaire pour un motif lié à l’activité professionnelle de l’entreprise. Le compte à utiliser est le compte 6257 « Réceptions ».

Les frais de télécommunication

L’employé peut effectuer des dépenses de télécommunication telles que des appels téléphoniques ou encore des envois postaux. Ces frais sont à saisir sur le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication».

Les cadeaux clients

Le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » sert à inscrire les dépenses en cas d’achat de cadeaux offerts aux prospects ou aux clients, toujours dans le cadre de l’activité de l’entreprise.

Les comptes de crédit

La comptabilisation des notes de frais inclut également l’inscription des dépenses au crédit de l’un des comptes suivants :

• Le compte 421 « Personnel — Rémunérations dues »,
• Le compte 425 « Personnel — Avances et acomptes »,
• Le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »,
• Le compte 4551 « Associés — Compte courant ».

Le compte 108 « Compte de l’exploitant » peut aussi faire l’objet d’un enregistrement relatif aux notes de frais lorsque celles-ci proviennent du dirigeant de l’entreprise.

Comment comptabiliser le remboursement d’une note de frais ?

Pour inscrire les notes de frais dans la comptabilité de l’entreprise, il faut procéder à leur écriture dans le journal des achats, puis débiter et créditer les comptes concernés.

Débiter le compte de charges

La première étape de la comptabilisation d’une note de frais consiste à enregistrer le montant hors taxe (HT) de la dépense sur le compte correspondant. Il est possible de créer différentes subdivisions afin de faciliter les opérations et pour des besoins de précision.

Débiter le compte de TVA déductible, si nécessaire

Dans le cas où la TVA est récupérable, il faut débiter le compte 4456 « TVA déductible ». Il est à noter que cette récupération n’est autorisée que si les conditions suivantes sont remplies :

• La dépense inscrite dans la note de frais figure dans le champ d’application de la TVA déductible de l’entreprise,
• La facture originale justificative est annexée à la note de frais,
• La facture contient les mentions légales obligatoires et elle a été éditée au nom de l’entreprise avec les éléments complets de son identité (adresse, raison sociale, etc.).

Les frais assujettis aux cotisations sociales

Les indemnités kilométriques peuvent, par exemple, être soumises aux cotisations sociales si la somme excède les limites fixées par l’administration fiscale selon un barème kilométrique. Ce frais est lié à l’utilisation du véhicule personnel du salarié pour l’activité professionnelle de l’entreprise. Dans ce cas, la somme est à enregistrer sur le compte 6414 « indemnités et avantages divers ».

Créditer le compte du salarié, de l’associé ou de l’exploitant

Cette opération consiste à inscrire le montant TTC (toutes taxes comprises) au compte de crédit concerné, et ce, en contrepartie des montants débités sur le compte de charges et sur le compte de TVA déductible. Par exemple, si une somme HT de 110 euros est débitée sur le compte 6256 avec une TVA déductible de 11 euros débitée sur le compte 4456, alors la somme de 121 euros sera créditée sur le compte 421.

Gestion des notes de frais : quelles sont les méthodes utilisées en entreprise ?

La réglementation permet aux entreprises de choisir ente deux méthodes de remboursement des dépenses après la comptabilisation des notes de frais.

Le remboursement des frais au réel

Il consiste à rembourser au travailleur, à l’associé ou au dirigeant d’entreprise le montant réel des dépenses qu’ils ont engagées pour les activités de la société. Le comptable doit d’abord recevoir tous les justificatifs de la note de frais, puis comptabiliser cette dernière avant de procéder au remboursement.

Il est à noter que le principe de remboursement au réel est automatique pour les frais suivants :

• Les dépenses réalisées par les employés en télétravail,
• Les frais liés à l’utilisation d’appareils haute technologie à des fins professionnelles,
• Les frais de déménagement des travailleurs en situation de mobilité professionnelle,
• Les indemnités compensatoires pour les salariés sous contrat avec des entreprises à l’étranger et en mission temporaire sur le territoire français.

Le remboursement des frais au forfait

Cette méthode permet à l’employeur de fixer une indemnité forfaitaire correspondant à chaque type de frais. Si la dépense du salarié dépasse le montant fixé, il ne sera remboursé que de la somme de l’allocation. La différence entre la dépense réelle et l’indemnité revient donc à sa charge.

Pour établir les seuils relatif à chaque frais, la plupart des entreprises se réfèrent aux taux annuels fournis par l’URSSAF. Il convient de préciser que si l’indemnité forfaitaire est supérieure aux seuils définis par l’URSSAF, le surplus sera considéré comme un avantage en nature. De ce fait, il sera assujetti aux cotisations sociales pour l’employeur et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.