Domiciliation administrative : mode d’emploi

La domiciliation administrative est l’une des premières étapes à effectuer lors de la création d’une entreprise. Pourtant, bon nombre d’entrepreneurs ignorent encore l’importance de cette démarche, ainsi que les formalités à accomplir pour obtenir cette autorisation d’établissement. Dans les lignes qui suivent, mettons en lumière tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation administrative des entreprises.

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Qu’est-ce que la domiciliation administrative ?

La domiciliation administrative est le lieu ou l’établissement choisi par l’entrepreneur pour effectuer toutes les formalités relatives à la gestion d’une entreprise Cela peut aller de l’exécution d’un contrat à l’accomplissement des procédures et des services habituels sur le plan juridique ou fiscal.

En effet, le Code civil fixe cette adresse comme le principal lieu d’implantation d’une société ou d’une personne physique. Essentiel dans les opérations quotidiennes d’une entreprise, elle facilite la réception et le transfert des divers courriers, tout en laissant aux partenaires commerciaux une adresse postale.

Justifier d’une domiciliation administrative prouve également l’existence d’un professionnel vis-à-vis de l’administration. Effectivement, c’est cette adresse qui fixe l’identité fiscale ainsi que le calcul des taxes, dont la CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises) ou la CFE (Cotisation foncière des entreprises).

Comme disposer d’un siège social est indispensable pour créer son entreprise en France, la domiciliation administrative devient alors une obligation légale qui concerne tout type d’entreprise : micro-entreprise, SAS, SARL ou encore EURL. Sans cette domiciliation administrative, la procédure d’immatriculation ne peut aboutir et par conséquent, l’entreprise n’obtiendra pas son numéro d’immatriculation SIREN ni son K-bis.

Quelle solution choisir pour élire le siège de son entreprise ?

L’élection d’une adresse administrative est vitale pour la vie d’une entreprise. Non seulement du point de vue juridique, mais aussi pour l’image de marque que celle-ci veut véhiculer auprès de ses futurs clients et de ses partenaires. Cependant, le choix du siège dépend de plusieurs facteurs :

  • Le budget de la société ;
  • Le nombre de ses employés ;
  • Son secteur d’activité ;
  • Les services qu’elle offre ;
  • Ses besoins en équipement, en logistique et en termes d’accueil client ;
  • Etc.

En tout cas, l’entrepreneur dispose de plusieurs solutions pour la domiciliation de sa société. Nous vous en détaillons certaines ci-dessous.

Une domiciliation au domicile de l’entrepreneur

Il est tout à fait possible pour une entreprise d’établir son siège social au domicile personnel de son représentant légal. À la fois économique et facile à réaliser, cette solution est idéale pour les micro-entreprises et les entreprises individuelles (EI). Les différentes charges sont réduites (gaz, électricité, internet, etc.) grâce à une possibilité de récupération sur la TVA, mais aussi par l’absence des cotisations sociales relatives aux revenus fonciers.

Avant d’élire son domicile comme adresse administrative de sa société, il est conseillé d’obtenir l’accréditation de son propriétaire tout en révisant les clauses de son contrat de bail ou les règlements qui régissent l’immeuble en question si le dirigeant est locataire. S’il est propriétaire, il doit se référer aux règlements de la copropriété.

Il est à noter que la domiciliation administrative chez soi est limitée à cinq ans (trois ans si des dispositions contractuelles ou législatives s’y opposent). Après cette durée, l’entrepreneur doit procéder à un transfert du siège social et communiquer au greffe du tribunal son changement d’adresse ou de locaux.

Opter pour un local professionnel

C’est la solution idéale pour les sociétés en plein développement ou les sociétés de grande envergure. Bien qu’elle soit plus onéreuse qu’une domiciliation administrative au domicile du dirigeant, elle peut être plus intéressante.

En effet, un local commercial permet de jouir de bureaux, d’un atelier ou bien d’un espace de stockage. Pour domicilier administrativement sa société dans ce type de lieu, un bail commercial est requis. Toutefois, l’utilisation de cet endroit doit respecter strictement le cadre commercial.

Se domicilier dans une entreprise de domiciliation

Si l’entreprise souhaite se domicilier dans les quartiers d’affaires des grandes villes comme Paris, Lyon ou Bordeaux, par exemple, il est conseillé de passer par une société de domiciliation. Le principe est simple : grâce à un agrément octroyé par la préfecture, la société de domiciliation offre une adresse postale à son client pour recevoir tous ses courriers professionnels, le tout dans un arrondissement prestigieux.

L’entreprise de domiciliation permet aux entreprises de bénéficier de cordonnées de prestige à un cout réduit, tout en évitant la location entière d’un établissement commercial. De plus, la société de domiciliation offre un large éventail de services annexes comme la réception et le transfert téléphonique ou bien la location de salles de réunion.

Faire partie d’une pépinière d’entreprise

Dispositif d’accueil de société, la pépinière d’entreprise ou ruche est une excellente alternative pour faciliter la domiciliation administrative.

Spécialement conçues pour les jeunes entreprises de moins de deux ans d’activité, ces couveuses les hébergent, mais leur proposent également un accompagnement sur mesure (formations, aides à la recherche de financements, développement du réseau professionnel…). Les jeunes entrepreneurs trouveront même des associations dans leur domaine de prédilection.

Certaines pépinières d’entreprise se spécialisent dans un domaine spécifique : BTP, médecine, informatique, ingénierie industrielle, communication, etc. D’autres sont généralistes.

À quel moment domicilier son entreprise ?

Comme on l’a dit, la domiciliation administrative intervient à la création de la société. Elle conditionne l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés. 

Par ailleurs, en cours de vie sociale, l’entreprise peut changer son adresse administrative pour diverses causes (déménagement, développement de l’activité, arrivée à terme de la domiciliation au domicile du dirigeant ou du contrat avec une pépinière d’entreprise…). Dans ce cas, elle doit trouver un nouveau local et accomplir toutes les formalités de transfert de siège social et de modification des statuts.

Comment obtenir une domiciliation administrative quand le gérant est sans domicile fixe ou sans domicile stable ?

Il arrive parfois que le dirigeant d’entreprise change souvent de domicile ou de lieu de travail. C’est notamment le cas des freelances. Cela complique les opérations administratives, juridiques, commerciales et fiscales. Cependant, il leur est toujours possible de jouir d’une domiciliation administrative. Pour ce faire, les formalités suivantes sont à effectuer :

  • Adresser une demande de domiciliation au CCAS (Centre communal d’action sociale) ou auprès de la CIAS (Centre intercommunal d’action sociale). Cela peut également se faire par mail ou par un courrier papier ;
  • Passer un entretien auprès de la mairie.

Il est à noter que pour les demandes par mail ou par courrier papier, un formulaire est à réclamer au CCAS ou à la CIAS. En ce qui concerne les communes de moins de 1 500 habitants, la démarche de demande de domiciliation se fait directement à la mairie. 

Toute acceptation ou refus de domiciliation administrative se réalise en deux mois et est notifié par écrit.

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