Domiciliation du siège social : Tout savoir

En France, toute entreprise doit être domiciliée. Cela signifie qu’on lui attribue une adresse administrative. Pour les sociétés, on parle de siège social.

La domiciliation est un choix important. L’adresse choisie apparaîtra sur l’ensemble des documents commerciaux et administratifs de l’entreprise. Mais, surtout, elle emporte des conséquences sur le plan fiscal, juridique, voire même commercial.

Il existe de nombreuses règles à connaître en matière de domiciliation d’entreprise. Pour ne pas commettre d’impairs, mieux vaut bien se renseigner au préalable.

Qu’est-ce qu’une domiciliation d’entreprise ?

Définition de la domiciliation

Domicilier une entreprise signifie lui attribuer une adresse officielle, qui sera utilisée dans toutes les relations avec les tiers et l’administration. On parle d’adresse administrative.

L’adresse des sociétés est appelée le siège social. S’agissant des entreprises individuelles, on parle simplement d’adresse de domiciliation.

Lors de la création d’une entreprise individuelle, l’exploitant domicilie son activité en remplissant le formulaire P0, cadre « Déclaration relative à l’établissement et à l’activité ». Il indique la nature du lieu choisi pour l’adresse de l’entreprise : locaux professionnels, entreprise de domiciliation, ou domicile personnel.

Le siège social des sociétés apparaît quant à lui dans les statuts. Lors de la création de l’activité, il est à reporter sur le formulaire M0, cadre « Déclaration relative à la personne ». Le représentant légal indique le cas échéant si le siège est fixé à son domicile, ou dans une entreprise de domiciliation.

L’utilité de la domiciliation d’entreprise

La domiciliation de l’entreprise ne permet pas seulement à l’entreprise de recevoir du courrier de la part des organismes de l’État et des partenaires d’affaires. Elle détermine également sa nationalité, les règles fiscales applicables, les tribunaux compétents en cas de litige, et le CFE à contacter pour les formalités.

La domiciliation est obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit le statut juridique choisi :

L’adresse administrative de l’entreprise individuelle ou de la société peut bien entendu être amenée à évoluer. Il est possible, au cours de la vie de l’entreprise, de procéder à un transfert de siège social ou un changement d’adresse.

Les enjeux de la domiciliation d’entreprise

Le choix du siège de la société ou de l’adresse de l’entreprise individuelle emporte des conséquences juridiques, fiscales et commerciales.

Les effets de la domiciliation sur un plan juridique

L’adresse administrative de l’entreprise ou de la société détermine :

  • Sa nationalité. Les entreprises situées sur le territoire français sont soumises à la loi française. S’appliquent les règles fiscales et juridiques du territoire en question.
  • Le tribunal géographiquement compétent. On parle de « ressort » : c’est la compétence géographique de chaque tribunal.
  • Le Centre des Formalités des Entreprises (CFE) compétent pour la création, la modification et la disparition de l’activité.
  • Le lieu de réalisation des formalités de publicité, permettant d’avertir les tiers de tout changement susceptible de les affecter. La publication, lorsqu’elle est nécessaire, doit ainsi être faite dans un journal d’annonces légales (JAL) du département du siège social.

Les enjeux pour l’image de l’entreprise

La domiciliation de l’entreprise a également un impact sur le plan marketing et commercial.

En effet, l’image de marque peut être positivement ou négativement impactée par l’adresse de l’entreprise. Certains lieux ou quartiers sont particulièrement convoités par les entreprises. Ils permettent de gagner en crédibilité et en visibilité.

Les entreprises recherchent également des lieux d’accueil des clients et partenaires. L’entreprise n’a pas forcément à sa disposition des bureaux commerciaux. Elle peut se tourner vers un centre d’affaires ou une pépinière d’entreprises pour louer un espace.

Au contraire, l’organisation de rendez-vous professionnels au domicile du dirigeant paraît peu réalisable. Là encore, il faudra louer à la journée des espaces. Cela représente nécessairement un coût pour l’entreprise. En outre, le domicile personnel apparaît alors sur tous les documents de l’entreprise.

Où domicilier son entreprise ?

Le chef d’entreprise dispose de plusieurs choix de domiciliation.

Il peut tout d’abord domicilier l’entreprise à son domicile personnel. C’est une situation fréquente chez les auto-entrepreneurs et les jeunes entreprises avec une trésorerie peu abondante.

En effet, cette situation est la plus simple et ne génère pas de frais. Il n’y a pas besoin de louer des locaux professionnels. Cela doit cependant, pour les sociétés, rester temporaire.

Outre le domicile personnel, le chef d’entreprise peut avoir recours à une société de domiciliation. Il peut aussi domicilier son entreprise dans des bureaux professionnels ou, plus rarement, au sein d’une pépinière d’entreprise.

Les formalités de domiciliation d’entreprise varient en fonction du lieu choisi. Dans tous les cas, le chef d’entreprise doit être en mesure de démontrer l’occupation effective des lieux.

Domicilier son entreprise au domicile personnel

L’entrepreneur individuel et le dirigeant de société peuvent domicilier l’entreprise à leur domicile.

Les avantages de la domiciliation à l’adresse du dirigeant

La domiciliation d’une entreprise au domicile de son dirigeant est une situation fréquente, particulièrement chez les entrepreneurs individuels et auto-entrepreneurs.

Cela s’explique par sa simplicité et son caractère économique. En effet, l’entreprise dans ce cas n’a pas à louer de locaux ni avoir recours aux services d’une société de domiciliation.

Pour les entreprises qui ne dégagent pas encore de chiffre d’affaires, c’est un argument de taille.

Cependant, cette situation n’est peut-être pas idéale à terme. Des locaux seront probablement nécessaires pour accueillir les partenaires commerciaux. En outre, l’adresse personnelle du dirigeant apparaît alors sur tous les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise.

Comment domicilier une entreprise chez le dirigeant ?

La soumission aux règles contractuelles et législatives

Certaines règles contractuelles ou législatives sont susceptibles de limiter cette possibilité. Il convient ainsi de vérifier les règles d’urbanisme, le contrat de bail ou encore le règlement de copropriété.

Le chef d’entreprise n’a pas besoin d’être propriétaire des lieux pour y domicilier son entreprise. Un contrat de bail peut suffire, même s’il n’est pas de nature commerciale.

Cependant, le dirigeant est tenu d’avertir le bailleur ou le syndicat de la copropriété. Cette information ne peut se faire que préalablement à l’immatriculation de l’entreprise.

Un contrat de bail doit en outre être transmis au greffe lors du dépôt du dossier d’immatriculation de la société. Il permet de prouver l’occupation effective des lieux.

Les limites de la domiciliation au domicile personnel

Précision importante : domicilier une entreprise dans son logement personnel ne signifie pas qu’on a le droit d’y exercer son activité, ni de recevoir des marchandises ou des clients. Cela ne transforme pas non plus le bail d’habitation en un bail commercial. C’est simplement une formalité administrative.

Passé 5 ans, le dirigeant doit obligatoirement régulariser la situation en communiquant au greffe l’adresse du nouveau siège social. Dans le cas contraire, la société risque la radiation du RCS.

La domiciliation d’une entreprise individuelle ou d’une micro-entreprise au domicile personnel n’est quant à elle pas limitée dans le temps.

Domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation

L’entrepreneur individuel ou le chef d’entreprise peuvent avoir recours aux services d’une société de domiciliation. Dans ce cas, on parle de domiciliation commerciale.

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?

Une société de domiciliation est habilitée à fournir des adresses administratives aux entreprises, quel que soit leur statut juridique : micro-entreprises, entrepreneurs individuels ou sociétés.

Cette activité est réglementée : les sociétés de domiciliation doivent obtenir un agrément préfectoral.

Il importe peu qu’elles soient propriétaires ou locataires des locaux dans lesquels elles exercent leur activité.

Pourquoi avoir recours à une société de domiciliation ?

Les entrepreneurs ne disposant pas de bureaux professionnels et ne souhaitant pas domicilier leur entreprise à leur adresse personnelle peuvent se tourner vers une société de domiciliation.

Certaines entreprises préfèrent même recourir aux services d’une société de domiciliation plutôt que de domicilier la société dans des bureaux classiques. Passer par une société de domiciliation peut en effet permettre d’obtenir une adresse prestigieuse dans un milieu économiquement attractif.

Il est en outre possible de bénéficier de services annexes en sus de la domiciliation commerciale.

Bien sûr, ce service présente un coût. Celui-ci varie en fonction de l’emplacement du site, des services souscrits, ou encore de la renommée de la société de domiciliation. Dans tous les cas, cela reste moins cher que de louer des bureaux professionnels.

Le coût d’une domiciliation en ligne sans services additionnels (réception du courrier, standard…) est peu élevé. Les tarifs démarrent à 15 euros par mois.

Comment avoir recours à une société de domiciliation ?

La signature d’un contrat de domiciliation

L’entrepreneur individuel ou le dirigeant de la société souhaitant avoir recours à la domiciliation commerciale doit signer avec le prestataire un contrat de domiciliation.

Ce contrat est obligatoirement conclu par écrit. Il est d’une durée minimale de trois mois, renouvelable tacitement.

Le contrat de domiciliation est une pièce à remettre au greffe lors de l’immatriculation. Il permet de prouver la réalité de la domiciliation. Il est ensuite mentionné au RCS du domicilié. Apparaissent le nom ou la dénomination sociale et des références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliaire.

À noter qu’il est également possible de se domicilier dans les locaux d’une autre entreprise. S’il s’agit d’une société et de ses filiales, il n’y a alors pas besoin de contrat de domiciliation.

Les obligations réciproques du contrat de domiciliation

Le domiciliataire est tenu de mettre à la disposition de la société domiciliée une pièce permettant la réunion régulière des organes de direction, ainsi que la consultation et la conservation des documents administratifs.

De son côté, l’entreprise domiciliée doit utiliser les locaux exclusivement en tant que siège ou succursale. Elle doit informer le domiciliataire en cas de changement affectant sa situation juridique – comme un changement d’objet social – et lui donner mandat pour recevoir en son nom toutes les notifications.

Domicilier son entreprise dans des bureaux professionnels

L’entreprise qui utilise des locaux ou bureaux professionnels pour les besoins de son activité peut bien entendu s’y domicilier. L’entreprise peut être locataire ou propriétaire des locaux.

Pourquoi domicilier son entreprise dans un local en propre ?

Louer des locaux professionnels permet à l’entreprise de bénéficier d’espaces adaptés à ses besoins et aux exigences de son activité. Elle peut choisir la surface qu’elle souhaite. Le choix est beaucoup moins limité qu’en centre d’affaires ou en espace de coworking.

Certaines entreprises choisissent également d’acheter des locaux. Ainsi, elles n’ont pas à supporter la contrainte d’un contrat de bail commercial, et peuvent rénover et aménager les bureaux à leur guise.

Bien sûr, acheter des locaux représente un coût financier non négligeable et réduit les marges de manœuvre financière. De nombreuses entreprises préfèrent la location d’espaces.

Les conditions pour domicilier son entreprise dans des bureaux

Tout comme la domiciliation à l’adresse personnelle du dirigeant, il faut vérifier si les dispositions législatives et contractuelles sont favorables. Le bail commercial doit ainsi prévoir explicitement la possibilité d’y domicilier une entreprise.

Le greffe reçoit lors de l’immatriculation de la société une copie du contrat de bail commercial.

Domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprises

Qu’est-ce qu’une pépinière d’entreprises ?

Cette solution de domiciliation d’entreprise est souvent peu connue des chefs d’entreprise, alors qu’elle s’avère intéressante.

Les pépinières d’entreprises ont pour rôle de valoriser l’entrepreneuriat en accueillant, hébergeant et accompagnant des entreprises débutantes. Elles leur apportent un soutien financier, matériel et/ou logistique.

Les entrepreneurs peuvent alors se concentrer sur les tâches importantes de leur projet, sans s’encombrer l’esprit de petits tracas énergivores.

Certaines pépinières sont généralistes, d’autres sectorielles. On les appelle aussi « ruche » ou « couveuse d’entreprises ».

Les atouts des pépinières d’entreprises

Le chef d’entreprise membre d’une pépinière d’entreprises bénéficie de conseils de spécialistes et d’un accompagnement personnalisé.

Il y a également un intérêt financier : les pépinières permettent de réaliser des économies significatives grâce au partage des services et des équipements. Les salles de réunion ou encore le service d’accueil sont partagés entre les membres.

Enfin, domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprises permet de créer ou d’agrandir un solide réseau professionnel.

Comment domicilier son entreprise dans une pépinière ?

Domicilier son entreprise dans une pépinière impose d’obtenir l’accord du comité d’agrément. C’est un comité constitué de spécialistes de la création d’entreprise et d’entrepreneurs.

Ce comité est chargé d’apprécier la pertinence et la solidité du projet entrepreneurial. Le plan financier et le business plan sont attentivement étudiés.

Une fois le dossier accepté par le comité d’agrément, le chef d’entreprise signe une convention d’occupation précaire – ou contrat de bail précaire – qui servira de justificatif de domiciliation auprès du greffe.

Comment changer d’adresse de domiciliation ?

L’adresse choisie lors de la création d’une entreprise individuelle ou d’une société n’est pas immuable. Il est possible de procéder ultérieurement à un changement d’adresse de domiciliation.

Pour les sociétés, on parle plus spécifiquement d’un transfert de siège social.

L’État doit nécessairement être tenu au courant pour tout changement d’adresse de domiciliation. Des formalités sont à respecter.

La procédure de transfert de siège social

Les règles à connaître

Le transfert du siège social d’une entreprise n’a pas géographiquement limité. Il peut se faire aussi bien dans le ressort du même tribunal de commerce, sur un autre territoire français, en Europe, ou encore à l’étranger.

La seule limite est que le siège doit correspondre à une réalité. Le centre décisionnel et administratif de la société doit réellement avoir été déplacé.

En droit, il existe une distinction entre le siège réel et le siège fictif. Lors d’un conflit, les juges peuvent considérer que le siège est fictif car il ne correspond pas au lieu où les décisions effectives de gestion de la société sont prises. On prendra alors comme lieu de référence le lieu de siège réel.

Il existe pour cela un faisceau d’indices, comme la domiciliation du compte bancaire de la société ou le lieu de tenue de la comptabilité. L’analyse se fait au cas par cas.

Les étapes du transfert de siège social

Il convient tout d’abord d’acter le transfert de siège social. Ce pouvoir revient aux associés, en principe réunis en assemblée générale extraordinaire. La décision donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal, qui sera demandé par le Greffe lors du dépôt du dossier.

Une fois la décision prise par les associés, la clause du siège social dans les statuts doit être réécrite.

Le dirigeant de la société doit ensuite publier un avis dans un journal habilité (JAL). L’avis doit comporter des mentions obligatoires, telles que le montant du capital social. Il a pour but d’avertir les tiers du changement de domiciliation.

Une fois que l’avis a été publié, il faut déposer un dossier d’inscription modificative au RCS auprès du Greffe du tribunal de commerce ou du CFE compétent. Le dossier doit être constitué d’une série de documents :

  • Un formulaire M2, rempli et signé
  • Le procès-verbal de l’AG statuant sur le transfert de siège, ou la décision de l’associé unique
  • Un exemplaire des statuts mis à jour
  • L’attestation de parution de l’avis dans un JAL
  • Un justificatif d’occupation des nouveaux locaux, par exemple un contrat de bail. Le document doit permettre de prouver l’occupation effective des locaux.

Le greffier vérifie les documents et procède à une insertion au Bodacc, le bulletin des annonces civiles et commerciales. Le transfert de siège social est alors définitif et opposable aux tiers.

Le coût du transfert de siège social

Le transfert de siège social est une procédure relativement onéreuse.

Doit tout d’abord être pris en compte le coût de publication de l’avis dans un journal habilité. Les tarifs varient en fonction du journal choisi et de la longueur de l’avis. Il faut compter environ 150 euros.

En outre, des frais de greffe doivent être réglés. Il convient de prévoir de 180 à 250 euros pour une société pluripersonnelle, selon l’éloignement entre l’ancien et le nouveau siège. Basculer dans le ressort d’un autre tribunal de commerce coûte en effet plus cher.

Il faut également penser, le cas échéant, au coût de l’accompagnement par un professionnel : avocat ou comptable. Cela peut être pertinent pour éviter de perdre trop de temps avec des démarches administratives et de commettre des impairs.

Le changement d’adresse d’une entreprise individuelle

L’entrepreneur individuel souhaitant modifier son adresse de domiciliation doit en informer le CFE compétent dans le délai d’un mois après le changement d’adresse. On parle de transfert d’entreprise.

Un formulaire P2 « Déclaration de modification d’une entreprise – Personne physique » doit être rempli. Il doit être accompagné d’un justificatif de l’occupation effective des lieux, tel qu’un contrat de bail.

Le CFE compétent est :

  • L’URSSAF pour les professions libérales
  • La CCI pour les commerçants
  • La Chambre des métiers et de l’artisanat pour les artisans

Le changement d’adresse d’une entreprise individuelle est une procédure payante. Il faut en effet régler des frais de greffe. Ceux-ci sont moins élevés que pour les sociétés. On distingue selon que l’entreprise est transférée à l’intérieur du même département ou à l’extérieur. Il faut compter entre 95 et 135 euros.

Changer son adresse d’auto-entrepreneur

Les auto-entrepreneurs sont également tenus de transmettre le plus rapidement possible leur nouvelle adresse aux organismes compétents.

Pour cela, une seule démarche à effectuer sur autoentrepreneur.urssaf.fr., rubrique « Gérer mon auto-entreprise ». L’auto-entrepreneur remplit un formulaire de modification d’activité puis télécharge une copie de sa pièce d’identité.

Le dossier est traité par le CFE compétent et transmis aux divers organismes. Aucune autre formalité n’est nécessaire. Le changement d’adresse en micro-entreprise est gratuit.

comments
Laisser une réponse

Votre adresse email ne sera pas publiée. Les champs marqués d'un * sont obligatoires