Comment domicilier sa SAS dans une société de domiciliation commerciale ?

Pourquoi domicilier sa SAS dans une société de domiciliation commerciale

Une SAS peut avoir plusieurs types de domiciliation : au domicile du dirigeant, dans une pépinière d’entreprise, etc. Le principal avantage de la domiciliation commerciale est la possibilité d’avoir une prestigieuse adresse pour sa SAS. En effet, les sociétés de domiciliation d’une entreprise proposent des adresses dans des quartiers ou rues stratégiques. Ce qui permet d’augmenter sa visibilité auprès des tiers et de donner un coup d’accélérateur à la société. Par ailleurs, la société de domiciliation commerciale fournit également d’autres services qui facilitent la vie de la société, entre autres :

• La réception du courrier avec ou sans réexpédition ;
• Le standard téléphonique ;
• La location de bureaux et de salles de réunion ;
• La possibilité de bénéficier de services juridiques ;
• Un accès dématérialisé au courrier via un Cloud.

Les démarches à suivre pour la domiciliation de la SAS dans une société de domiciliation

Au moment de la création, le dirigeant peut effectivement choisir de domicilier la SAS dans une société de domiciliation commerciale tout en respectant les formalités des entreprises. Celle-ci doit être agréée par le préfet du département (le préfet de police si la SAS a son siège social à Paris) et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés. Sauf si elle est une personne morale française de droit public ou une association de personnes morales françaises de droit public.

Selon l’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985, la domiciliation commerciale doit se matérialiser par un contrat de domiciliation d’entreprise sous forme écrite signé par les deux parties : le domiciliataire et le domicilié. Ce document a une durée de validité de 3 mois renouvelables par tacite reconduction. Sauf si l’une des deux parties résilie le bail d’habitation.

Entre autres, le contrat de domiciliation doit mentionner les informations suivantes :

• Les raisons sociales ou dénominations sociales des deux parties ;
• Leurs coordonnées, leur n° RCS et les noms de leur représentant légal ;
• L’adresse de domiciliation de la SAS ;
• Le détail des services que la société de domiciliation offre au domicilié (salles de réunion, etc.) ;
• Le mode de fonctionnement des services fournis ;
• Les obligations de la SAS accompagnées des justificatifs nécessaires ;
• La durée du contrat ;
• Le prix des différents services et la périodicité des règlements ;
• Les raisons de surfacturation ;
• Le dépôt de garantie ;
• Les conditions de rupture du contrat et les clauses résolutoires ;
• Le nombre d’exemplaires du contrat signé et daté.

En outre, il faut que le règlement de copropriété autorise l’exercice d’une activité professionnelle et que le syndicat de copropriété permette l’occupation des locaux dans ce but. Il se peut que le syndic de copropriété ne soit pas d’accord pour que ses occupants reçoivent des marchandises ou même des clients au sein de leur propriété. C’est pourquoi il faut être vigilant lors de la rédaction du règlement de copropriété et s’assurer d’avoir l’accord du syndicat de copropriété.

Bon à savoir : le bail d’habitation doit être mentionné au RCS du domicilié, avec l’indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire « cf.service-public.fr ».

Les obligations du domiciliataire et du domicilié

D’un côté, les sociétés de domiciliation d’entreprise s’engagent à :

• Fournir un local d’habitation professionnel doté d’une pièce permettant la confidentialité nécessaire et la réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise, ainsi que la conservation et la consultation des documents administratifs.
• Fournir des locaux qui ne soient pas considérés comme un local d’habitation principale ou à usage mixte professionnel, seul un local à usage d’habitation purement professionnel est accepté.
• Détenir un dossier sur la SAS (justificatifs relatifs au domicile du représentant légal et ses coordonnées téléphoniques, justificatifs relatifs à chacun des lieux d’activités et le lieu de conservation de ses documents comptables s’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire).
• Informer le greffe du tribunal de commerce compétent à l’expiration du contrat avec le syndic de copropriété, sans quoi la société fera l’objet d’une radiation d’office s’il ne procède pas au renouvellement ou à un transfert de siège. En cas de résiliation anticipée ou de cessation de la domiciliation d’une entreprise dans son local à usage d’habitation professionnelle. Mais aussi lorsque le domicilié n’a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois.
• Communiquer aux personnes munies d’un titre exécutoire (par exemple l’huissier de justice) les informations permettant de joindre le domicilié.
• Envoyer chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétentes la liste des domiciliés profitant de l’occupation des locaux au cours de cette période ou de ceux qui ont mis fin à leur domiciliation.
• Envoyer avant le 15 janvier de chaque année au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétentes la liste des domiciliés au 1er janvier.

D’un autre, la SAS s’engage à :

• Informer le domiciliataire de tout changement relatif à son activité, en outre s’il souhaite procéder à un transfert de siège (au domicile du dirigeant, dans une pépinière d’entreprise, etc.).
• Déclarer toute modification relative à sa forme juridique, à son objet ainsi qu’au nom et domicile personnel de toute personne ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.
• Donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.