Entreprise : Comment mettre en place un outil de gestion de stock efficace ?

Dans une entreprise de l’industrie ou du commerce, le flux de logistique doit être bien organisé afin de réaliser des économies et assurer la rentabilité de l’activité professionnelle. En outre, cela permet d’engendrer des retours d’investissements remarquables. Cependant, ces profits dépendent en partie de la méthode de gestion de stock. Comment alors mettre en place un outil efficace pour mener à bien cette opération ? Le présent article vous fournit quelques conseils pour y parvenir.

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Qu’est-ce que la gestion de stock ?

La gestion de stocks est un processus qui tourne autour du suivi des flux de logistique d’une activité professionnelle. Cette activité consiste ainsi à surveiller les ventes et l’approvisionnement en articles. Elle est aussi valable au sein d’un magasin que d’un entrepôt.

En tout cas, la gestion de stock doit être réalisée intelligemment. En effet, l’objectif est de maîtriser l’entrée et la sortie de marchandises au niveau de la logistique. De même, elle doit assurer la constante disponibilité des articles pour les commandes de chaque client. Par ailleurs, cette opération doit être fluide et ne pas très couteuse pour ne pas porter atteinte à l’activité générale de l’entreprise.

Quels sont les inconvénients d’une mauvaise gestion de stock ?

Les stocks de produits finis et de matières premières d’une entreprise assurent son activité. De ce fait, une négligence dans sa gestion peut engendrer de lourdes conséquences. En effet, si la situation se produit, le magasin ou la société peut baisser sa compétitivité sur le marché. Dans certains cas, elle peut même entrainer une faillite.

Pour une entreprise ou une boutique, une mauvaise gestion des stocks peut signifier :

  • une erreur dans la réalisation de l’inventaire
  • une logistique mal arrangée
  • une faille dans la surveillance du flux sortant et entrant du magasin ou de l’entrepôt
  • un retard dans la planification des commandes et des livraisons avec un risque de mécontentement de la part des clients
  • une perte, une obsolescence ou un non-écoulement d’article.

Comment mettre en place un système de gestion de stock efficace ?

La gestion de stock n’est pas une tâche aisée. En raison de son importance dans l’activité de l’entreprise ou du magasin, elle ne doit en aucun cas être négligée. Pour limiter les éventuels dégâts, il est ainsi recommandé d’optimiser et de mettre en place un système d’administration efficace.

Réaliser fréquemment des contrôles de stocks avec la bonne méthode

Naturellement, la gestion des stocks requiert un contrôle fréquent des articles dont dispose l’entreprise ou le magasin. Pour une administration efficace, la méthode mise en œuvre doit permettre le rapprochement entre la quantité de stock réel et théorique. Dans cette optique, il est recommandé de prêter attention à certains points.

L’inventaire des articles disponibles en stocks

L’inventaire consiste à chiffrer les marchandises que l’entreprise ou le magasin dispose dans leurs espaces de stockage. Selon la date et la fréquence des contrôles, on distingue l’inventaire physique qui se déroule généralement tous les ans. Il s’agit d’un répertoire de la logistique réalisée pour la comptabilité annuelle de la société. Puis, il y a l’inventaire ponctuel qui peut avoir lieu quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement.

Cette opération est nécessaire pour vérifier la disponibilité des marchandises pour d’éventuelles commandes. De même, elle assure la coordination et la cohérence entre les stocks répertoriés et le flux de logistique enregistré. Pour une efficacité et une sécurité optimales, il est recommandé de confier la tâche à une personne fixe.

Par ailleurs, un stockage selon un code (couleur, nature ou classe des produits, etc.) peut être d’une grande aide.

La mise à jour des fiches de stocks en temps réel

Dans une gestion de stocks, les flux de marchandises — les ventes et le réapprovisionnement — doivent être coordonnés en temps réel. Pour ce faire, il est judicieux de numériser le processus. Des outils, tels qu’un logiciel ou un serveur, faciliteront l’accès et la modification des données de manière efficace. Mieux encore, certaines fonctionnalités permettent de gérer les stocks en boutique et au sein de l’entrepôt en même temps. Pour les contrôles, il faut conserver toutes les informations sur les produits (codes-barres, numéros de lots, etc.), le réapprovisionnement et les diverses transactions.

Cette opération est d’une grande importance dans l’activité de l’entreprise ou de la boutique. Effectivement, il s’agit d’une des données sur lesquelles la méthode et le système de gestion de stocks sont élaborés. Pareillement, l’établissement des statistiques et des projections de vente en dépend.

Établir une relation de confiance avec les fournisseurs

L’approvisionnement et le réapprovisionnement de votre stock dépendent en grande partie des fournisseurs avec lesquels vous travaillez. Il est ainsi nécessaire d’entretenir une bonne relation avec eux. De ce fait, ils seront plus flexibles et compréhensifs dans le cas où un problème surviendrait. Par exemple, un remplacement ou une réduction des commandes de produits, dont les ventes, sont moins rentables. De même, ces incidents peuvent concerner la précocité de réapprovisionnement en marchandises ou d’autres complications liées aux articles.

Cependant, en plus d’une bonne relation, il est recommandé de faire preuve de professionnalisme. Si vous devez modifier les prochaines commandes, songez à renseigner vos fournisseurs par rapport à la situation. Cette information les aidera à préparer les produits dans les temps et optimiser encore plus votre partenariat.

Enfin, une bonne entente avec vos fournisseurs vous permettra de choisir la méthode d’approvisionnement adéquate.

Prévoir des plans d’urgence

Certaines circonstances peuvent mettre en péril le système de gestion des stocks d’une entreprise. Pour amortir au mieux les éventuels méfaits, il est recommandé d’élaborer un plan d’urgence pour chaque situation. Cette solution peut consister par exemple à répertorier les fournisseurs de second choix ou à intégrer des stocks de sécurité.

Investir dans un logiciel de gestion de stock

Actuellement, de nombreuses entreprises recourent à différents logiciels pour optimiser la gestion de leurs stocks. Ces outils permettent de suivre les flux de logistiques, de contrôler les commandes, les ventes et les livraisons, etc. En quelques mots, il s’agit d’une solution pour une gestion plus simple, plus efficace et automatisée des stocks. Selon la praticité et la pertinence de leurs fonctionnalités, voici une liste des logiciels les plus recommandés :

  • Erplain
  • GSE-Web
  • Generix WMS
  • Hangers.io
  • B2wise
  • Exact
  • Monstock
  • Odoo
  • Openconcerto
  • Dolibarr.

Certains de ces outils sont plus consacrés à la planification des ressources d’entreprise (ERP). D’autres sont centrés sur la gestion de stock et de caisse. De même, une partie de ces logiciels est payante tandis qu’une autre partie peut être acquise gratuitement. Quoi qu’il en soit, l’utilisation de ces outils technologiques vous permettra d’optimiser la gestion de vos stocks et de vos ventes.