Expensya : Outil de gestion des dépenses professionnelles

Mathieu George

mis à jour le 25 janvier 2021

Expensya

Vous recherchez une solution aussi bien complète qu’innovante pour la gestion optimale de vos notes de frais ? Alors, pensez à Expensya, un outil qui se veut incontournable pour les professionnels en déplacement. Adaptée à toutes les entreprises, cette application cloud et mobile présente en plus de nombreuses fonctionnalités utiles pour tous. En effet, elle saura faciliter au maximum la tâche des collaborateurs, de l’équipe dirigeante, des services administratifs et comptables. Cet article fait d’ailleurs toute la lumière sur ce logiciel de gestion des notes de frais de demain.

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Expensya en quelques lignes

Expensya, c’est à la fois l’outil et l’entreprise à l’origine de celui-ci. D’une part, il s’agit d’un logiciel de gestion des notes de frais en mode SaaS. Cet outil s’appuie sur une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Mais, elle intègre également dans le cloud des technologies innovantes comme l’intelligence artificielle (IA) et le machine learning. Elle promet dès lors une gestion zéro papier, sans saisie et 100 % mobile de ses dépenses professionnelles.

D’autre part, Expensya est une start-up française fondée en 2014 par Karim Jouini et Jihed Othmani. Elle compte à l’heure actuelle plus de 90 collaborateurs dans quatre pays. Elle revendique d’ailleurs plus de 5 000 entreprises clientes en France et dans le monde. Elle couvre effectivement plus de 100 pays et souhaite aujourd’hui se positionner en tant que leader sur le marché européen. Ainsi, pour financer sa croissance et poursuivre son expansion à l’international, elle a levé des fonds en décembre 2018. Résultat : elle a obtenu près de 4 millions d’euros auprès de plusieurs investisseurs (business angels, ISAI, Seventure Partners…).

Expensya convient à toutes les structures, des TPE jusqu’aux grands comptes. De même, elle s’adresse aux indépendants ou freelances. Justement, parmi les entreprises qui utilisent cette application, il y a Invicta, Viseo, BPCE, OVH, Thales Digital Factory, Uber…

Expensya : des fonctionnalités intéressantes à la clé !

C’est un fait ! Expensya séduit ses innombrables entreprises clientes par ses multiples fonctionnalités. Ces dernières ne manquent effectivement pas de simplifier énormément la vie de tous au sein de la société. Décryptage.

Expensya pour moderniser la manière de gérer ses dépenses professionnelles

Expensya est un logiciel qui révolutionne la gestion des dépenses professionnelles d’une entreprise. En effet, elle propose :

Une technologie OCR+ unique, autoapprenante et performante
Une application cloud, web et mobile (solution accessible depuis n’importe quel navigateur internet, support Android, iOS, Windows Phone)
Un archivage à valeur probante sur un cloud sécurisé

Cette solution intelligente garantit en outre une gestion optimale des frais kilométriques et des barèmes URSSAF pour se conformer aux normes légales. Par ailleurs, elle assure un traitement rapide des factures numériques reçues par email : transfert, saisie et conservation. Qui plus est, elle permet de catégoriser les frais professionnels pour une meilleure visibilité.

Fluidifier le processus de gestion des notes de frais

Avec Expensya, le processus de gestion des notes de frais se veut simple et rapide. De fait, cet outil vous permet de :

Configurer des flux de validation des notes de frais en fonction de vos besoins
Automatiser le contrôle et l’application de votre politique de dépenses
Gérer en toute simplicité les utilisateurs grâce au système de licences

Si vous avez des collaborateurs qui voyagent beaucoup à l’étranger, Expensya a aussi la solution. Et pour cause, c’est une application native et ergonomique multilingue et multidevise. Elle promet d’autant plus une conversion automatique des devises.

Piloter efficacement son activité

Expensya vous fait bien évidemment profiter d’un suivi en temps réel des notes de frais. Elle vous permet également de visualiser vos frais professionnels déjà consolidés dans des tableaux de bord ou des modules BI avancés. Il n’y a pas mieux pour conférer un caractère stratégique à vos données. En outre, cet outil donne à chaque acteur du processus de gestion des notes de frais un accès spécialement conçu pour eux : collaborateur, manager, expert-comptable…

Simplifier le traitement comptable

Pour faciliter autant que possible la tâche de votre équipe comptable, Expensya propose entre autres les fonctionnalités suivantes :

Détection automatique des doublons grâce à un système d’audit intelligent
Exports en plusieurs formats adaptés au traitement comptable
Comptabilité analytique : configuration des axes analytiques par projet ou par type de structure (filiale, service…)
Paramétrage du plan comptable et des barèmes d’indemnités kilométriques avancés

Le cas échéant, rien ne vous empêche d’intégrer ce logiciel à votre écosystème interne (ERP, outils de gestion, moyens de paiement…).

Bénéficier d’un accompagnement en permanence

Expensya, c’est également une assistance personnalisée qui répond à toutes exigences :

Centre d’aide en ligne (contenus optimisés pour une lecture rapide)
Tutoriels vidéos didactiques sur sa chaîne Youtube
Support par email, live chat et téléphone

Et le tarif dans tout ça ?

Expensya met à votre choix plusieurs offres transparentes. Ainsi, selon votre budget, la taille de votre entreprise et vos attentes, vous pouvez opter pour :