Index de l’égalité professionnelle : quand et comment le déclarer ?

Pour aider les entreprises à identifier les inégalités qui subsistent au sein de leur organisation interne et pour sanctionner les entreprises qui délibérément refusent de tendre vers une meilleure égalité, l’État a mis en place l’index de l’égalité professionnelle. Mais qu’est-ce que cet index ? Est-ce que toutes les entreprises sont soumises au calcul et à la déclaration de cet index ? Comment le calculer et quand le déclarer ? Si vous êtes à la tête d’une entreprise de plus de 50 salariés, cet article vous concerne d’autant plus…

Qu’est-ce que l’index de l’égalité professionnelle ?

L’index de l’égalité professionnelle permet de mettre en exergue les possibles écarts de rémunération et de différences de traitement entre les hommes et les femmes au sein d’une entreprise.

Cet index se compose de 100 points qui sont attribués à partir de différents indicateurs, eux-mêmes notés par points. Le calcul de cet index est facilité par le simulateur/calculateur en ligne proposé par le ministère du Travail, de l’Emploi de l’Insertion. Vous pouvez notamment retrouver ce simulateur/calculateur sous l’appellation de « Index Egapro ».

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises d’au moins 50 salariés ont l’obligation de calculer et de rendre public leur index de l’égalité professionnelle. Cette obligation de calcul de l’index vaut également pour les associations et les syndicats qui comptent parmi leurs effectifs au moins 50 salariés.

La question s’est également posée de savoir si les entreprises publiques étaient soumises à cette obligation. Les établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) ainsi que certains établissements publics administratifs (EPA) sont également soumis à cette obligation de publier leur index. Cependant, les collectivités territoriales ne sont pas soumises à cette obligation.

Comment est calculé cet index ?

Cet index est calculé à partir de plusieurs indicateurs. Pour les entreprises employant entre 50 et 250 salariés, 4 indicateurs seront appliqués pour calculer cet index.

Un indicateur supplémentaire sera appliqué pour les entreprises de plus de 250 salariés, portant au nombre de 5 les indicateurs permettant de calculer l’index sur l’égalité professionnelle.

Les 4 premiers indicateurs applicables à toutes les entreprises d’au moins 50 salariés sont :

1. l’écart de rémunération moyen entre les hommes et les femmes par tranche d’âge et par catégorie socioprofessionnelle (CSP), noté entre 0 et 40 points ;
2. l’écart de répartition des augmentations individuelles entre les hommes et les femmes, noté entre 0 et 20 points pour les entreprises de plus de 250 salariés et entre 0 et 35 points pour les entreprises employant entre 50 et 249 salariés ;
3. l’écart de répartition des promotions entre les hommes et les femmes salariés, noté entre 0 et 15 points uniquement pour les entreprises de plus de 250 salariés ;
4. le nombre de femmes salariées qui ont bénéficié d’une augmentation de salaire à leur retour de congé maternité, noté entre 0 à 15 points ;
5. la parité homme/femme parmi les effectifs de l’entreprise représentant les 10 plus hauts salaires versés, ce dernier indicateur est noté entre 0 et 10 points.

La note maximale pouvant être obtenue est donc de 100 points. Dans ce cas, cette note maximale signifie que l’entreprise respecte une parfaite égalité professionnelle entre les hommes et les femmes salariés au sein de son établissement.

En outre, tous les employés de l’entreprise ne sont pas comptabilisés pour le calcul de cet index. En effet, sont exclus du calcul de l’index de l’égalité professionnelle :

• les apprentis ;
• les salariés mis à disposition par une autre entreprise, y compris les intérimaires ;
• les salariés qui ont été absents durant plus de la moitié de la période de référence, excepté pour le calcul de l’indicateur concernant les augmentations après un congé maternité ;
• les bénéficiaires d’un contrat de professionnalisation ;
• les salariés expatriés.

En outre, les salariés qui ont quitté l’entreprise, mais qui ont travaillé au sein de l’entreprise durant plus de 6 mois pendant la période de référence doivent être pris en compte dans le calcul des indicateurs de l’index.

Quand et à qui le déclarer ?

La déclaration de l’index de l’égalité professionnelle doit être réalisée tous les ans avant le 1^er mars. Pour rappel, le simulateur/calculateur Index Egapro mis à disposition par le ministère du Travail permet de calculer de manière exacte et rapide les indicateurs de l’index de l’égalité professionnelle.

En tant qu’entreprise, vous pourrez notamment retrouver toutes les données chiffrées demandées par le simulateur dans la base de données économiques et sociales de votre entreprise.

Une fois l’index de l’égalité professionnelle calculé, l’entreprise devra le publier sur son site Internet ou à défaut le transmettre par tout moyen à ses salariés. De plus, l’entreprise devra également transmettre le résultat de son index :

• au comité social et économique (CSE) ;
• à l’inspection du travail.

Pour cela, un formulaire spécialement dédié à la déclaration de l’index de l’égalité professionnelle est accessible sur le site « Index Egapro ». Les données à renseigner seront celles correspondant à l’année précédant la déclaration.

Par exemple, pour une déclaration de l’index en 2021, ce sont les données au titre de l’année 2020 qui seront comptabilisées dans le simulateur/calculateur « Index Egapro ». À noter ici que la période de référence n’est pas forcément calquée sur une année civile. Ainsi, une entreprise peut choisir de calculer son index sur 12 mois consécutifs précédant l’année de déclaration. Par exemple, pour une publication de l’index en 2021, une entreprise peut prendre comme année de référence 12 mois consécutifs s’écoulant du 1^er juin 2019 au 31 mai 2020.

Attention : la période de référence initialement choisie par une entreprise pour la première déclaration de son index ne pourra pas être changée pour les prochaines déclarations les années suivantes. Seuls des motifs légitimes devant être présentés à la Direccte seront acceptés pour modifier la période de référence.

L’objectif ici est de rendre publiques ces données aux salariés au sein de l’entreprise afin que ces derniers puissent prendre connaissance des éventuels progrès à réaliser pour tendre vers une égalité professionnelle. Le comité social et économique (CSE) de l’entreprise pourra également être force de propositions concernant les augmentations sur les salaires, les promotions, etc.

L’inspection du travail quant à elle pourra éventuellement contraindre l’entreprise à faire des progrès sur la parité homme/femme.

Que se passe-t-il si le nombre de points attribués n’est pas suffisant ?

Il n’est pas toujours aisé d’atteindre la note maximale de 100 points, malgré les efforts et la bonne volonté d’une entreprise. C’est pour cette raison que le ministère du Travail estime que les entreprises présentant un score d’au moins 75 points sur 100 n’ont pas l’obligation d’appliquer des mesures de correction pour améliorer l’égalité entre les hommes et les femmes au sein de leur établissement.

En dessous de 75 points sur 100, une entreprise devra améliorer l’égalité professionnelle au sein de son établissement dans un délai de 3 ans. Pour cela, l’employeur devra notamment intégrer les améliorations lors de la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle, qui est obligatoire dans les entreprises comprenant une ou plusieurs sections syndicales d’organisation représentative.

Si une telle négociation ne peut avoir lieu, l’employeur peut également décider unilatéralement d’appliquer des mesures correctives pour tendre vers une égalité professionnelle entre les hommes et les femmes. Cette décision unilatérale provenant de l’employeur devra néanmoins être appliquée après consultation du comité social et économique (CSE).

Si une entreprise ne respecte pas son engagement d’améliorer l’égalité professionnelle dans ce délai imparti de 3 ans, celle-ci peut être condamnée à payer une pénalité financière équivalente à 1 % de sa masse salariale annuelle. Cette même sanction financière peut être appliquée pour toutes les entreprises qui ne déclarent pas et qui ne publient pas à temps leur index de l’égalité professionnelle.