Kafeo

Avec la digitalisation, de plus en plus d’entreprises automatisent leur facturation. En effet, il est facile de se perdre dans ses comptes quand des tonnes de facturiers papier s’amoncellent sur le bureau. Modernes, pratiques et commodes, les logiciels de gestion commerciale sont parfaits pour assurer le suivi et l’évolution des ventes. Parmi les meilleurs figure Kafeo. Un outil de facturation à la fois simple et gratuit. Nous vous dévoilons tout ce qu’il y a à savoir sur ce logiciel dans cet article.

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Kafeo : zoom sur ce logiciel de facturation gratuit

Kafeo est un logiciel gratuit qui a été conçu pour aider chaque société à gérer de manière efficace sa facturation. En d’autres termes, il vous permet d’éditer avec simplicité vos factures ainsi que vos devis, et de tenir à jour vos fichiers client/prospect sans problèmes. Et ce, sans dépenser un euro.

Créé spécialement pour les entrepreneurs individuels, le logiciel répond à leurs besoins essentiels, entre autres la mise en place d’un système de gestion et la facilitation des demandes liées aux devis et factures.

Quels que soient le secteur d’activité et le statut (auto entrepreneur, association, société…), Kafeo sera d’une grande aide dans la comptabilité de gestion et la déclaration de la TVA.

Quelles sont les fonctionnalités de Kafeo ?

Bien qu’il soit un logiciel gratuit, Kafeo n’a rien à envier aux logiciels de facturation payants. D’ailleurs, il présente les mêmes fonctions essentielles pour une gestion complète des devis factures. Notamment, il vous propose :

La création et l’édition des documents devis et factures

La saisie des factures fait partie des tâches quotidiennes de chaque entreprise. Pour simplifier les choses, Kafeo vous offre la possibilité de :

  • Visualiser et imprimer les documents.
  • Sauvegarder et archiver les devis et factures.
  • Concevoir des documents au format PDF.
  • Gérer les différents taux de TVA.
  • Transformer en un clic un devis en facture.
  • Dupliquer un document en un clic afin d’éviter les recopies.
  • Intégrer le logo de l’entreprise sur les documents.
  • Saisir jusqu’à neuf pages d’information.
  • Modifier à votre guise les documents déjà enregistrés.
  • Créer un nouveau devis ou facture à partir d’un document déjà existant.

Le suivi de la facturation et des relances

En ayant le contrôle sur ses factures, une entreprise assure la bonne gestion de ses affaires. En ce sens, le logiciel Kafeo lui simplifie la tâche grâce à une liste avec code couleur (vert pour les factures payées et rouge pour les factures non réglées) et donne un aperçu de l’ensemble des documents générés. À savoir : la date d’émission, le client à qui la facture est destinée, le statut du document (facture payée ou non, devis accepté ou non), la référence, le montant et le titre du document, la date de règlement ainsi que les éventuelles dates de relance. Il vous suffit de choisir une période pour accéder à toutes ces informations.

Utiliser Kafeo : quels intérêts ?

Une entreprise qui décide d’installer Kafeo pourra jouir des avantages suivants :

Un gain de temps garanti

Écrire, éditer, archiver et consulter des devis et des factures prennent beaucoup de temps. À première vue, on pourrait croire que quelques minutes ne vont pas impacter sur le travail et pourtant, il suffit de multiplier ces quelques minutes par le nombre de fois où l’entrepreneur a dû se charger des bons de commande et des factures. En utilisant Kafeo, vous passerez moins de temps à peaufiner les notes d’horaires et vous serez libre de vous concentrer sur d’autres tâches plus importantes. De ce fait, vous augmentez votre productivité, ce qui impactera à coup sûr sur votre chiffre d’affaires.

Une meilleure gestion des affaires

Kafeo vous permet de réduire les risques d’erreurs liés aux calculs et aux taux de TVA. En bref, c’est un moyen sûr pour éviter les omissions et les éventuelles inexactitudes. D’autant plus que vous pouvez également suivre le recouvrement des créances et de l’automatiser.

Une bonne gestion des données des clients

Une fois que les données d’un client ont été saisies, l’utilisateur du logiciel n’aura pas à les réécrire lors des prochaines éditions de documents qui le concernent. Ils sont automatiquement enregistrés et chargés par Kafeo. Par conséquent, il permet de mieux gérer l’annuaire de la clientèle.

Le respect des normes par rapport à la réalisation des devis et factures

Bien qu’en France, la rédaction d’une facture soit de forme libre, la création de ce document ainsi que des devis requiert un minimum de renseignements obligatoires. À ne citer que la nature du bien ou du service fourni, la quantité et le prix ainsi que la TVA dans certains cas. Kafeo respecte à la lettre ces normes et épargne à ses utilisateurs d’éventuelles sanctions.

Une bonne image

Les factures et les devis sont des moyens de communication qu’il ne faut pas négliger. L’ajout de logo sur les factures offre une meilleure visibilité. En outre, grâce aux designs des documents effectués sur Kafeo, l’entreprise véhicule une bonne image auprès de ses clients. Une facture facile à comprendre et esthétique reflète le professionnalisme de la société qui l’a fournie.

Installation de Kafeo

Vous n’avez pas besoin d’être expert en informatique pour utiliser Kafeo. En effet, il vous suffit de l’installer dans votre ordinateur. Le logiciel convient à tout type de PC y compris les netbooks et les tablettes. D’ailleurs, il peut également être installé sous MAC à condition d’avoir le logiciel émulateur Windows. En effet, cet outil de gestion commerciale ne fonctionne que sous un environnement Windows.

Inconvénients du logiciel de facturation Kafeo

Certes, Kafeo est un logiciel gratuit à vie et vous permet de gérer en toute simplicité la facturation et les relations clients. Toutefois, l’interface du logiciel est peu moderne et ses fonctionnalités restent limitées. Il n’est donc pas la solution idéale pour les entreprises aux grandes exigences. En effet, il s’adresse principalement aux petites entreprises.

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