La domiciliation d’une société (SARL, SAS, SCI, EURL, SASU, …)

Que signifie domicilier une société ?

En France, toutes les entreprises individuelles et les sociétés ont une adresse officielle. Celle-ci est utilisée dans les relations avec les tiers et l’administration. C’est ce que l’on appelle adresse de domiciliation, ou encore adresse administrative.

L’adresse des sociétés s’appelle plus spécifiquement le siège social. Celui-ci apparaît obligatoirement dans les statuts et, lors de la création de la société, sur le formulaire M0.

La domiciliation d’une société ne lui permet pas simplement de recevoir du courrier de la part de ses partenaires commerciaux et des organismes de l’État. Elle détermine également sa nationalité, les règles juridiques et fiscales applicables, les tribunaux compétents et le CFE à contacter pour les formalités.

L’adresse d’une société n’est pas immuable. Il est possible de la changer au cours de la vie sociale, à condition de respecter les formalités prescrites par le droit. On parle alors de transfert de siège social.

Les conséquences de la domiciliation de société

Le choix du siège social est déterminant lors de la naissance de la société. En effet, il emporte plusieurs conséquences juridiques, fiscales et même commerciales.

Les conséquences juridiques et fiscales de la domiciliation

L’adresse administrative de la société détermine tout d’abord sa nationalité. Ainsi, les entreprises situées sur le territoire français sont soumises à la loi française. S’appliquent les règles juridiques et fiscales du territoire en question.

Le siège de la société détermine également le tribunal géographiquement compétent, pour les formalités au Greffe mais aussi en cas de litige. C’est ce que l’on appelle le ressort : la compétence géographique de chaque tribunal.

S’agissant des formalités de création et de modification d’activité, la société doit se tourner vers le Centre des Formalités des Entreprises (CFE) géographiquement compétent.

Le siège social détermine en outre le lieu de réalisation des formalités de publicité. En effet, il est parfois nécessaire d’insérer une ou plusieurs annonces légales dans un journal habilité du département du siège social.

Les conséquences commerciales de la domiciliation

La domiciliation de la société peut également avoir un impact sur le plan commercial et marketing. En effet, l’image de marque de l’entreprise peut être positivement ou négativement impactée par l’emplacement du siège.

Certaines adresses sont particulièrement convoitées par les entreprises, car elles permettent de gagner en visibilité et en crédibilité. C’est la raison pour laquelle de nombreuses sociétés de domiciliation se sont installées dans des lieux prestigieux, notamment à Paris.

Outre l’adresse, le choix des locaux pour y accueillir les clients et les partenaires commerciaux importe également.

Au contraire, une domiciliation à l’adresse du dirigeant est économique mais peu optimale. L’adresse apparaît sur tous les documents de l’entreprise et il faudra sûrement louer des locaux à la journée pour accueillir prospects et clients.

Où domicilier sa société ?

La loi n’impose pas de lieu au dirigeant de la société. Celui-ci peut choisir de domicilier son entreprise à son domicile personnel, dans une pépinière d’entreprises, via une société de domiciliation ou encore dans des locaux professionnels.

Certaines solutions présentent cependant des limites et inconvénients.

Les formalités de domiciliation d’entreprise varient en fonction du lieu choisi. Dans tous les cas, le dirigeant de la société doit être en mesure de démontrer l’occupation effective des lieux.

Domicilier la société au domicile personnel du dirigeant

C’est l’hypothèse la plus simple et la moins coûteuse. Elle est choisie par de nombreux entrepreneurs individuels mais également par des dirigeants de société.

Cette possibilité est offerte au dirigeant uniquement. Les associés ne peuvent pas choisir leur domicile comme siège social, sauf s’ils sont en même temps dirigeants de la société. C’est le cas, par exemple, de l’associé unique gérant d’EURL.

Les avantages de la domiciliation chez le dirigeant

Cette solution présente l’avantage d’être économique. La société n’a pas à louer de locaux ni avoir recours aux services d’une société de domiciliation.

Pour les sociétés qui ne dégagent pas encore de chiffre d’affaires, c’est une solution intéressante. A fortiori celles qui n’ont pas besoin, du fait des caractéristiques de leur activité, de louer des bureaux !

Les limites de la domiciliation chez le dirigeant

Cette situation n’est pas la plus idéale. Il faudra louer des locaux à la journée ou à la semaine pour accueillir clients et partenaires, et l’adresse personnelle du dirigeant apparaît sur tous les documents de la société. La frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle s’efface.

En outre, cette solution est limitée par les règles contractuelles et légales.

Le dirigeant de société doit en effet vérifier que son contrat de bail ou règlement de copropriété autorise la domiciliation. Il n’a pas besoin d’être propriétaire des lieux pour y domicilier son entreprise, mais il est tenu dans ce cas d’avertir son bailleur préalablement à l’immatriculation de la société.

En outre, la domiciliation de la société au domicile de son dirigeant n’est possible que pour cinq ans. Passé ce délai, le dirigeant doit obligatoirement régulariser la situation en indiquant au greffe l’adresse du nouveau siège social. Dans le cas contraire, la société risque la radiation du RCS.

Domicilier la société auprès d’une société de domiciliation

La domiciliation commerciale est le fait d’obtenir une adresse administrative auprès d’une société de domiciliation.

Cette activité est réglementée : les sociétés de domiciliation doivent obtenir un agrément préfectoral.

Les avantages de la domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale s’adresse particulièrement aux chefs d’entreprise ne disposant pas de locaux professionnels et ne souhaitant pas domicilier la société à leur adresse personnelle.

Mais pas que ! Il arrive que les dirigeants préfèrent avoir recours à une société de domiciliation pour obtenir une adresse prestigieuse dans un milieu économiquement attractif.

En outre, la domiciliation commerciale permet très généralement de bénéficier de services annexes adaptés aux besoins des sociétés : standard, réception et tri du courrier, salles de réunion…

Côté coût, la domiciliation seule débute à 15 euros HT par mois, ce qui en fait une solution très économique. Bien entendu, chaque service additionnel fait ensuite grimper l’addition.

Comment avoir recours à une société de domiciliation ?

Le dirigeant de la société doit signer avec le prestataire un contrat de domiciliation. Celui-ci est nécessairement conclu par écrit, pour une durée minimale de trois mois. Il est à fournir au greffe lors de l’immatriculation de la société.

S’agissant des obligations prévues au contrat, la société de domiciliation est tenue de mettre à disposition de la société domiciliée une pièce permettant la réunion régulière des organes de direction, ainsi que la consultation et la conservation des documents administratifs.

De son côté, l’entreprise cliente doit utiliser les locaux exclusivement en tant que siège ou succursale. Elle doit en outre informer le domiciliataire en cas de changement affectant sa situation juridique, par exemple si elle modifie son objet social. Elle doit enfin lui donner mandat pour recevoir en son nom toutes les notifications.

Domicilier la société dans un local en propre

Si la société utilise des locaux ou bureaux professionnels pour les besoins de son activité, elle peut bien entendu s’y domicilier. Il importe peu qu’elle soit locataire ou propriétaire des lieux.

Louer ou acheter des locaux professionnels permet à la société de bénéficier d’espaces adaptés à ses besoins. Le choix est moins limité qu’en centre d’affaires ou espace de coworking.

Il faut cependant vérifier si les dispositions législatives et contractuelles permettent la domiciliation de la société. Le bail commercial doit ainsi prévoir explicitement la possibilité d’y domicilier l’activité.

Le contrat de bail commercial est à fournir au greffe du tribunal de commerce lors de l’immatriculation de la société. Il permet de prouver la réalité de la domiciliation.

Domicilier la société dans une pépinière d’entreprises

Il est tout à fait possible de domicilier sa société dans une pépinière d’entreprises. C’est une structure qui a pour rôle de valoriser l’entrepreneuriat en accueillant, hébergeant et accompagnant des entreprises débutantes.

Les pépinières d’entreprises apportent un soutien financier, matériel et/ou logistique. Cela permet aux apprentis entrepreneurs de se concentrer sur les tâches importantes de leur projet.

Le dirigeant de société membre d’une pépinière d’entreprises peut ainsi bénéficier de conseils dispensés par des spécialistes de la création d’entreprise. Il profite d’un accompagnement personnalisé tout en agrandissant son réseau professionnel.

En outre, les pépinières d’entreprises présentent un intérêt financier pour leurs membres. Elles permettent en effet de réaliser des économies significatives, puisque les services et les équipements sont partagés.

Pour domicilier une société dans une pépinière d’entreprises, le dirigeant doit obtenir l’accord du comité d’agrément. Celui-ci est constitué de spécialistes de la création d’entreprise et de chefs d’entreprise. Il examine la pertinence et la solidité du projet entrepreneurial.

Si le dossier est accepté, le dirigeant de la société signe avec la pépinière une convention d’occupation précaire, ou contrat de bail précaire. Ce document tiendra lieu de justificatif de domiciliation auprès du greffe.

Modifier l’adresse d’une société : le transfert de siège social

L’adresse choisie lors de la création de la société n’est pas immuable. Il est possible de la modifier en cours de vie sociale, à condition de prévenir les organismes compétents et de réaliser les formalités adéquates. On parle alors de transfert de siège social.

Les règles du transfert de siège social

Le transfert du siège social d’une société n’est pas limité géographiquement. Il peut ainsi se faire :

• Dans le ressort du même tribunal de commerce
• Dans le ressort d’un autre tribunal
• En Europe
• À l’étranger

Les formalités de publicité varient selon le lieu choisi.

La seule limite est que le siège social doit correspondre à une réalité. Cela signifie que le centre décisionnel et administratif de la société doit réellement avoir été déplacé.

Les étapes du transfert de siège social

La décision de transfert de siège

Les associés – en principe réunis en assemblée générale extraordinaire – doivent acter le changement d’adresse de domiciliation. Si la société est unipersonnelle, cette décision revient à l’associé unique.

Le transfert de siège social est rappelé dans un procès-verbal, qui sera ensuite transmis au greffe lors du dépôt du dossier.

Une fois que les associés se sont mis d’accord sur le principe, la clause du siège social dans les statuts doit être réécrite.

La publication d’un avis dans un JAL

Une fois la décision actée par les associés, le dirigeant de la société est tenu de faire paraître un avis dans un journal d’annonces légales (JAL).

Celui-ci comporte des mentions obligatoires, telles que le montant du capital social et l’adresse du nouveau siège. Il a pour but d’avertir les tiers du changement de domiciliation de la société.

Si le transfert de siège social se fait dans un autre département, le dirigeant doit faire paraître deux avis :

• Le premier dans un JAL du département de l’ancien siège social,
• Le second dans un JAL du département du nouveau siège social.

Le dépôt d’un dossier de modification

Une fois que la publication du ou des avis a été réalisée, le chef d’entreprise dépose un dossier d’inscription modificative au RCS. Il peut s’adresser au CFE compétent ou directement au greffe du tribunal de commerce.

Le dossier à déposer doit être constitué d’une série de documents :

• Un formulaire M2, dûment rempli et signé par le représentant légal,
• Le procès-verbal de l’assemblée statuant sur le transfert de siège, ou la décision de l’associé unique,
• Un exemplaire des statuts mis à jour,
• L’attestation de parution de l’avis dans un JAL,
• Un justificatif d’occupation des nouveaux locaux, tel qu’un contrat de bail commercial,
• Un chèque pour les frais de greffe, qui varient selon les cas.

Une fois les documents validés, le greffier procède à une insertion au Bodacc, le bulletin des annonces civiles et commerciales. Le changement de domiciliation de la société est alors