Les règles de facturation : Obligations et mentions obligatoires

Dans l’exercice de leurs activités, les entreprises sont souvent amenées à faire des achats. Mais, elles peuvent tout aussi bien proposer en même temps des services ou des produits. Justement, la facturation tient une place prépondérante au cœur de ces transactions. D’ailleurs, des règles sévères régissent l’établissement de ces justificatifs de paiement. Ainsi, quiconque oserait les enfreindre subirait de lourdes sanctions. Dans le but de vous conformer aux règlementations en vigueur, vous devez, en tant que professionnel, connaitre les obligations et mentions obligatoires en matière de facturation. Dans cette optique, sachez que depuis le 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions doivent apparaître sur les factures. Pour plus d’éclairage sur le sujet, suivez le guide.

La facturation, une obligation légale à ne pas négliger

Avant toute chose, il convient de savoir ce qu’est une facture. Eh bien, c’est tout simplement un document officiel qui détaille les prestations de services et marchandises vendues. Il s’agit en effet d’un document qui prouve qu’une transaction a bel et bien eu lieu. Ce justificatif de paiement précise également les conditions dans lesquelles cette opération s’est effectuée.

Toute prestation et toute vente doivent alors faire l’objet d’une facturation. Toute l’importance de cette démarche réside en tout cas dans le fait que c’est une démarche obligatoire et une preuve matérielle qui atteste de la réalisation effective d’une vente ou d’un service entre professionnels. Par contre, si le client est un particulier, une facture sera obligatoire si et seulement si :

  • Le client demande d’en établir une,
  • Le coût du produit ou de la prestation dépasse 25 € TTC,
  • Le service est relatif à certains travaux immobiliers.

À noter qu’une facture a plusieurs fonctions : juridique, comptable, fiscale et commerciale. En outre, elle concerne toutes les structures juridiques : société (SA, SAS, SARL…), entreprise individuelle, microentreprise et association.

Les mentions devant apparaître sur les factures

Tous les détails des conditions de délivrance d’une prestation ou d’une marchandise doivent figurer sur une facture. Pour qu’une facture respecte les dispositions légales, elle doit se faire en deux exemplaires, et ce, pour chaque transaction. L’original reviendra alors au client et la copie restera entre les mains du prestataire. Sa délivrance se fera alors à la fin de la prestation ou lors de la livraison des marchandises. Quoi qu’il en soit, elle devra contenir des mentions obligatoires. Ces dernières différeront selon le fait que le client soit un professionnel ou un particulier.

Les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente à un particulier

Si la facture est destinée à un particulier, il faudra qu’elle contienne les mentions suivantes :

  • la somme à payer ;
  • le décompte détaillé en termes de prix et de quantité du produit ou de la prestation ;
  • le lieu d’exécution de la vente ou de la prestation ;
  • la date de déroulement de la prestation ou de la vente ;
  • le nom du client s’il ne s’y oppose pas ;
  • l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ;
  • la date de la rédaction de la note.

Les mentions figurant sur une facture justifiant une transaction entre professionnels

Les professionnels ayant sollicité un service ou ayant acheté un produit quelconque obtiendront une facture rédigée en langue française et qui contiendra les mentions obligatoires suivantes :

  • la date d’émission de la facture ;
  • le numéro d’ordre de la facture (retenons que chaque facture disposera d’un numéro unique) ;
  • la date de déroulement de la vente ou de la prestation ;
  • l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ou du vendeur avec les mentions indiquées ;
  • le nom et l’adresse de l’acheteur ;
  • l’adresse de livraison (en cas de livraison d’une marchandise) ;
  • le descriptif de la prestation ou du produit ;
  • le numéro d’identification à la TVA (si la somme à payer est supérieure à 150 €) ;
  • les majorations éventuelles (les frais de livraison ou d’emballage par exemple) ;
  • le décompte détaillé des prix et des quantités de produits ;
  • le taux horaire hors-taxe des prestations ou le prix unitaire hors-taxe du produit ;
  • les ristournes ou rabais éventuels ;
  • le taux et le montant de la TVA ;
  • le montant hors-taxe ainsi que la totalité de la somme TTC ;
  • la date d’échéance du paiement (en cas de paiement anticipé).

Les nouvelles mentions obligatoires

Comme nous l’avons indiqué plus haut, depuis le 1er octobre 2019, deux autres mentions doivent figurer sur les factures. En effet, si la facturation a été effectuée dans un lieu différent de l’adresse de livraison, la facture doit contenir l’adresse exacte de facturation. D’autre part, dans le cas où ce serait l’acheteur qui établit au préalable la facture, elle devra contenir le numéro du bon de commande.

Par ailleurs, la situation du vendeur ou du prestataire aura une influence sur l’établissement de la facture. De fait, s’il adhère à un centre de gestion agréée, la facture qu’il émettra devra contenir la mention : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ». En outre, lorsqu’il profite de la franchise en base de TVA, il devra indiquer sur la facture la mention : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». Les artisans ou les microentrepreneurs exerçant une activité artisanale devront mentionner dans leurs factures les références de l’assurance professionnelle à laquelle ils ont souscrit. Enfin, si la prestation a été effectuée par un sous-traitant, il n’aura pas à se soucier de la facturation, car ce sera à l’entreprise mère de s’en occuper.

Les mentions particulières

Les mentions concernées seront celles qui indiqueront l’identité du vendeur. Elles varieront en effet en fonction du statut du prestataire. L’entrepreneur individuel indiquera obligatoirement sur la facture qu’il émettra son nom et son prénom. Ces mentions peuvent même être parfois suivies du nom commercial.

Une société en revanche devra préciser en guise d’identification :

  • sa dénomination sociale ;
  • sa forme juridique ;
  • le montant de son capital social ;
  • son numéro Siren ;
  • son code NAF.

Quant aux commerçants, ils doivent indiquer les informations suivantes :

  • le numéro d’immatriculation au registre du commerce ;
  • le nom de la ville du greffe où ils sont immatriculés.

Enfin, les artisans doivent stipuler dans leurs justificatifs de paiement :

  • le numéro du département dans lequel ils sont immatriculés ;
  • le numéro de leur immatriculation au répertoire des métiers ;
  • leur numéro Siren.

Vos obligations par rapport à la facturation

La première obligation du vendeur ou du prestataire sera de remettre une facture chaque fois qu’il effectue une vente. Il ne devra pas non plus omettre d’indiquer toutes les mentions obligatoires. D’autre part, il devra faire attention aux mentions particulières qui le concernent. En effet, si jamais il manque de citer une information, il s’expose à des sanctions. En fait, chaque mention incorrecte ou manquante coûtera 15 € d’amende fiscale. Cependant, l’amende ne devra pas excéder le quart du montant de la facture. En ce qui concerne le délai fiscal de conservation des factures, il est fixé à 6 ans. Néanmoins, il est fortement recommandé de les conserver pendant 10 ans.

Dans le cas où il s’agirait d’une transaction entre professionnels, l’absence d’une facture sera sanctionnée de 75 000 € si le vendeur est une personne physique. En revanche, une peine de 375 000 € sera infligée aux personnes morales qui omettent d’établir une facture. En cas de récidive durant les deux ans qui suivent la première peine, le coût de l’amende sera doublé. Ces nouveaux règlements s’appliquent également depuis le 1er octobre 2019.

Comment facturer une monnaie étrangère ?

Nous en parlons en effet parce qu’il s’agit d’une éventualité. D’autant que vous devrez vous plier à certaines règles si vous souhaitez facturer une monnaie étrangère. De fait, votre entreprise située en France peut établir une facture destinée à matérialiser une transaction en devise étrangère autre que l’euro. Cependant, cette monnaie étrangère devra être mutable et reconnue sur le plan international. Par ailleurs, vous devrez indiquer dans votre facture le taux de change applicable en euro. Toutefois, il est bon de noter que les factures qui intègreront votre comptabilité devront contenir des sommes en euros.

Attention ! Le taux de conversion dépendra de la date d’exigibilité de la TVA et du taux de conversion douanier. Ce dernier étant fixé à l’avant-dernier mercredi du mois.

Émettre une facture électronique

Vous pouvez également être amené à établir des factures électroniques dans le cadre de vos transactions à distance, la délivrance de factures papier étant impossible. Dans ce cas, assurez-vous que vos systèmes d’émission de facture sont compatibles avec les dispositifs de réception de vos clients. Vous devez en outre vous assurer que le client peut prouver la réception de vos factures. Pour cela, la preuve peut être fournie par courrier électronique ou par la transmission d’un lien sur un portail internet. Veillez en tout cas à ce qu’il s’agisse d’un lien sécurisé. Tout comme une facture sur un support en papier, votre facture électronique doit aussi contenir les mentions obligatoires et particulières.

Bon à savoir

Le client peut refuser une facture électronique. S’il l’accepte, une preuve écrite de cette acceptation devra être rédigée et formalisée.

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