Mooncard ou Qonto : Que choisir pour gérer les frais professionnels ?

Frais professionnels : De quoi s’agit-il ?

Les frais professionnels sont les dépenses engagées par un salarié lors de l’exercice de son métier. Cela concerne notamment les dépenses en restauration, les hébergements, les frais de transport et les dépenses en carburant. Dans certains secteurs d’activité ou en fonction de la convention collective au sein d’une entreprise, les dépenses d’habillement et les frais de télétravail peuvent aussi faire partie des frais professionnels. Une fois informé sur ces avancements, l’employeur est tenu de rembourser les dépenses des salariés sous forme d’allocations forfaitaires ou en le déduisant de ses cotisations salariales.

Pour obtenir un remboursement de ces frais, les salariés doivent toutefois présenter certains justificatifs comme les reçus, les factures ou tout autre document présentant une valeur probante dans un délai imparti.

Pourquoi opter pour un outil comme Mooncard ou Qonto ?

La gestion des frais professionnels est une opération très délicate pour une entreprise, car elle impacte grandement la rentabilité de cette dernière. En effet, les dépenses professionnelles constituent une part importante des coûts de fonctionnement, plus particulièrement pour les TPE et PME. De plus, une mauvaise gestion de ces dépenses engendre une surcharge de travail pour la direction financière et augmente le risque d’erreurs dans les comptes de la société.

Afin d’éviter tous ces désagréments, les entreprises du secteur financier comme Mooncard ou Qonto proposent des outils technologiques comme les logiciels et les applications de gestion de frais professionnels. Ces solutions allègent le travail des entreprises et offrent divers avantages dont :

• Un gain de temps et d’efficacité dans la gestion financière ;
• Une protection contre les erreurs et les tentatives de fraudes ;
• Un remboursement plus rapide des dépenses professionnelles ;
• Un respect des règlementations fiscales en vigueur.

Une gestion des frais professionnels à l’aide d’outils technologiques tels que Mooncard ou Qonto permet également d’améliorer les relations avec les salariés. Sans aucun doute, ces solutions offrent une plus grande transparence et assurent une compensation équitable à chaque remboursement. On peut alors dire que les outils de gestion des dépenses professionnelles garantissent la santé financière globale d’une entreprise.

Mooncard : une solution qui s’adapte à tout type d’activité

Mooncard est une start-up spécialisée dans l’innovation financière depuis 2016. Elle propose à toutes les entreprises des solutions de gestion des dépenses professionnelles. Parmi ses offres phares, on peut trouver des produits comme les cartes de paiement, une application de gestion dédiée aux notes de frais et un moteur comptable qui permet de suivre les dépenses des collaborateurs en temps réel.

La solution de paiement Mooncard Corporate, quant à elle, aide tous les collaborateurs d’entreprise à régler toutes les dépenses sans réaliser la moindre saisie des notes de frais. La conservation des reçus en papier s’effectue alors au moyen d’un système automatique. Ce dernier centralise toutes les opérations de paiement. Le transfert des opérations, des frais, des cartes et des droits des collaborateurs se fait de manière automatique vers le logiciel de gestion de l’entreprise. L’automatisation des tâches comptables avec Mooncard permet de :

• Faciliter la gestion des cartes d’entreprise ;
• Assurer le suivi des achats et des dépenses de chaque collaborateur ;
• Anticiper les besoins des salariés et fixer en amont un budget précis ;
• Simplifier les écritures comptables et les opérations financières.

De plus, Mooncard dispose de plusieurs options qui soulagent le quotidien des salariés et de chaque entreprise. Il prend notamment en charge le calcul des miles ou des indemnités kilométriques, la synchronisation d’agenda et d’e-mail, la prise en charge des déplacements par une assurance voyage, ou encore l’archivage des justificatifs de paiement.

Du côté des offres, Mooncard propose à ses clients 3 sortes d’abonnements :

• Mooncard Mobility (dédié à la gestion des dépenses des véhicules avec une carte carburant),
• Mooncard Corporate
• Mooncard Premium.

Chaque licence est accessible à partir de deux tarifs : 5 euros pour les deux premières offres, tandis que la dernière est fixée à 49 euros par mois pour chaque utilisateur.

Qonto : l’outil complet de gestion des frais professionnels

Créé pour offrir un compte professionnel tout-en-un aux petites et moyennes entreprises, Qonto aide à gérer facilement tous les frais professionnels et les dépenses d’une équipe. Mise en place sur le marché en 2016, cette banque en ligne offre un accès au compte d’entreprise à chaque collaborateur, allégeant ainsi le travail des responsables financiers.

De ce fait, les dirigeants d’entreprise ont la possibilité de centraliser la gestion de la trésorerie à l’aide d’un seul tableau de bord composé de plusieurs logiciels de comptabilité. Les opérations d’enregistrement manuelles, la numérisation des justificatifs de notes de frais, ou le remboursement de la TVA seront facilités, voire supprimés avec l’utilisation de Qonto. Dès l’ouverture d’un compte, les responsables de société peuvent choisir 3 sortes de cartes de paiement selon leur activité : la Mastercard Business, la Carte Plus et la Carte X. Elles offrent notamment divers avantages comme :

• La possibilité d’accroître la limite de retraits et de paiements ;
• L’accessibilité à certaines garanties d’assurance (couverture médicale à l’étranger, location de voiture, perte de bagages, etc.) ;
• La sécurisation de carte d’entreprise grâce à une application mobile ;
• L’accès simplifié aux factures et aux notes de frais pour les déclarations TVA.

Pour satisfaire ses utilisateurs, Qonto dispose également d’un service client très réactif et à l’écoute de chaque professionnel.

Concernant les tarifs, Qonto adapte ses prix en fonction de la taille de l’entreprise et de la situation professionnelle de son dirigeant, à savoir :

• Pour les indépendants, freelances et les professions libérales, Qonto dispose d’une offre Solo (9 euros/mois HT), Smart (19 euros/mois HT) et Premium (39 euros/mois HT).
• Les Startups et les PME quant à eux peuvent choisir parmi les tarifs suivants : l’Essentiel (29 euros/mois), le Business (99 euros/mois) ou l’Entreprise (249 euros/mois).

Que ce soit Mooncard ou Qonto, le choix d’une solution pour la gestion des frais professionnels doit se baser sur les spécificités et les besoins de l’entreprise en question.