Pourquoi et comment utiliser Spendesk ?

Spendesk : le meilleur outil de gestion des notes de frais

Jeune entreprise créée en 2016 au sein de la start-up studio française eFounders, Spendesk offre à tous les professionnels une solution efficace pour gérer les dépenses. Conscient de l’inefficacité et de la lourdeur du processus de remboursement des frais professionnels, Spendesk a développé un système permettant aux sociétés de contrôler leurs dépenses et de faciliter les tâches comptables, notamment le règlement des notes de frais. Il faut dire qu’un mauvais management des dépenses professionnelles impacte négativement les finances d’une entreprise et ouvre la voie aux nombreuses fraudes et aux pénalités fiscales. Parallèlement, l’inefficacité de la gestion des dépenses professionnelles affecte la productivité des employés et augmente leur niveau de stress.

Afin de remédier à tous ces soucis de suivi et de remboursement, Spendesk a conçu plusieurs offres se basant sur :

• Le paiement direct ou virtuel des dépenses des collaborateurs ;
• La gestion des notes de frais et du budget de déplacement ;
• Le suivi des bons de commande et des factures fournisseurs.

Ces solutions visent à simplifier le suivi des dépenses entrant dans le cadre des déplacements professionnels telles que les frais de transport, les additions de restaurant, les dépenses en carburant, les frais de parkings et les péages. Par ailleurs, les solutions de paiement de Spendesk permettent d’effectuer des achats en ligne ou de réaliser diverses réservations.

Pourquoi utiliser Spendesk ?

Solution complète de gestion financière consacrée aux entreprises, Spendesk allège toutes les opérations financières des petites et moyennes structures. Non seulement cet outil permet de gérer les dépenses plus efficacement, mais aussi, il offre plusieurs avantages sur le plan opérationnel, entre autres :

• Une augmentation de la visibilité sur la situation financière ;
• Une amélioration du contrôle des frais ;
• Une facilitation de la collecte des paiements des collaborateurs ;
• Une simplification des opérations comptables.

Du côté des employés, l’utilisation de Spendesk leur offre plus de mobilité, car la soumission des dépenses lors des déplacements peut être réalisée à l’aide d’une application mobile. De plus, Spendesk est disponible dans la plupart des pays européens ainsi qu’aux États-Unis.

Quoi qu’il en soit, toutes les branches d’une société bénéficient de l’utilisation de Spendesk.

Que contiennent les offres de Spendesk ?

Les services de Spendesk comprennent trois grandes offres :

• Des cartes d’entreprise physiques ou virtuelles ;
• Une application de gestion des notes de frais ;
• Un logiciel de suivi des factures fournisseurs.

Les cartes de paiement

Spendesk met à disposition des collaborateurs des cartes de paiement physiques ou virtuelles MasterCard. Personnalisables en fonction des besoins de chaque utilisateur, elles aident à réaliser la plupart des opérations de paiement en toute simplicité. Reliées à une application mobile, ces cartes d’entreprise facilitent le suivi des transactions en temps réel. De plus, les demandes de recharge, le paramétrage des plafonds ou encore la modification des codes de sécurité peuvent être réalisés depuis un smartphone.

Le logiciel de suivi des notes de frais

La plateforme mise en place par Spendesk simplifie l’automatisation et la digitalisation des notes de frais. Les collaborateurs peuvent alors transmettre instantanément les photos de leurs tickets, des reçus ou de leurs additions aux responsables. Classés selon leur statut (soumise, validée ou traitée), la totalité des notes de frais et leur historique restent accessibles à tout instant. Le manager d’équipe peut alors engager dans les plus brefs délais un processus de remboursement des dépenses. Par ailleurs, le logiciel de Spendesk s’occupe du recouvrement des indemnités kilométriques.

L’outil de contrôle des factures fournisseurs

À part la prise en charge des notes de frais, Spendesk facilite les opérations d’achat grâce à une centralisation des bons de commande, des échéanciers de paiement et des factures sur un espace dédié. D’autre part, l’interface permet de valider les demandes d’achat, tout en surveillant les différents budgets de l’entreprise à l’aide d’une mise à jour instantanée. Ce système de contrôle des factures facilite énormément l’archivage et la recherche des documents de paiement.

Quelles sont les formules proposées par Spendesk ?

Bien que l’équipe de Spendesk n’ait pas officiellement dévoilé ses tarifs, la plateforme propose 3 formules adaptées aux besoins de chaque structure.

Starter

Destinée aux TPE et aux PME, l’offre Starter inclut les cartes physiques et virtuelles MasterCard, l’outil de dématérialisation des factures fournisseurs, un suivi et un remboursement des dépenses, ainsi qu’une intégration à Xéro et à Slack. L’utilisation de l’offre Starter est toutefois limitée à cinq utilisateurs.

Essentials

Essentials répond aux attentes des PME qui recherchent à maximiser leur gestion financière. Elle permet de paramétrer les cartes physiques, tout en offrant la possibilité de personnaliser sa politique d’approbation. Elle dispose aussi d’un tableau de bord de suivi des transactions. En prime, l’offre Essentials permet de régler ses factures depuis la plateforme Spendesk et bénéficie d’une assistance et d’une formation par email, par chat ou par webinaires.

Scale

C’est la solution haut de gamme pour les entreprises à croissance rapide ou celles qui disposent d’une bonne stabilité. Elle répond aux besoins accrus de contrôle et d’automatisation. Cette offre inclut des tableaux de bord avancés, des solutions de gestion des bons de commande et d’une imputation automatique des comptes comptables ou Machine Learning. Pour compléter le tout, Spendesk met à disposition des usagers de Scale un gestionnaire de compte dédié.

D’autre part, Spandesk dispose de services complémentaires comme la gestion multidevise, la gestion multientités, sans oublier l’assurance carte de paiement.

Comment utiliser Spendesk dans son entreprise ?

Une fois inscrite à une offre et dès que la société dispose d’un compte utilisateur, ses collaborateurs peuvent profiter des avantages offerts par ce service. Il suffit de relier les comptes bancaires de l’entreprise à la plateforme et d’ajouter ses salariés. Ces derniers peuvent alors effectuer leurs opérations (paiements des notes de frais, demande de recharge de carte, remboursements) à travers l’application mobile pour IOS et Android disponible dans le centre d’aide de Spendesk.

Par ailleurs, ils peuvent recevoir des notifications de Spendesk sur Slack et organiser des webinaires et des formations avec la plateforme vidéo Livestorm.