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Avec l’évolution de la technologie, notamment d’Internet, et la disparition programmée du Réseau Téléphonique Commuté (RTC), une transformation des communications des entreprises s’installe progressivement. En ce sens, la téléphonie IP ou VoIP commence à prendre, peu à peu, la place de la téléphonie fixe. Cette solution en plein essor séduit de plus en plus de professionnels, mais qu’est-ce que c’est exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Et quels avantages procure-t-elle aux entreprises ? Voici tout ce qu’il y a à savoir sur la téléphonie VoIP d’entreprise.
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comparerQu’est-ce que la téléphonie VoIP d’entreprise ?
La VoIP signifie voix sur IP ou Voice over Internet Protocol. C’est une technologie qui assure l’émission et la réception des appels téléphoniques à l’aide de l’Internet. C’est ce qui fait sa différence avec un système téléphonique classique qui lui utilise des lignes fixes traditionnelles.
VoIP s’appuie donc sur le protocole IP, qui sert à transiter des informations sur le web, pour acheminer la voix. Hébergé sur un serveur cloud, ce système ne requiert aucune installation sur le site.
Comment fonctionne le système de téléphonie VoIP d’entreprise ?
La VoIP convertit les signaux vocaux captés par le micro du téléphone en données numériques.
Ces données sont par la suite divisées en paquets et transformées en code binaire. C’est ce dernier qui est envoyé au destinataire sur un réseau compatible IP (privé ou Internet, sans fil ou filaire). À la sortie, c’est-à-dire à l’autre bout du fil, le code binaire est retransmis en son, tout en restituant le message original. Tout le mécanisme s’effectue très rapidement, ce qui rend possible la communication instantanée entre les interlocuteurs.
Le service de téléphonie VoIP demeure accessible à partir de n’importe quel appareil fonctionnant avec des data.
Il est ainsi possible de gérer les appels entrants et sortants avec un ordinateur, un smartphone ou une tablette en utilisant un logiciel spécifique qu’est le softphone.
Les téléphones IP, ne nécessitant qu’un accès Ethernet et qui se branchent directement sur le réseau informatique de l’entreprise, peuvent aussi faire l’affaire.
Enfin, grâce à un adaptateur téléphonique analogique (ATA), les téléphones traditionnels peuvent également faire profiter de la technologie VoIP. Généralement présenté sous forme de boîtier, l’ATA permet entre autres de raccorder un téléphone analogique avec un réseau Internet.
Téléphonie VoIP : quels avantages pour l’entreprise ?
La téléphonie VoIP présente de nombreux avantages pour les entreprises. En voici quelques-uns.
Des couts réduits
Pour rendre la communication téléphonique possible, le service VoIP ne nécessite ni de système séparé, ni de matériel externe, ni d’installation supplémentaire au sein de l’entreprise. Il n’utilise que la connexion Internet qui, dans la majorité des cas, existe déjà dans les entreprises. Ce qui réduit donc significativement les couts de télécommunication.
Au niveau des factures téléphoniques, l’utilisation de la technologie VoIP permet à l’entreprise de réaliser des économies. Puisque les appels nationaux et internationaux ne dépendent pas des câbles téléphoniques, le tarif se calcule en fonction de celui de la région de réception.
Des fonctionnalités avancées
La VoIP propose aussi des fonctionnalités innovantes. Celles-ci optimisent le processus de traitement de chaque appel, ce qui favorise la productivité de l’ensemble des équipes. Parmi elles, citons :
- Un standard téléphonique virtuel
- La messagerie vocale et la messagerie instantanée
- Le transfert et le renvoi d’appels
- Les options de numéro de téléphone personnalisables
- Les appels simultanés
- La composition automatique des appels
- La télécopie à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile
- etc.
La téléphonie VoIP intègre aussi un tableau de bord permettant de suivre et d’analyser les performances individuelles et celles d’équipe.
Une qualité d’appel haut de gamme
Le service de téléphonie VoIP, est également très apprécié pour son excellente qualité audio. Effectivement, le processus de numérisation et de division en paquet de données de la voix assure l’obtention d’un son plus clair et plus fluide. L’utilisation de la VoIP assure alors la qualité de la communication en ligne.
Efficacité assurée au bureau comme en télétravail
Avec la VoIP, les informations vocales (voix) sont transformées, envoyées et stockées dans le cloud. Le seul requis pour y accéder : Internet. Cela dit, où que se trouve le professionnel, à la maison, au bureau ou en déplacement, tant qu’il est connecté, il peut toujours émettre et recevoir des appels téléphoniques sur son téléphone mobile ou son PC.
Cette grande flexibilité offre par ailleurs la possibilité de recruter des collaborateurs partout dans le monde, d’autant plus que la VoIP peut s’associer avec d’autres outils de business pour assurer le pilotage de l’activité sur une seule interface.
Comment mettre en place une téléphonie VoIP en entreprise ?
Avant toute chose, il convient de vérifier la fiabilité de la connexion. En effet, bien que la VoIP ne consomme pas autant de données, il reste impératif de disposer de connexion Internet haut débit (ADSL ou SDSL) ou très haut débit (fibre). Un réseau stable assure une communication en ligne fluide en évitant les problèmes d’échos et de décalages ou encore les coupures.
Vient ensuite l’étape de définition des besoins et des objectifs de l’entreprise afin de déterminer la solution de téléphonie VoIP appropriée ainsi que les ressources indispensables. Pour ce faire, le responsable peut se poser les questions suivantes : l’entreprise doit-elle passer ou recevoir à peu près combien d’appels par jour/semaine/mois ? Le réseau de téléphonie doit-il comporter combien de lignes (selon le nombre d’utilisateurs) ? Quelles sont les fonctionnalités utiles (par défaut ou avancées) compte tenu de l’activité de l’entreprise ? Etc.
La prochaine étape consiste à choisir un fournisseur de téléphonie IP en se basant sur les réponses à ces questions ainsi que sur le budget. Cela implique la comparaison des tarifs et des fonctionnalités proposées. Il faudrait également vérifier la compatibilité du système de téléphonie VoIP avec les outils métiers internes de l’entreprise comme le CRM. C’est aussi indispensable pour garantir l’efficacité du dispositif, mais aussi pour améliorer la productivité des collaborateurs.
Enfin, il reste à déployer la solution de téléphonie VoIP choisie. Cette opération consiste à raccorder l’appareil avec le réseau Ethernet, installer le logiciel dédié et configurer les paramètres.
