La refacturation de frais

Lorsqu’une entreprise vend des biens ou prestations, il peut arriver que de façon accessoire à la facturation de ces opérations qu’elle effectue une refacturation de certains frais à ses clients. Il s’agit de frais qui ont été engagés en son nom pour le compte de ses clients, que cette dernière récupère en les refacturant aux clients concernés.

Dans les lignes suivantes, vous trouverez les principes de base de cette opération commerciale et en outre ce qui peut être refacturé (déplacement, etc.), le traitement de la TVA, la manière dont on doit procéder, ainsi que le traitement pour sa tenue de comptabilité.

comparez


les logiciels de facturation

Le montant des frais refacturés

L’entreprise a le choix entre deux options pour effectuer cette opération commerciale. Elle peut renvoyer la facture au client avec le montant exact des dépenses qu’elle engage pour son compte ou demander une marge additionnelle à ses clients.

Dans le premier cas, en principe le montant à refacturer est hors-taxe sur le chiffre d’affaires si l’entreprise récupère la TVA sur les dépenses qu’elle engage, sinon elle doit faire l’objet d’une nouvelle facturation au client les frais engagés sur la base de leur montant TTC. Dans le second cas, le calcul de la différence correspondante sera soumis à l’impôt sur les bénéfices du chiffre d’affaires, avec le risque de courir un risque commercial.

La TVA sur les refacturations de frais

Sauf si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, ces procédures commerciales font objet du taux normal d’imposition. C’est le cas notamment des autoentrepreneurs. Cela est possible puisque la base d’imposition à la TVA comprend tous les frais acquittés par le client. Ainsi, les dépenses qui sont destinées à être refacturées peuvent en principe être considérées comme des compléments de prix ou comme des frais accessoires demandés aux clients (déplacement, etc.).

Comment procéder ?

Cette opération commerciale peut être réalisée de deux manières. Elle peut s’effectuer de façon conjointe avec les prestations ou les ventes qui ont occasionné ces dépenses, sur la même facture au titre de frais accessoires. L’autre solution consiste à adresser une facture unique et séparée au client, pour signifier et documenter cette procédure commerciale.

Il est important de notifier que les factures correspondantes doivent respecter les mêmes règles que les factures initiales.

Comptabilisation

C’est un produit tout comme la vente ou la prestation qui a suscité les dépenses refacturées. Toutefois, il doit être comptabilisé dans un compte de classe 7 distinct de celui utilisé pour la tenue de comptabilité de la vente ou de la prestation, afin que le calcul de la différence commerciale ne soit pas biaisé.

Pour suivre d’une manière plus efficace ces opérations, il faut utiliser un compte dédié à ces procédures commerciales et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les dépenses engagées.

  • l’écart positif indique que l’entreprise marge sur ces procédures commerciales (ou qu’elle en a trop refacturé),
  • l’écart négatif indique que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients.
comments
Laisser une réponse

Votre adresse email ne sera pas publiée. Les champs marqués d'un * sont obligatoires