Spendesk

Toute entreprise peut être confrontée un jour ou l’autre à des problèmes de gestion des dépenses : des collaborateurs qui ne transmettent pas leurs factures à temps, une perte de la carte d’entreprise, la gestion de plusieurs abonnements et de nombreuses notes de frais... Pourtant, l’organisation des dépenses est une étape incontournable dans la vie de l’entreprise surtout si celle-ci est en pleine croissance. Dans le but de mieux les contrôler et d’alléger concrètement le travail de la direction administrative et financière, Rodolphe, Jordane et Guilhem ont créé en août 2016 une plateforme de gestion de dépenses et de génération de cartes de paiement qu’ils ont baptisé Spendesk.

Se simplifier la vie avec la plateforme Spendesk

Pour gérer au mieux ses dépenses, une entreprise a tendance à utiliser plusieurs outils et logiciels. Cette technique est toutefois inefficace puisqu’elle réduit le temps de traitements des paiements et des charges. Avec Spendesk, vous accéderez à une plateforme de gestion des dépenses uniques vous offrant ainsi des moyens de paiements ultras flexibles, un processus de validation simplifié, des notes de frais automatisées ainsi qu’un traitement de factures ergonomique et facile à prendre en main. En d’autres termes, en recourant à Spendesk, vous pouvez dire adieu aux cartes d’affaires partagées, aux notes de frais mensuelles, aux chasses aux factures et à la paperasse inutile.

Les services apportés par Spendesk

Création de cartes virtuelles bien sécurisées

Grâce à Spendesk, il est possible de créer des cartes virtuelles en un seul clic afin de procéder à des paiements en ligne en toute sécurité.

Centralisation de tous les abonnements

Pour une meilleure productivité, certains collaborateurs s’abonnent à des sites en ligne tels que les logiciels SaaS. Avec Spendesk, vous n’aurez plus aucun souci quant à la gestion des abonnements à payer tous les mois puisque tout est centralisé.

Dématérialisation des notes de frais

Avec la plateforme Spendesk, il suffit de prendre en photo les notes de frais et de les télécharger sur ordinateur ou sur l’application mobile. Ce sera Spendesk qui se charge de saisir manuellement vos factures papier.

Automatisation du traitement des factures

Spendesk vous propose de traiter automatiquement et en temps réel toutes vos factures. Ne perdez plus de temps à la réconciliation qui devient automatique. En plus, vous pouvez exporter en quelques clics tous vos paiements.

Génération de cartes physiques plafonnées

Chez Spendesk, il n’y a pas que des cartes virtuelles, il y a également des cartes physiques plafonnées que vous pouvez facilement attribuer à vos collaborateurs pour leurs dépenses de déplacements.

La liste des fonctionnalités de la plateforme Spendesk

  • Paiements sécurisés ;
  • Contrôle et visibilité ;
  • Reçus dématérialisés ;
  • Rappel automatique ;
  • Extraction de la TVA ;
  • Application mobile et web ;
  • Flux d’approbation ;
  • Facturation ;
  • Portefeuille ;
  • Catégorisation automatique ;
  • Politique de dépenses personnalisées ;
  • Intégration comptable ;
  • Réconciliation automatique ;
  • Budget d’équipe.

Spendesk : comment ça fonctionne ?

Spendesk est une plateforme sur mesure spécialement dédiée aux entreprises et à toutes leurs équipes. De ce fait, son fonctionnement est simple et facile à prendre en main.

Vous créez un compte Spendesk sur le site officiel et y vous ajoutez les fonds indispensables pour les dépenses de vos équipes. À vous donc de tout paramétrer dès le début. Vous pouvez désormais gérer toutes les autorisations en personnalisant tous les flux d’approbations. Pour les managers, ils pourront à leur tour définir les budgets des équipes en invitant les membres de ces derniers à rejoindre la plateforme Spendesk. Ce n’est qu’à ce moment que tous vos collaborateurs pourront faire leur achat en ligne ou sur le terrain sans pour autant avancer de l’argent à leur entreprise. Avec Spendesk, c’est facile puisque toutes les procédures sont automatiques. Vous pouvez maintenant vous détendre puisque vous suivez en temps réel l’ensemble de toutes les dépenses de l’entreprise.

Dans quels cas utiliser Spendesk ?

La plateforme Spendesk propose 5 cas d’usage qui sont les suivants :

Gestion des frais de déplacement

Les voyages d’affaires seront plus simplifiés grâce à Spendesk puisque la plateforme permet de tout organiser de A à Z : réservation, déplacement et remboursement en cas d’oubli de la carte, etc.

Gestion des abonnements

Pour une meilleure flexibilité, Spendesk permet de gérer tous les abonnements SaaS. Vous pouvez également exporter toutes vos données comptables en quelques clics et centraliser également tous les paiements qui se font d’ailleurs au bon moment.

Gestion des dépenses marketing

Avec Spendesk, vous n’aurez plus aucun souci à gérer vos budgets marketing. Toutes vos campagnes en ligne seront automatisées et planifiées comme bon vous semble selon vos disponibilités et vos besoins.

Gestion des factures

Le traitement, l’approbation et le paiement des factures n’ont jamais été aussi faciles et aussi rapides grâce à Spendesk.

Gestion des dépenses administratives et opérationnelles

Avec ses cartes physiques et/ou virtuelles, Spendesk permet de gérer efficacement toutes les dépenses administratives et opérationnelles. Plus de cartes bloquées en caisse ni en ligne puisqu’il est plus facile d’accéder aux fonds de l’entreprise.

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