Spendesk ou Qonto : Que choisir pour gérer les frais professionnels ?

Dans le cadre de l’exercice d’une activité professionnelle, tout salarié peut engager des sommes d’argent : frais de déplacement, frais de repas pour déjeuner d’affaires, frais kilométriques pour utilisation de véhicule personnel, frais de mutation professionnelle… Tout cela se regroupe dans les frais professionnels de l’entreprise. Selon la convention collective nationale à laquelle la société est rattachée, ces frais professionnels font l’objet d’un remboursement.

Pour répondre aux besoins de gestion des dépenses professionnelles, de nombreuses banques physiques et en ligne proposent des solutions et des offres attractives. Parmi les banques en ligne figurent Qonto et Spendesk. Lequel de ces deux acteurs choisir pour gérer vos frais professionnels ? Cet article vous propose un comparatif des offres de Spendesk et Qonto.

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Rappel sur les frais professionnels

D’après la définition fournie par l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales (URSSAF), les frais professionnels représentent les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Il peut s’agir des frais de nourriture ou de repas dans le cas d’une restauration au cours d’un déplacement professionnel. Les frais de voyages, de transports ou de déplacements professionnels sont également compris dans les frais professionnels (frais de taxi, billets de train, billets d’avion, nuitée à l’hôtel, etc.). Si le salarié est amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il peut bénéficier d’un remboursement.

Les frais de connexion internet ou d’hébergement liés au télétravail font aussi partie des frais professionnels. Il en est de même pour les frais d’habillage lorsque la profession exige une tenue spécifique. Les autres frais concernent les dépenses de formation professionnelle, de stage ou de documentation professionnelle.

Les frais professionnels sont à la charge de l’entreprise. Ils sont remboursables à condition d’être justifiés : factures, allocations, quittances, etc. Le remboursement des frais professionnels peut s’effectuer par :

  • un remboursement des dépenses
  • une déduction forfaitaire sur le salaire soumis à cotisations
  • un versement d’allocations forfaitaires.

Spendesk : un outil numérique pour simplifier les frais professionnels

Issue de la start-up studio eFounders en 2016, Spendesk est une application SaaS centrée sur la gestion des dépenses des entreprises. En tant que plateforme de gestion de notes de frais donnant accès à une carte bancaire, Spendesk a développé ses services et sa gamme de produits pour assurer la digitalisation des tâches financières.

L’offre de Spendesk s’adapte à tous types de dépenses et aux besoins de fonctionnement des entreprises. L’application dispose d’une palette d’outils développés pour la gestion des factures des fournisseurs, la précomptabilité ou encore le reporting.

Le traitement des notes de frais professionnels

En fonction des entreprises et des professions, les frais professionnels peuvent faire l’objet de remboursement par l’employeur. Pour en bénéficier, les salariés doivent fournir des notes de frais mentionnant : motif de dépense, date, montant HT, montant de la TVA…

Pour contrôler les notes de frais et gérer les frais professionnels, Spendesk est le logiciel qui allie la gestion comptable au traitement des notes de frais des collaborateurs d’entreprises.

Avec sa combinaison de méthodes de paiements intelligentes, Spendesk a pour fonction de :

  • Regrouper automatiquement et archiver les notes de frais.
  • Valider les dépenses en amont.
  • Rembourser instantanément les frais professionnels, les déplacements professionnels et les indemnités kilométriques.
  • Mettre à disposition des équipes des entreprises une carte bancaire virtuelle avec un montant disponible chaque mois.

Les avantages de choisir Spendesk pour gérer ses frais professionnels

Figurant dans le top 3 des fintechs, Spendesk offre un large service pour permettre aux entreprises une meilleure gestion de leurs moyens de paiement et une solution de gestion de dépenses : accès à des cartes MasterCard Business, physiques, virtuelles et prépayées, virements (en devises) SEPA et non SEPA.

Quant aux offres d’abonnement Spendesk, il y en a trois : Starter, Essentials et Scale. Spendesk s’adresse à plusieurs types de statuts juridiques : EI/EIRL, SASU et EURL, SAS et SARL, association, Société Civile.

Qonto : une solution pour gérer les dépenses d’entreprise

En tant qu’établissement de paiement basé sur Paris, Qonto représente aujourd’hui la licorne de la Fintech, depuis son lancement en 2016. Bien que ne disposant d’aucune agence physique, la banque digitale Qonto s’engage dans le pilotage des dépenses d’entreprises depuis un compte professionnel en ligne.

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La gestion des frais professionnels

Pour améliorer la gestion des frais professionnels en entreprise, il est nécessaire d’investir dans des outils de gestion de notes de frais pour le remboursement rapide des collaborateurs. Qonto offre une solution pour limiter le nombre des notes de frais via une carte de paiement Qonto pour les salariés des entreprises clientes. Les cartes bancaires physiques et virtuelles permettent de régler les frais professionnels sans devoir avancer de l’argent personnel. À cet effet, l’employeur et l’entreprise n’auront plus besoin de rembourser les frais professionnels des salariés.

Grâce à la carte de paiement Qonto, les employés utilisent les fonds de l’entreprise. Chaque opération et chaque transaction effectuée à l’aide de la carte de paiement Qonto est instantanément enregistrée pour assurer le contrôle des finances de l’entreprise.

L’application Qonto permet de :

  • Visualiser les dépenses des salariés en temps réel et gérer les dépenses à distance.
  • Modifier le plafond de paiement de chaque carte bancaire Qonto.
  • Autoriser ou interdire certains types de dépenses.
  • Numériser les justificatifs de chaque dépense avec intégration des reçus au compte bancaire pro.
  • Calculer automatiquement la TVA.

Les avantages de choisir Qonto pour gérer ses frais professionnels

La gestion des frais professionnels et des notes de frais avec un compte bancaire professionnel Qonto donne accès à un tableau de bord unique. Il permet de centraliser la gestion de la trésorerie à la gestion des notes de frais. Qonto offre la possibilité d’ajouter rapidement n’importe quel reçu en le prenant en photo pour ensuite l’intégrer au compte professionnel.

Qonto propose également plusieurs services pour faciliter la gestion de l’entreprise : ouverture d’un compte professionnel en ligne avec IBAN français, cartes bancaires MasterCard, physiques ou virtuelles paramétrables, virements SWIFT en devises, prélèvements SEPA, historique de transactions pour suivi des dépenses, dépôt de chèques, accompagnement.

La banque mobile offre 30 jours d’essai gratuit, sans engagement. Ses autres offres mensuelles sont tarifaires : Solo à 9 € HT, Standard à 29 € HT, Premium à 99 € HT.