Tenir sa comptabilité en auto-entrepreneur : Comment faire ?

Le micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur) est soumis à des obligations comptables allégées. En effet, celles-ci se résument à ouvrir un compte dédié lorsque le chiffre d’affaires atteint un certain seuil, à déclarer le chiffre d’affaires (tous les mois ou tous les trois mois), à tenir certains registres et à facturer les clients. Les détails. 

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Comptabilité de l’auto-entrepreneur : une obligation légale

Tenir une comptabilité est obligatoire en auto-entreprise ou micro-entreprise. Mais comme dit auparavant, les obligations comptables sont allégées pour les raisons suivantes :

  • L’auto-entrepreneur bénéficie d’une franchise en base de TVA, sous réserve de respecter un certain seuil. Autrement dit, il ne calcule pas la TVA collectée et celle déductible des achats professionnels ;
  • C’est l’administration fiscale qui calcule le bénéfice imposable et applique au chiffre d’affaires déclaré un abattement forfaitaire pour frais professionnels.

Grâce à cela, l’auto-entrepreneur est dispensé de :

  • Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
  • Établir les comptes annuels, composés du compte de résultat, du bilan et de l’annexe légale ;
  • Faire certifier les comptes par un expert-comptable ;
  • Déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.

Pour autant, la comptabilité en micro-entreprise doit être régulière, claire et reflétant la réalité de l’entreprise.  

Les obligations comptables de l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur est ainsi dispensé des lourdeurs comptables ainsi que des calculs complexes. Ses seules obligations en matière de comptabilité se résument à quelques formalités.

Ouvrir un compte professionnel dédié

Cette obligation concerne uniquement les auto-entrepreneurs qui réalisent un chiffre d’affaires annuel inférieur à 10 000 € pendant deux années consécutives. Ce compte n’a pas à être professionnel, un compte courant dédié à l’activité professionnelle est ainsi suffisant. 

Ce compte sert entre autres à :

  • Encaisser les recettes ;
  • Payer les achats et les dépenses ;
  • Etc.

Même si l’auto-entrepreneur ne répond pas à ce critère, il est toujours conseillé d’ouvrir un compte dédié pour les raisons suivantes :

  • Séparer le patrimoine personnel de l’entrepreneur de celui de l’entreprise ;
  • Garantir la transparence des comptes ;
  • Faciliter la comptabilité ;
  • Etc.

Déclarer le chiffre d’affaires

Tous les mois ou tous les trois mois selon l’option choisie au moment de la déclaration d’activité, l’auto-entrepreneur doit déclarer son chiffre d’affaires en ligne sur le site de l’URSSAF. Cette obligation demeure même si le chiffre d’affaires est nul. La rubrique dédiée au montant du CA comportera alors la mention « Néant ». 

Seules les recettes réellement encaissées sont à déclarer. Elles sont à ajouter dans la déclaration de revenus de l’auto-entrepreneur.

Tenir un livre des recettes 

Il reprend chronologiquement toutes les recettes réalisées par la micro-entreprise au cours d’une année comptable. Généralement, il se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes et doit mentionner les informations suivantes :

  • La date d’encaissement ;
  • La référence de la pièce justificative (numéro de facture, de la note…) ;
  • Le nom du client ;
  • La nature de la recette ;
  • Le montant de la recette ;
  • Le mode de règlement de la prestation (espèce, chèque, virement, etc.).

Un total des recettes doit être fait tous les trois mois. 

L’auto-entrepreneur peut utiliser un livre de recettes, en version papier acheté dans le commerce, ou un modèle officiel téléchargeable en ligne, mais il est aussi possible d’utiliser un logiciel comptable

Tenir un registre des achats

Le registre des achats est un récapitulatif chronologique des achats en une année. Il doit mentionner les informations suivantes :

  • La date de l’achat ;
  • La référence ;
  • Le nom du fournisseur ;
  • La nature de l’achat ;
  • Le montant ;
  • Le mode de règlement. 

La tenue d’un registre des achats est obligatoire lorsque l’activité consiste à :

  • Vendre des marchandises, fournisseurs et denrées alimentaires à consommer sur place ou à emporter ;
  • Fournir des prestations d’hébergement.

Établir des factures à destination des clients 

Pour chaque vente ou prestation réalisée, le micro-entrepreneur est tenu de remettre au client une facture. Celle-ci doit être conforme à la règlementation et doit à ce titre comporter certaines mentions :

  • Date d’émission de la facture ;
  • Numérotation de la facture :
  • Date de vente ou de la prestation de service :
  • Numéro du bon de commande, le cas échéant ;
  • Nom et adresse du client ;
  • Nom et adresse de l’auto-entrepreneur ;
  • Numéro SIREN de la micro-entreprise ;
  • Désignation du produit ou de la prestation ;
  • Prix unitaire ;
  • Montant total à payer ;
  • Quantité des produits ou des services ;
  • Réduction ou rabais ;
  • Date de limite de paiement ;
  • Taux de pénalité de retard ;
  • Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Ces trois dernières mentions sont obligatoires uniquement lorsque le client est un professionnel, ainsi que la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si l’auto-entrepreneur bénéficie d’une franchise en base de TVA.

Bons à savoir :

  • La facture émise est hors taxe ;
  • Les factures émises à destination du secteur public doivent être exclusivement éditées au format numérique.

Comment bien faire sa comptabilité en auto-entreprise ? 

Si la comptabilité en auto-entreprise est relativement simple, il existe des solutions pour bien tenir sa comptabilité.

Conserver les justificatifs 

Il est obligatoire de conserver les factures et les notes pendant dix (10) ans après la clôture de l’exercice comptable qui les a enregistrées. Ces justificatifs peuvent être réclamés par l’administration fiscale et le micro-entrepreneur doit être en mesure de les présenter.

En outre, si l’auto-entrepreneur devient redevable de la TVA, les justificatifs lui permettent de récupérer la TVA. 

Utiliser un logiciel comptable

Certes, cela n’est pas obligatoire, mais le recours à cet outil en ligne répondant à la loi antifraude facilite la gestion comptable, surtout si l’auto-entrepreneur ne maîtrise pas le sujet.

De plus, le logiciel archive automatiquement les justificatifs et les données sont stockées dans le cloud et non dans l’ordinateur de l’entreprise. Cela veut dire que les pertes de données (vols, dégradation du matériel…) sont nulles.

Si l’auto-entrepreneur a des notions en comptabilité, il peut réaliser lui-même sa comptabilité. Toutefois, il doit être pointilleux et faire les enregistrements comptables au jour le jour pour éviter les oublis et les erreurs.

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