Quelle date choisir pour son exercice comptable ?

Toutes les entreprises sont soumises aux obligations comptables et fiscales de mentionner la date de clôture de leur exercice social dans leurs statuts. Définie dès sa création, cette donnée figurera d’ailleurs ultérieurement sur le Kbis de la société. En fait, elle marque la fin des exercices sociaux de la structure (que ce soit en entreprise individuelle ou en société), une période qui tient une place importante dans la vie de l’entreprise. En effet, elle constitue la période de référence pour l’établissement des comptes annuels, le calcul des divers impôts et taxes, l’approbation des comptes, mais également la distribution des dividendes aux associés. D’où l’intérêt de bien choisir la date de clôture des exercices sociaux. Cet article fait justement le point sur le sujet.

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Exercice comptable : définition

Appelé également exercices comptables, les exercices sociaux correspondent aux périodes durant lesquelles une entreprise réalise un cycle complet d’activité (du 1er janvier au 31 décembre de l’année). Il possède donc à cet effet une date d’ouverture et une date de clôture. Quand les exercices sociaux arrivent à leur terme, l’entreprise déterminera les résultats (pertes ou bénéfices) de ses activités et établit ses comptes pour le calcul de ses différents impôts et taxes. Mais encore, après la clôture des exercices, une décision de modification des statuts doit se prendre. À savoir l’approbation des comptes et l’affectation du résultat avec éventuellement une distribution des dividendes en cas de bénéfice.

La durée d’un exercice social

L’entreprise ne détermine pas la durée de ses exercices sociaux selon ses objectifs et ses besoins. En effet, la loi impose déjà une durée bien définie pour ces exercices. Ainsi, selon l’article L. 123-12 du Code de commerce, toute personne, physique ou morale, ayant la qualité de commerçant doit :

  • procéder à l’enregistrement au bilan comptable des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise par ordre chronologique ;
  • contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise ;
  • établir des comptes annuels à la clôture des exercices pour les enregistrements au bilan comptable et de l’inventaire.

À la vue de cet article, nous voyons que la durée normale des exercices sociaux est de 12 mois. Cependant, il existe un titre exceptionnel à cette règle. Effectivement, cette durée peut être inférieure ou supérieure à 12 mois, mais uniquement dans les cas suivants :

  • lors du premier exercice social (puisque la déclaration d’activité ne commence pas toujours le 1er janvier) ;
  • lors du dernier exercice social ;
  • au cours de vie de l’entreprise à la suite d’une décision de modification de la date de clôture des exercices.

Comment choisir une date de clôture pour son exercice social ?

À la création d’une entreprise, il faut qu’elle choisisse une date de clôture pour ses exercices sociaux. Cependant, il importe de ne pas prendre ce choix à la légère. C’est pourquoi il convient de prendre en compte certains critères. Découvrons lesquels.

Opter pour une date de clôture en relation avec l’activité de l’entreprise

La loi impose une date de clôture qui n’est autre que le 31 décembre de chaque année civile pour les personnes qui sont soumises à l’imposition sur les bénéfices non commerciaux (BNC). Il s’agit notamment des personnes qui exercent des activités non commerciales telles que les greffiers, les notaires, les créateurs publicitaires, les professions libérales, les prêtres…

Pour les autres activités, la date de clôture est laissée au libre choix des dirigeants ou des associés ou encore du fondateur de l’entreprise. Ils peuvent donc choisir le 30 juin, le 30 septembre ou le 16 février par exemple. Cependant, la loi fixe la durée maximale des premiers exercices comptables à 24 mois.

Bon à savoir

Pour les entreprises soumises à l’IR ayant commencé leurs activités et qui ne l’ont pas encore clos au cours de l’année en cours, elles sont soumises aux obligations comptables et fiscales d’établir et de déposer une liasse fiscale le 31 décembre de chaque année.

Choisir une date de clôture qui coïncide avec la saisonnalité de l’activité exercée par l’entreprise

Pour choisir une date de clôture adéquate à l’entreprise, il faut tenir compte de si l’activité est saisonnière ou non. Le but étant de choisir une date qui permettrait de limiter les travaux à effectuer. Il serait plus pratique donc d’arrêter les comptes quand le niveau de stocks est bas et la trésorerie élevée. Par exemple, pour une entreprise qui dispense des cours scolaires dont l’activité est saisonnière, il serait plus efficace de choisir une date de clôture au mois de juin ou de juillet, période à laquelle les élèves sont en vacances et où le niveau de stocks est bas et la trésorerie atteint son plafond.

Arrêter son choix sur une date de clôture qui optimise la fiscalité de l’entreprise

Pour une meilleure gestion des impacts fiscaux des distributions de dividendes par exemple, bon nombre d’entreprises clôturent leurs exercices le 30 septembre de chaque année. Il est également possible de se baser sur la date de publication de la Loi de Finances.

Sélectionner une date de clôture en fonction de la disponibilité de l’expert-comptable

La plupart des entreprises choisissent le 31 décembre comme date de clôture de leurs exercices sociaux. À cette date, les experts-comptables sont débordés par leur travail. Or, pour bénéficier d’une meilleure prestation de leur part, il importe de choisir une date à laquelle ils seront disponibles à 100 %. Une date de clôture décalée à celle choisie par la plupart des entreprises est donc recommandée.

Modification de la date de clôture des exercices sociaux : mode d’emploi

Au cours de sa vie sociale, une entreprise pourra très bien modifier la date de clôture de ses exercices sociaux, car celles-ci ne sont plus compatibles avec leur évolution, que ce soit pour une entreprise individuelle ou dans le cas d’une société. Dans ce cas, il existe une procédure stricte à suivre :

  • Tenir une assemblée générale extraordinaire en faisant appel à tous les associés de la société ;
  • Dresser un procès-verbal de modification des exercices sociaux ;
  • Dépôt au greffe du Tribunal de commerce du lieu du siège social de la société du PV de modification ;
  • Effectuer une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés dans le mois qui suit l’assemblée générale extraordinaire si l’entreprise est une société à responsabilité limitée ou une société anonyme ;
  • Faire une publication d’avis de modification dans un journal officiel dans le cas où l’avis de création de l’entreprise a mentionné la date d’ouverture et de clôture des exercices.

Pour des raisons de simplicité, la plupart des structures choisissent un cycle sur l’année civile. Mais à titre exceptionnel, il convient de définir une déclaration d’activité selon la saison et effectuer une déclaration modificative au registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir

Voici les documents à constituer pour modifier la date de clôture des exercices :

  • PV d’AGE certifiés conformes par le représentant légal : 2 exemplaires
  • Statuts mis à jour, datés et certifiés conformes par le représentant légal en 2 exemplaires
  • Formulaire M2 dûment rempli et signé
  • Procuration en original du représentant légal s’il n’effectue pas lui-même les démarches
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