Comment gérer les factures impayées quand on est indépendant ?

Avec les contraintes du marché de l’emploi, les paradigmes sont appelés à changer. L’emploi salarié classique ne peut plus régner en maître. Encouragé et promu, l’autoentrepreneuriat gagne du terrain dans tous les secteurs d’activité possible.

Nombreux sont les professionnels qui décident de se mettre à leur compte, pour créer leur structure. Être un indépendant n’est jamais un fleuve tranquille. Entre formalités administratives, fiscalité, stratégie marketing, recherche des premiers clients et comptabilité initiale, le parcours est parfois très périlleux.

Il n’y a pas qu’au lancement, que le lot de difficulté s’amène. Au cours des activités d’indépendant, un autre désagrément susceptible de coûter cher à la vie de l’entreprise, c’est le cas de factures impayées. Quand le service est rendu, certains clients peuvent retarder leurs paiements, d’autres, plus véreux, peuvent disparaître totalement.

Quelques précautions sont à prendre en compte pour prévenir les factures impayées comme solliciter des avances de paiement.

Pour gérer des factures impayées lorsqu’on est indépendant, vous pouvez utiliser des méthodes non-judiciaires comme les relances à l’amiable ou engager une mise en demeure. Vous pouvez aussi entamer des méthodes judiciaires ou faire appel à un professionnel du recouvrement des créances.

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Prévenir les factures impayées lorsqu’on est indépendant : Que faire ?

À l’image de celui de chef d’entreprise, le statut d’indépendant comporte un risque important : celui de ne pas se faire payer, au terme d’une prestation réalisée pour un client. Les factures impayées peuvent prendre la forme d’un paiement insuffisant, d’une échéance non respectée, d’un report ou refus de paiement ou d’un refus de paiement par la banque du client.

Volontaire ou non, ces différentes situations mettent en péril l’activité d’un indépendant. Comme le dit la sagesse populaire, « Prévenir vaut mieux que guérir ». Il importe de toujours prendre quelques précautions, afin de limiter au maximum la survenance du risque.

Bien s’informer sur le client

Avant de vous engager pour une prestation pour le compte d’un client, renseignez-vous longuement sur lui. S’il s’agit d’un client professionnel, renseignez-vous sur les responsables qui interviennent dans les processus d’achat et de paiement, les conditions de règlement imposées par l’entreprise.

Assurez-vous de maîtriser plus ou moins :

  • Documents exigés pour valider un règlement ;
  • Coordonnées exactes auxquelles votre facture doit être envoyée ;
  • Responsable en charge du règlement ;
  • Leurs habitudes en termes de délai, etc.

Cette attitude professionnelle en amont, vous met à l’abri de toute mauvaise surprise, au moment du paiement.

Toujours solliciter des avances de paiement

Lorsqu’on est indépendant, il est toujours important de demander une avance avant de commencer la prestation d’un client. En fonction de la demande du client, du secteur d’activité, le montant de l’acompte qui peut varier. En général, il se situe entre 15 et 40 % du montant total de la facture.

Quelle que soit la taille de la commande, c’est une option privilégiée. N’étant pas restituable, l’acompte vous assure d’avoir un paiement, même en cas de problème par la suite.

Se prémunir de la documentation légale

Lorsque vous engagez un nouveau service pour un client, ayez le réflexe d’encadrer votre relation par les documents légaux suivants :

  • Un devis, contrat ou bon de commande signé, qui confirme l’accord du client ;
  • Vos conditions générales de vente (CGV), pour établir vos obligations (et celles du client) et les modalités de paiement ;
  • Votre facture contenant les mentions obligatoires.

Être prévoyant et rigoureux avec soi-même

Il est possible d’éviter des retards de paiement, en exigeant des paiements immédiats. Lorsque vous traitez avec un particulier ou un professionnel qui vous le permet, n’hésitez pas, si l’occasion se présente, de réclamer un paiement sur place, une fois votre prestation terminée.

Multipliez les options de paiement possibles (carte bleue, chèque, espèces, paiement mobile…) pour faciliter la tâche au client. Cela vous évitera les relances plus tard.

Le statut d’indépendant fait bénéficier d’une gestion et d’une comptabilité simplifiées. Il importe d’être rigoureux dans votre organisation.

Pour éviter des risques d’impayés des clients, vous gagnerez à classer vos documents par clients, tenir votre comptabilité à jour pour savoir quel client est en retard de paiement et conserver les échanges avec les clients. Dans le meilleur des cas, constituez-vous une trésorerie de secours.

Gérer les factures impayées lorsqu’on est indépendant : Quels moyens utiliser ?

Après avoir pris les précautions évoquées plus haut, il n’est pas exclu que vous vous retrouvez confronté à une facture impayée, pour quelle que raison que ce soit. Dans ce cas, vous pouvez recourir aux méthodes amiables, avant de monter d’un cran, avec les moyens judiciaires. Le tout, en faisant attention aux délais de prescription (5 ans pour les professionnels et 2 ans pour les particuliers).

Les méthodes non-judiciaires

Initier les relances à l’amiable

Qu’il s’agisse d’un client professionnel ou d’un particulier, privilégiez toujours au préalable la voie amiable, pour le recouvrement d’une facture impayée. La situation vous est préjudiciable, mais vous devez rester cordial et professionnel avec vote interlocuteur. En initiant le dialogue, vous allez pouvoir comprendre la raison pour laquelle il ne paie pas. Un cas de force majeure ? De la mauvaise foi ou de la négligence de sa part, une tension de trésorerie ?

Après une première relance téléphonique ou par mail, faites-lui parvenir une lettre recommandée, en joignant toute la documentation (contrat, devis, CGV…), pour lui demander de régler.

Engager une mise en demeure

Après ces premières relances amiables, si votre client insolvable ne réagit toujours pas, vous pouvez le mettre en demeure. Dans une lettre recommandée, avec accusé de réception (avec les mentions obligatoires des articles 1344 et suivants du Code civil), rappelez-lui que vous vous réservez le droit d’engager des poursuites judiciaires, pour non-règlement de votre facture.

Pensez à joindre de nouveau votre facture en indiquant le capital, les pénalités de retard, l’indemnité de recouvrement, les photocopies des justificatifs de votre prestation. Ce n’est qu’après celle-ci que vous pourrez saisir la justice.

Les méthodes judiciaires

Engager une procédure de recouvrement simplifiée

Si le montant de votre facture est en dessous de 4000 euros, votre statut vous donne la possibilité d’engager un recouvrement simplifié, par la voie d’un huissier de justice. Vous choisirez soit un huissier lambda, soit un dépendant su TGI de votre client ou alors sur la plateforme Credicys.

Ce dernier traite votre créance puis négocie avec votre client. Si un accord est trouvé, vous êtes payés. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir les tribunaux.

Envisager les options de recouvrement judiciaire

Si le recouvrement simplifié n’a pas abouti ou alors votre client vous doit plus de 4000 euros, vous pouvez directement engager le recouvrement judiciaire.

Vous pouvez opter pour :

  • L’injonction de payer qui prend la forme d’une ordonnance de justice. Privilégiée pour les petites sommes, elle ne nécessite pas un jugement, se veut rapide, simple et prévient l’action devant le tribunal ;
  • Assignation en référé-provision, qui passe par un jugement et vous permet de percevoir une avance sur la dette dans les 30 jours, suivant la saisine du tribunal, en attendant la décision définitive ;
  • Une assignation en paiement au fond, un peu plus coûteuse, longue et complexe, réservée aux factures pour des montants importants.

Le recours à un professionnel du recouvrement des créances

Pour gérer les factures impayées lorsqu’on est un indépendant, il existe une autre option plus pratique : le recours à un professionnel du recouvrement des créances. Faire appel à une société de recouvrement de créances, vous permet d’éviter les nombreuses démarches administratives, à la fois longues et complexes, qui s’imposent.

Vous lui déléguez la procédure dans son entièreté. Et qu’il s’agisse d’une structure traditionnelle ou d’une société en ligne, elle se charge d’accomplir et de suivre toutes les étapes de la procédure jusqu’au paiement. Pour sa prestation, ce professionnel vous facturera entre 10% et 30% du montant total régularisé.

Voilà quelques méthodes pour gérer les factures impayées lorsqu’on est indépendant. À vous de choisir celle qui vous convient le mieux, selon la situation à laquelle vous devez faire face.

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