Comment recouvrer une créance impayée ?

Le non-paiement des factures par les clients peut mettre en péril la trésorerie de l’entreprise. Il est donc indispensable de procéder au recouvrement des créances impayées. Voici les procédures à suivre pour récupérer les sommes dues par le débiteur.

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Le recouvrement à l’aimable 

Lorsqu’un débiteur ne paie pas ses factures à temps, le créancier peut engager, dans un premier temps, un recouvrement amiable des créances. En favorisant le dialogue entre les deux parties, cette démarche permet d’éviter d’engager une procédure judiciaire qui est souvent longue et coûteuse.

Cette solution est aussi à privilégier pour maintenir de bonnes relations avec la clientèle. Certes, le débiteur n’a pas payé ses factures. Mais cela ne signifie pas forcément qu’il est de mauvaise foi. Le non-paiement des créances peut aussi relever d’un simple oubli ou d’autres causes indépendantes de sa volonté. Le client risque de se sentir agressé si le fournisseur le porte directement devant les tribunaux sans chercher à clarifier les raisons du non-paiement.

L’appel téléphonique ou e-mail

Si l’entreprise entretient une relation professionnelle sur le long terme avec le client, il est préférable de contacter ce dernier par email ou appel téléphonique. L’idée est de lui rappeler son obligation de paiement tout en favorisant un échange plus humain.

La lettre de relance

L’appel téléphonique doit être accompagné d’une lettre de relance avec accusé de réception pour formaliser la démarche. C’est la forme la plus courante de recouvrement à l’amiable. 

Visant à rappeler le terme de l’échéance au débiteur, cette lettre doit inclure certaines informations essentielles. Elle doit entre autres mentionner le montant de la créance et la date de paiement prévue. Le créancier peut aussi y joindre une photocopie de la facture.

La mise en demeure de payer

Si les étapes précédentes n’aboutissent à aucun paiement de la part du débiteur, l’entreprise créancière doit alors lui adresser une mise en demeure de payer. Doté d’une réelle valeur juridique, ce courrier doit répondre à des conditions de fond et de forme pour être valable. Il doit notamment comporter certaines mentions obligatoires comme :

  • la mention « mise en demeure » ;
  • la date de sa rédaction ;
  • les coordonnées du débiteur ;
  • un résumé du problème ;
  • une demande de règlement ;
  • un délai de paiement ;
  • les coordonnées de l’expéditeur ;
  • sa signature.

La lettre de mise en demeure est à envoyer en recommandé avec accusé de réception. 

Concrètement, ce courrier se présente comme un ultime avertissement du créancier envers son débiteur. Si ce dernier ne procède toujours pas au règlement des sommes dues, le créancier peut engager une procédure de recouvrement judiciaire. 

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire est lancé dès lors que la procédure amiable n’a pas été concluante. Cette démarche consiste à saisir les tribunaux civils compétents. On parle alors de recouvrement forcé de créance.

Dans le cadre d’un recouvrement judiciaire, le créancier peut obtenir paiement de trois manières :

  • l’ordonnance d’injonction de payer ;
  • le référé provision ;
  • l’assignation au fond.

L’ordonnance d’injonction de payer

Rapide et peu coûteuse, cette procédure est la plus répandue. Elle consiste à envoyer une requête au Tribunal compétent pour que le juge rende une ordonnance d’injonction de payer. Celle-ci oblige le débiteur à verser la somme due. 

L’injonction de payer est souvent utilisée pour réclamer une créance de petit montant, soit inférieur à 4000 euros.

Le référé-provision

Cette procédure judiciaire permet d’accélérer le règlement en partie ou en intégralité des impayés. Effectuée par voie d’assignation, elle vise à convoquer le débiteur devant une audience où le juge rendra une ordonnance d’exécution provisoire.

Cette démarche présente l’avantage d’être rapide, car elle permet d’obtenir une décision exécutoire dans les 30 jours suivant l’audience. Si le débiteur ne verse toujours pas la somme due, le créancier peut saisir ses biens par le biais d’un huissier et se faire payer par la vente de ces derniers.

L’assignation en paiement au fond

L’assignation en paiement est entamée lorsque les deux démarches précédentes sont infructueuses ou ne conviennent pas à la situation. Similaire à un procès classique, cette procédure de recouvrement est plus longue et donne lieu à un véritable débat contradictoire.

Par voie d’huissier, l’entreprise créancière cite son client débiteur à comparaître devant un juge pour régler les différends. Bien que cette solution prend du temps et soit plus coûteuse, elle permet d’obtenir une décision définitive du juge, matérialisée par un titre exécutoire. Cet acte juridique sera signifié au débiteur par voie d’huissier. Le créancier peut alors saisir les sommes concernées ou les biens du client débiteur.

Le recours à un professionnel de recouvrement

Pour gagner du temps dans les démarches, vous pouvez utiliser un logiciel de recouvrement ou confier le recouvrement des créances à des professionnels du domaine. Trois professions sont habilitées à s’occuper de cette procédure :

  • les cabinets de recouvrement de créances ;
  • les avocats : ces professionnels du droit peuvent essayer de convaincre le débiteur de payer spontanément ou bien vous représenter devant une juridiction ;
  • les huissiers de justice.

Grâce à la digitalisation, il existe actuellement des start-ups de droit en ligne qui offrent des services dématérialisés en recouvrement de créances. Passer par ces legaltechs vous permet d’encaisser les factures impayées dans le plus bref délai.

Les conditions pour enclencher un recouvrement de créances

Le recouvrement de créances est une procédure encadrée par la loi. Quelques prérequis s’imposent pour pouvoir enclencher cette démarche.

L’incontestabilité de la créance

Une créance peut faire l’objet d’une réclamation si et seulement si elle est certaine. Le créancier doit alors prouver son existence de façon à ce que le débiteur ne puisse pas la contester.

C’est pourquoi il est indispensable de formaliser chaque transaction par des documents tels qu’un contrat signé, un devis, un bon de commande, une facture, etc. Des témoignages et des écrits informels peuvent également faire office de preuve.

Si aucun document n’atteste l’existence de la créance, le recouvrement des impayés risque de ne pas être validé.

La convertibilité de la créance

Pour qu’un dû soit réclamable, il doit être mesurable et convertible en devises. On ne peut donc procéder au recouvrement d’un bien immatériel. 

En pratique, le montant exact de la créance doit être déterminé au préalable. Il doit figurer sur la facture. Cette obligation permet d’effectuer une saisie proportionnée à la valeur de la créance lors du recouvrement de celle-ci par le biais d’une saisie conservatoire ou exécutoire.

L’exigibilité de la créance

Une créance est dite exigible lorsque le créancier peut exiger son paiement. Concrètement, ce dernier ne peut lancer le recouvrement des factures impayées que lorsque le délai de paiement accordé au client arrive à son terme. La dette a donc une date d’exigibilité à laquelle elle doit être remboursée. La créance devient exigible au-delà de cette échéance.

Il faut toutefois ne pas tarder à entamer la procédure de recouvrement, car celle-ci peut être compromise en présence d’un délai de prescription de facture. Il s’agit d’une durée au-delà de laquelle le créancier ne peut plus saisir la justice pour demander une procédure d’injonction de payer. Le recouvrement doit donc être enclenché entre la date d’exigibilité de la créance et la prescription de la facture.

La facturation des frais de recouvrement

En cas de recouvrement amiable, la loi interdit au créancier de réclamer des frais de recouvrement à un client particulier. La facturation de ces frais à un débiteur est sanctionnée de 300 000 euros d’amende et de deux ans d’emprisonnement. Le créancier doit alors supporter les divers frais inhérents à la relance, la mise en demeure, l’envoi d’une lettre recommandée, l’intervention d’un huissier à titre amiable.

Le créancier peut toutefois exiger le remboursement des frais de recouvrement si ceux-i ont été engagés suite à la mauvaise foi du débiteur. Il doit donc saisir le juge d’exécution et prouver que le client n’a jamais eu l’intention de payer. S’il obtient gain de cause, il peut demander au juge d’attribuer au débiteur le paiement des frais de recouvrement amiable créances.

En cas de recouvrement judiciaire, le créancier peut exiger à son client le remboursement des frais qu’il a engagés. D’ailleurs, s’il obtient gain de cause, la partie perdante est dans l’obligation de supporter les frais occasionnés par le procès (rémunération des experts judiciaires, émoluments des officiers ministériels, droits de plaidoirie, frais de traduction des actes…).

Lorsque le débiteur est un professionnel, le créancier a le droit de lui réclamer une indemnité forfaitaire de 40 euros et des pénalités de retard.

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