Convocation d’une AG dans une SCI : Quelles sont les règles et délais à respecter ?

Le gérant d’une société civile immobilière (SCI) est tenu de consulter les associés sur les initiatives qui touchent la gestion de l’entreprise. Il doit alors convoquer ces derniers à une assemblée générale pendant laquelle les résolutions seront soumises au vote. La convocation des associés à une AG dans une SCI doit suivre le formalisme prévu dans les statuts. Il convient de respecter ces règles pour ne pas encourir la nullité des décisions prises. Le présent article vous en dit plus sur le sujet.

Qui est habilité à convoquer une assemblée générale de SCI ?

Les associés de la SCI sont libres de désigner dans les statuts la personne habilitée à convoquer une assemblée générale. En l’absence de disposition spécifique, cette responsabilité revient au gérant de la société.

Par ailleurs, un associé a le droit de demander au gérant d’organiser une assemblée générale s’il souhaite débattre sur un point relatif à la gestion de la société civile immobilière. Dans ce cas, il doit notifier le dirigeant de la SCI en lui adressant une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce dernier doit alors planifier une réunion pour consulter les adhérents ou ajouter le sujet de discussion à l’ordre du jour du prochain AG. Dans le cas où le gérant de l’entreprise garde le silence plus d’un mois, l’associé peut demander au Président du tribunal de grande instance de nommer un mandataire pour convoquer l’assemblée générale.

Comment convoquer les associés de la SCI ?

La convocation des associés à une assemblée générale doit respecter le formalisme prévu dans les statuts sous peine d’annuler les résolutions prises au cours de la réunion. Il convient donc de définir les points suivants au moment de rédiger les statuts lors de la création de la société civile immobilière :

  • la personne compétente pour convoquer une assemblée générale (gérant, associé, etc.) ;
  • le mode de convocation ;
  • le délai de transmission de la convocation ;
  • les sanctions en cas de non-respect des règles.

En ce qui concerne le mode de convocation, celui-ci peut prendre deux formes : envoi d’une lettre écrite ou oral.

Convocation écrite

La convocation à une assemblée générale dans une SCI peut se faire par écrit. C’est d’ailleurs préférable pour parer les éventuelles contestations sur la validité des décisions prises. De ce fait, il est conseillé d’envoyer la lettre de convocation par courrier recommandé avec accusé de réception. 

Il convient au gérant de la société de joindre à cette lettre :

  • une liste des décisions soumises au vote (modification des statuts, transfert du siège social de la société, augmentation ou réduction du capital social, etc.) ;
  • un rapport de gestion et d’activité de la SCI s’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire ;
  • les documents de l’entreprise qui sont utiles aux associés pour pouvoir décider sur la question (documents comptables, comptes rendus techniques, comptes sociaux, etc.). 

Par ailleurs, la lettre de convocation doit indiquer les informations essentielles concernant la réunion : la date, l’heure, le lieu de l’assemblée, l’ordre du jour.

Les statuts de la société peuvent aussi prévoir l’utilisation des moyens de télécommunication à distance pour convier les associés de la SCI aux assemblées. 

Convocation verbale

La convocation à l’assemblée générale d’une SCI peut être communiquée verbalement et sans délai. Cela, à condition que tous les associés de la SCI soient présents ou représentés à l’assemblée générale.

Bien que le non-respect des modalités de convocation soit un motif de nullité des décisions, la délibération reste valable si les associés sont tous présents ou représentés à la réunion.

L’obligation de convocation de tous les associés de la SCI à l’assemblée générale

Il est impératif d’inviter tous les associés de la SCI à assister à l’assemblée générale. Si un membre n’a pas été convié à la réunion, les décisions votées lors de l’AG risquent d’être annulées. Cela, même si l’associé est minoritaire et que sa participation n’aurait pas influencé les votes.

Quand envoyer la convocation d’une assemblée générale ?

La lettre de convocation doit être transmise aux associés au plus tard 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale de la SCI. Les participants ont ainsi le temps de réfléchir sur l’objet de la réunion et de consulter les documents relatifs aux décisions à prendre lors du rassemblement.

Ce délai de 15 jours court à compter de la date d’envoi de la lettre recommandée, sans inclure la date de la réunion. De ce fait, si la convocation est expédiée le 1er du mois, l’assemblée générale peut avoir lieu le 16 du mois.

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