Exercice social : L’essentiel à connaitre sur les règles et obligations

Tous les ans, l’entreprise doit présenter une série d’obligations comptables et administratives pour les établissements publics d’entreprise : dépôt de bilan comptable de l’exercice clos, méthode comptable de suivi de résultat sur la situation nette de l’entreprise, inventaire physique, comptes annuels, etc. Ces données sont appréciées au cours d’une période (qui correspond à une année civile) nommée exercices sociaux ou exercices comptables. La date de fin d’exercice doit d’ailleurs être stipulée dans les statuts de la société.

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Exercice social : de quoi s’agit-il ?

Les exercices comptables désignent le cycle d’activité de l’entreprise. Il sert de référence pour le calcul des impôts (impôt sur les sociétés/impôts sur le revenu) et taxes, l’établissement du résultat, des comptes annuels (du 1er janvier au 31 décembre de l’année selon les principes généraux)… permettant de déterminer la situation nette de l’entreprise.

Selon l’article L. 123-12 du Code de commerce, toute personne physique ou morale qui exerce une activité économique doit :

  • Procéder à l’enregistrement en comptabilité générale des mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise
  • Contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur comptable des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise
  • Établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice comptable au vu des enregistrements en comptabilité générale et de l’inventaire physique.

La durée de l’exercice comptable

L’exercice social dure 12 mois. Cela permet à l’administration fiscale de faciliter la régularité des contrôles et des perceptions d’impôt (impôt sur les sociétés/impôts sur le revenu). Toutefois, ce délai peut être plus court ou plus long à titre exceptionnel :

  • Lors du 1er exercice social : généralement, il est plus long, mais ne doit pas dépasser 24 mois
  • En cas de changement de date de clôture d’exercice en cours de vie sociale
  • Lors du dernier exercice social : dans ce cas, il peut être plus court.

L’exercice comptable est d’une importance capitale dans la mesure où elle contient les faits économiques marquants de l’entreprise dès son 1er exercice social. Ces faits (bilan comptable, comptes annuels, etc.) seront ensuite utilisés à titre d’utilité de méthode comptable. De ce fait, il doit être mentionné dans les statuts au moment de la création de l’entreprise.

La date d’ouverture et de clôture de l’exercice social

Ces dates sont laissées au libre choix de l’entreprise, même si le plus souvent il commence au 1er janvier et se termine par un exercice clos le 31 décembre de l’année. Cela ne veut pas dire pour autant qu’elles seront choisies au hasard. En effet, elles peuvent avoir un impact sur la fiscalité de l’entreprise et notamment sur la valeur vénale des immobilisations financières ou de la valeur comptable des immobilisations corporelles/immobilisations incorporelles. Par ailleurs, la date de clôture doit correspondre à la nature de l’activité de l’entreprise pour pouvoir avoir une bonne aperçue de la situation financière des exercices antérieurs (stock, matières premières, bénéfices industriels et commerciaux…). Quelle que soit la date de clôture choisie, assurez-vous qu’elle corresponde à une période calme pour l’entreprise. Ainsi vous aurez tout le temps nécessaire pour préparer vos comptes annuels des exercices antérieurs pour les établissements publics qui les demandent : bilan comptable, inventaire physique, compte annuel, etc.

Les professions libérales titulaires de bénéfices non commerciaux doivent cependant clôturer leurs exercices le 31 décembre. En outre, en cas d’activité saisonnière, le décalage de la clôture est indispensable.

La date de clôture de l’exercice comptable peut être modifiée temporairement ou définitivement en cours de vie par une modification des statuts. Néanmoins, cette décision de modification ne se fait pas sans suivre quelques formalités. Il faut noter qu’un professionnel en entreprise individuelle peut modifier librement la date de clôture de son exercice social.

Bon à savoir : il est préférable de choisir une date de clôture qui correspond à un trimestre civil. Par ailleurs, elle doit être fixe.

Modification de l’exercice social

Il se peut que l’entreprise modifie la date de clôture de son exercice comptable en cours d’année lors d’une assemblée générale pour être compatible avec son évolution et sa situation financière. Mais attention, cette décision de modification peut avoir des répercussions sur les mandats en cours des administrateurs, des membres du conseil et des commissaires aux comptes (cas des SA).

Comment modifier l’exercice social ?

  • Réunir les associés à une assemblée générale extraordinaire (pour constater de la valeur vénale des immobilisations financières, immobilisations corporelles, etc.)
  • Déposer le procès-verbal de modification de l’exercice social au greffe du tribunal de commerce du lieu du siège social.
  • Dans le cas d’une SA et d’une SARL, procéder à une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés dans le mois qui suit l’assemblée générale extraordinaire
  • Publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales selon les principes généraux et si l’avis publié à la création de l’entreprise mentionnait la date d’ouverture et de clôture de l’exercice comptable.

Les pièces à fournir

  • Deux exemplaires du PV d’assemblée générale certifiés conformes par le représentant légal
  • Deux exemplaires de la modification des statuts, datés et certifiés conformes par le représentant légal (sauf si la modification est temporaire)
  • Un formulaire M2 dument rempli et signé
  • Éventuellement une procuration en original du représentant légal s’il n’effectue pas lui-même les démarches.

Il est à préciser que la liste des pièces à fournir varie d’un greffe du tribunal de commerce à un autre.

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