Facture d’association : intérêt, modalités de rédaction, modèle

Qu’est-ce qu’une facture d’association et quel est son intérêt dans ses activités ?

Document à la fois commercial, comptable et juridique, les factures jouent un rôle important dans toute transaction financière.

En effet, elles se montrent comme la matérialisation de toute prestation ou d’un paiement effectué par un professionnel ou par un particulier.

Une facture d’association se présente comme la preuve d’un accord à la suite d’un échange de biens ou de services entre une association et une entreprise, un entrepreneur ou un particulier, ou bien entre deux associations à une date donnée.

Contrairement au devis qui s’effectue en amont d’une vente, la facture est délivrée à la fin d’une opération commerciale ou lors d’une livraison.

Bien que les textes relatifs aux associations de loi 1901 mentionnent la nature désintéressée de celles-ci, la réalisation d’offre de service ou la vente de produits en vue de leurs différents projets n’est pas proscrite.

D’un autre côté, la facture d’association permet également une gestion plus transparente des activités de l’organisation du fait de sa matérialisation. Elle se montre donc cruciale dans un cadre fiscal et juridique. Du côté de la loi, l’omission d’une facture de la part d’une association peut entrainer au paiement de conséquentes pénalités. Cette dernière a alors intérêt à posséder son propre modèle de facture.

Dans quels cas une association doit-elle délivrer une facture ?

Concrètement, dès que les recettes annuelles des activités d’une association dépassent le seuil des 72 000 euros, sa gestion n’est plus jugée comme désintéressée. Elle entre ainsi dans une gestion plus entrepreneuriale et doit être déclarée légalement, puis se soumettre aux impôts, dont la TVA. À partir de ce moment, selon l’article L 441-3 du code de commerce, une association est tenue de faire une émission de facture dans les cas suivants :

• Quand un paiement d’acompte a été effectué ;
• Lorsque l’acheteur est une personne physique soumise à la TVA ;
• Quand l’acheteur est une personne morale ;
• Dans le cadre d’une vente à distance, d’une vente aux enchères publiques ;
• Lors d’une vente directe par les exploitants agricoles ;
• Ou simplement quand l’acheteur le réclame.

Une association peut par ailleurs donner une facture lors d’une adhésion, la vente de biens ou les prestations de service à un particulier.

Cependant, la facture n’est pas nécessaire si la vente ne concerne que des marchandises et que les clients de l’association ne sont formés que par des personnes particulières. Cela est aussi valable lors des activités sans contrepartie comme les dons. Dans certains cas, la délivrance d’une facture peut être mentionnée en amont dans les statuts d’association lors de sa création, mais aussi peut être mentionnée dans un contrat commercial.

Quelles sont les modalités de rédaction d’une facture d’association ?

Qu’elle soit imprimée ou manuscrite (ce qui arrive rarement), une facture d’association doit être réalisée en deux (2) exemplaires : l’un remis à l’acheteur et le deuxième conservé comme pièce d’archive dans la comptabilité de l’association.

Pour disposer d’une validité, certaines mentions obligatoires doivent figurer dans une facture d’association. Entre autres :

• Le nom de l’association et son adresse ;
• Le nom de l’acheteur et son adresse ;
• Le numéro individuel de TVA de l’association (si elle en possède) ;
• Le numéro individuel de TVA de l’acheteur domicilié dans un autre pays de l’Union européenne ;
• La mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les associations exonérées ;
• Le numéro de la facture : un numéro unique et en continu ;
• La date de la facturation : c’est la date de la réalisation du service, la date de la vente ou une date postérieure dans le cas d’une facturation en fin de mois ;
• L’objet de la facture : vente de produit ou offre de service (détailler l’offre si aucun devis préalable n’a été effectué afin d’éviter tout contentieux) ;
• Le prix unitaire hors-taxe, la mention de la TVA si elle est applicable ;
• Les différents remises, promotions, rabais ou ristournes ;
• Le prix final à payer ;
• Le délai de paiement de la facture ;
• Les pénalités, les sanctions de retard applicables ;
• Les modalités de paiement ;
• Les procédures de recouvrement ;
• Les coordonnées bancaires de l’association pour un éventuel un virement.

Certaines mentions spécifiques à certaines catégories de biens doivent également être prescrites dans une facture d’association dont :

• Le montant de l’éco-participation DEEE pour l’achat d’équipements ou de produits électroniques ou de meubles ;
• La durée de garantie de conformité ou son existence pour les catégories de biens mentionnés dans l’article D211-1 du Code de la consommation acheté par un particulier (les contrats à distance ou hors établissements sont exclus) ;
• Le montant de la RCP (Rémunération pour Copie Privée) pour l’achat d’un support d’enregistrement.

Quelles sanctions risquent les associations en cas d’erreur dans les factures ?

À l’instar des entreprises commerciales, les associations sont soumises à des pénalités dans le cas d’un oubli ou d’un défaut dans l’émission d’une ou de plusieurs mentions obligatoires dans la rédaction d’une facture d’association.

L’organisation pourra être soumise à plusieurs amendes et pénalités selon les cas. Pour chaque information oubliée ou fausse par exemple, l’organisation paiera 15 euros par erreur (le total de l’amende ne doit pas dépasser le taux de 15 % du montant de la facture).

Lors d’une omission d’une mention obligatoire, l’association risque jusqu’à 75 000 euros d’amende ou bien 50 % du montant de la facture.

En cas d’absence alors que la facture doit être obligatoire, soit lors de l’émission d’une facture fictive ou d’une fausse facture, la pénalité est de 50 % de son montant réel. Il est donc primordial de faire attention à la création de cette facture ainsi que la rédaction des mentions obligatoires afin de ne pas omettre tous les points importants.

Quels outil ou modèle choisir pour la création d’une facture d’association ?

Pour l’établissement d’une facture, une association dispose de plusieurs solutions et de modèles de facturation à sa portée. En fonction des personnalisations à apporter et le format recherché, elle peut utiliser :

• Un modèle de facture sans TVA gratuit sous Word ;
• Un tableur Excel ;
• Un logiciel de facturation ;
• Un programme de gestion intégré.

Très complets et très faciles à utiliser à la fois pour les entrepreneurs, les professionnels ou les associations, ces modèles les aident dans toutes leurs activités quotidiennes.

Les factures peuvent être gratuites ou bien payantes en fonction de leur concepteur. Et selon les fonctions plus ou moins avancées, certains vont même au-delà de la simple fonction de facture et de note.

Par ailleurs, certaines vous offrent un espace de stockage important pour vos opérations comptables.

Elles peuvent également recourir à un entrepreneur dans la création de leur modèle de facture.

Pour dénicher le modèle de facture qui convient à chaque association, il suffit alors d’effectuer quelques recherches sur internet et de s’adapter aux actualités législatives concernant les associations. Il ne reste plus qu’à faire le bon choix d’une facture d’association.