Faire sa comptabilité en ligne : Les avantages

Moindre coût, accessibilité des données comptables, sécurité des données… la comptabilité en ligne offre de nombreux avantages aux professionnels. Raison pour laquelle son utilisation s’est démocratisée ces dernières années, notamment auprès des TPE et des PME. Plus généralement, qu’est-ce que la comptabilité en ligne et qu’offre-t-elle vraiment ? Les réponses dans les lignes qui suivent. 

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Comptabilité en ligne, Qu’est-ce que c’est ? 

Il s’agit d’un logiciel de compta en ligne qui permet de tenir sa comptabilité sur Internet. L’entreprise ne l’achète pas auprès du fournisseur, mais le loue via un système d’abonnement mensuel ou annuel.

La comptabilité en ligne est effectuée en mode SaaS (software as a service) ou en mode ASP (le logiciel est directement relié au cloud). Les données ne sont pas stockées dans l’ordinateur de l’entreprise, mais hébergées dans le serveur du fournisseur. 

Pourquoi faire sa comptabilité en ligne ? 

Dès sa création, une entreprise, dépendamment de sa forme juridique, est soumise à des obligations comptables. Toutefois, certaines ne sont pas toujours évidentes, notamment si l’entrepreneur ne connaît rien à ce domaine ou s’il n’a pas les moyens d’engager un comptable en interne.

Si la comptabilité en ligne est aussi populaire, c’est parce qu’elle offre plusieurs avantages

Accès facile et rapide 

C’est l’un des plus grands avantages de la comptabilité en ligne. Le logiciel étant loué par l’entreprise, il n’est pas installé dans le serveur. Ainsi, chaque utilisateur (comptable, expert-comptable ou dirigeant) peut consulter ou saisir des données comptables sur le logiciel depuis n’importe quel appareil connecté, et ce n’importe où (au bureau, à la maison ou lors des déplacements professionnels).  

En somme, pour utiliser un logiciel de comptabilité en ligne, il suffit d’avoir une connexion Internet et un support informatique (PC, ordinateur portable, tablette ou même smartphone). Gain de temps garanti !

Facilité d’utilisation

Pas besoin d’avoir de grandes connaissances informatiques pour manipuler le logiciel.

Ergonomique et intuitif, il offre une bonne prise en main. De plus, on peut réaliser plusieurs actions à partir d’un seul tableau de bord :

  • Importer des documents ;
  • Saisir des données comptables ;
  • Établir des devis ;
  • Éditer et gérer les factures : celles-ci comportent automatiquement toutes les informations obligatoires afin que l’entreprise soit en conformité avec la loi ;
  • Gérer les notes de frais ;
  • Établir les comptes annuels ;
  • Faire les déclarations fiscales ;
  • Visualiser en temps réel le résultat de l’entreprise, les comptes-clients, les inventaires, etc. 

Par ailleurs, aucune mise à jour n’est nécessaire, car c’est l’éditeur du logiciel en ligne qui s’en occupe quotidiennement. 

Une fois de plus, la comptabilité en ligne permet de bénéficier d’un gain de temps considérable.

Synchronisation bancaire

La plupart des logiciels de comptabilité ligne ont un agrégateur bancaire agréé par l’ACPR-Banque de France.

Ainsi, il est synchronisé avec le compte bancaire de l’entreprise. Ce qui évite les saisies manuelles puisque la banque transmet automatiquement au logiciel toutes les dépenses et les recettes de l’entreprise. 

Par ailleurs, c’est la comptabilité en ligne qui prend en charge le rapprochement bancaire. Cette fonctionnalité permet d’avoir une comptabilité sans erreur et qui reflète la réalité de l’entreprise. 

Une comptabilité sans erreur et à jour

La saisie automatique des données et l’importation automatique des données bancaires permettent d’avoir des indicateurs de suivi de l’activité mis à jour ainsi que l’état de la situation financière de l’entreprise en temps réel. 

Grâce à des informations à jour, les risques de doublons ou d’erreurs sont limités, voire éliminés. 

Par ailleurs, la comptabilité en ligne permet un meilleur suivi des paiements et des retards. 

Des offres adaptées aux besoins et au budget de toutes les entreprises 

Les logiciels en ligne sont proposés sous forme d’abonnement mensuel ou annuel selon l’éditeur. Les abonnements varient selon différents critères tels que :

  • Le nombre d’utilisateurs ;
  • Les services inclus ;
  • Les fonctionnalités ;
  • Etc. 

Ainsi, il est possible d’externaliser l’ensemble de la comptabilité (offre tout compris) ou seulement une partie. 

Sécurité des données

Comme dit plus haut, les données ne sont pas stockées dans l’entreprise, mais sur les serveurs du fournisseur. Ce mode stockage permet d’éliminer les vols et les pertes de données

En effet, les fournisseurs mettent tout en œuvre pour sécuriser les données, notamment une double authentification. Plus généralement, les utilisateurs doivent s’authentifier par mail et par mot de passe avant d’accéder aux données. 

Toutefois, pour bénéficier de cette protection des données optimale, il est conseillé de faire le bon choix de logiciel. Entre autres, le serveur doit être implanté en France ou en Europe et respecte les normes européennes de sécurité les plus récentes. 

Des coûts abordables

Les logiciels de comptabilité en ligne sont disponibles à la carte avec un coût de départ relativement faible. Chaque service complémentaire est ensuite facturé un à un. De ce fait, il est important de définir les besoins de son entreprise avant de souscrire à un abonnement. 

Par ailleurs, les coûts des mises à jour sont compris dans l’abonnement et en cas de résiliation du contrat, il n’y a pas de frais supplémentaires.  

Destinée aux petites et moyennes entreprises qui n’ont pas les moyens de faire appel à un comptable en interne, la comptabilité en ligne est accessible dès 50 € par mois. Grâce à la dématérialisation, la plupart des tâches sont automatisées Ce qui permet à la comptabilité en ligne de proposer des coûts réduits. 

Communication facile avec l’expert-comptable

En effet, plus besoin de se déplacer au cabinet du professionnel pour lui donner les dossiers. Il a directement accès à la comptabilité en ligne. Ainsi, l’entrepreneur comme l’expert-comptable ne perdent pas de temps à extraire et à importer les données. 

La communication est d’autant plus facilitée si l’entreprise travaille avec un cabinet d’expert-comptable en ligne.

Le mot de la fin

Grâce à la comptabilité en ligne, la gestion comptable d’une TPE ou PME est facilitée et fiable. De plus, cette solution permet de gagner du temps sur plusieurs points. Ce qui permet à l’entrepreneur de se consacrer à son cœur de métier et à ses objectifs. 

La comptabilité en ligne est proposée en différentes gammes avec un prix initial relativement faible. Ainsi, il s’adresse à toutes les PME, quels que soient leurs besoins et leur budget. 

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