Les créances clients sont l’une des raisons de faillite de nombreuses entreprises françaises. En chiffre, elles représentent 25 % des dépôts de bilan. Rien qu’en 2019, les impayés se chiffraient à quelque 16 milliards d’euros pour l’ensemble des sociétés.
Pour les professionnels, le recouvrement créances constitue un enjeu de taille. Malheureusement, il s’agit d’une tâche longue et fastidieuse qui ne garantit pas toujours le paiement des arriérés. Afin d’optimiser le recouvrement des impayés et accélérer le règlement, il est conseillé d’utiliser des services de recouvrement en ligne. Aujourd’hui adoptés par de nombreux professionnels, ces outils se montrent efficaces dans l’administration des moins-perçus.
Concrètement, quels sont leurs avantages ? Comment les choisir et quels sont les meilleurs logiciels ? Les détails dans cet article.
Quelles sont les procédures de recouvrement en France ?
Une facture qui reste impayée après sa date d’échéance peut faire beaucoup de mal à la trésorerie de l’entreprise. D’autant plus si cette dernière comptait sur cet argent pour payer ses fournisseurs ou ses charges.
Pour récupérer l’argent, la structure doit réaliser plusieurs formalités.
La relance à l’amiable
C’est la première étape pour recouvrer un impayé. Elle consiste à rappeler manière simple le partenaire de ses obligations de payer en envoyant un courrier accompagné de la facture impayée.
Cette lettre peut être simple ou recommandée avec accusé de réception. Elle rappelle le montant de la créance ainsi que la date prévue pour s’acquitter des dettes. Par ailleurs, elle peut également mentionner les possibles poursuites en cas de non-règlement immédiat de la dette.
La mise en demeure
Cette procédure est une dernière tentative avant la mise en marche d’une procédure en justice.
Il s’agit d’une lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au débiteur par le service de recouvrement interne, par une société spécialisée ou par un huissier. Dans le premier cas, elle doit comporter les informations suivantes :
- La date ;
- Les coordonnées du débiteur ;
- Les coordonnées de la structure ;
- La demande de règlement ;
- Le délai d’acquittement.
Par ailleurs, elle doit mentionner le terme « mise en demeure ».
Dans les autres cas, le courrier doit comporter certaines mentions plus spécifiques.
Le contentieux
Si malgré une approche à l’amiable, vous ne récupérez toujours pas votre dette, le professionnel doit porter l’affaire devant la justice pour récupérer son dû.
L’ordonnance d’injonction de payer
Il est possible de demander une ordonnance d’injonction de payer. Il s’agit d’un acte judiciaire qui permet d’obtenir l’acquittement forcé de sa créance. Celle-ci est soumise à quelques conditions :
- La demande doit être adressée au tribunal de commerce du siège social du débiteur.
- Elle doit en outre provenir d’un contrat ou d’une obligation statutaire mentionnant la somme de la créance. Ou alors d’une lettre de change, d’un billet à ordre ou de l’acceptation d’une cession de créances professionnelle.
Cette procédure est rapide pour se faire payer par les clients débiteurs pour les dûs inférieurs à 4 000 euros. Toutefois, le débiteur peut faire opposition à l’injonction sur motif de montants trop élevés ou marchandises défectueuses par exemple. Il est donc important de bien préparer le dossier avant de s’y engager.
Le référé-provision
Il s’agit d’une autre procédure judiciaire pour simplifier le recouvrement de créances en France grâce à une décision du juge.
Le référé-provision doit provenir du créancier et justifier l’existence de la créance (contrat, devis, etc.). Il se fait par voie d’assignation, rédigée par un avocat et signifiée par un huissier.
Si lors de l’audience, le juge accepte le dossier et adhère à la demande, il rend une ordonnance d’exécution provisoire dans les 15 jours à 1 mois.
À noter que cette procédure n’est pas applicable si le partenaire est en redressement ou en liquidation judiciaire.
L’assignation au fond
Cette procédure est utilisée lorsque le total des arriérés est très élevé. Pour cela, il faut demander à un huissier de contraindre le créancier à comparaître devant la justice. Le juge statuera en fonction du dossier et des pièces justificatives qui lui sont fournies.
Attention, l’assignation au fond coûte de l’argent et demande du temps.
Et si l’on faisait appel à des logiciels en ligne ?
Ces dernières années, la technologie a permis aux entrepreneurs français de mieux gérer certaines tâches récurrentes comme le recouvrement grâce à un logiciel dédié.
Le logiciel de recouvrement est un outil bien pensé qui permet de suivre en temps réel le délai de règlement de chaque facture. Lorsque celui-ci est dépassé, un processus de relance est mis en place automatiquement afin d’obtenir le règlement.
Aujourd’hui, bon nombre de professionnels utilisent ces outils révolutionnaires pour optimiser le management de leurs impayés. Et pour cause, le recouvrement est une tâche chronophage qui n’apporte aucune valeur ajoutée à la structure si elle ne se fait pas payer.
Les avantages offerts par les outils de recouvrement sont nombreux. Certes, elles ne remplacent pas les logiciels de comptabilité, mais viennent en complément afin de réduire significativement le taux des retards de paiement.
Une meilleure gestion
Ces outils permettent de mieux gérer les créances tout en étant autonomes (leur pilotage est effectué par le personnel interne de l’entité). Ils offrent des services complets qui facilitent le recouvrement.
Ainsi, un tableau de bord offre une vision globale de l’état de la trésorerie. Par ailleurs, il est possible de créer une alarme pour les factures qui ne sont pas encore réglées. Lorsqu’un tiers dépasse le délai prévu, l’on est immédiatement averti.
En outre, ces outils permettent d’enregistrer les informations sur les clients débiteurs : nom, coordonnées, encours, les rappels et autres recours pour recouvrir les moins-perçus, litiges, etc. Tout en offrant un processus de recouvrement efficace. Chaque profil est analysé afin de connaître leurs habitudes et ainsi leur offrir de meilleures solutions pour le règlement de leurs arriérés. À terme, cela permet de réduire les litiges et les actions en justice qui rompent les collaborations de longue durée. Du reste, les logiciels proposent un process de résolution des litiges.
Enfin, ils permettent d’anticiper les défaillances des tiers grâce à une analyse de leurs comportements.
La garantie de recouvrement des créances
Comme tout le processus est automatisé, les risques d’erreurs sont réduits, voire éliminés. En effet, il faut savoir qu’un rappel de règlement peut être source de litiges lorsqu’elle est erronée.
Grâce à ce type de logiciel, l’état des impayés est visible par tous les départements concernés via un reporting par email. De ce fait, il n’y a plus de vérification manuelle à réaliser ou encore d’étapes à réaliser pour se faire payer. En fonction des exigences de la société, le rappel se fait par SMS ou email.
En outre, lors du règlement de ses dettes, le débiteur peut le faire sur internet grâce à un module de paiement en ligne. L’acquittement se fait ainsi plus vite et de manière plus efficace.
Enfin, grâce à un calendrier des délais de règlement, l’entrepreneur peut estimer l’argent qu’il va recevoir et mettre en place de manière plus efficace un plan d’investissement ou de financement adapté.
Amélioration de la productivité de la société
En digitalisant le processus de recouvrement et de rappel, ces outils permettent aux différentes directions (commerce, finance, crédit management, etc.) de se concentrer sur des tâches plus utiles et réellement importantes.
Un gain de temps et un coût maîtrisé
Comme vu précédemment, obtenir le règlement de ses créances se fait par étape dont chacune entraîne un coût. Notamment, si le processus aboutit à un contentieux.
L’utilisation d’un tel service élimine la sollicitation de prestataire externe tel qu’un huissier de justice, un avocat, un cabinet de recouvrement… ou encore l’envoi de courrier à chaque débiteur. Un email groupé permet d’informer tous les intéressés de leurs dûs avec envoi automatique des factures en pièce jointe. Cela offre un gain de temps précieux pour le professionnel qui se déleste de toutes les démarches (rédaction de lettres, réunion des dossiers, etc.). Un temps qu’elle peut utiliser pour se consacrer à ses activités. Les coûts sont ainsi réduits et mieux maîtrisés.
Comment choisir son logiciel de recouvrement ?
Présentant de nombreux avantages pour les professionnels, les logiciels pour gérer les créances se sont développés au fil des années. Ils offrent de plus en plus de fonctionnalités afin de faciliter au maximum cette tâche.
Pour choisir le meilleur logiciel, il est important de prendre en compte certains éléments.
Les fonctionnalités
Un bon logiciel propose diverses fonctionnalités répondant aux besoins des professionnels. À ce titre, il doit permettre de :
- Définir un processus de recouvrement adapté à la structure.
- Choisir une segmentation client spécifique ;
- Automatiser les rappels par email et par courrier :
- Proposer des modèles de mails prédéfinis pour un envoi plus rapide ;
- Proposer un tableau de bord qui offre une visibilité globale des retards et des délais de paiement ;
- Mettre en avant les arriérés non payés pour optimiser la résolution des contentieux et des litiges ;
- Insérer automatiquement les pénalités de retard dans les factures impayées ;
- partager
- Déléguer la mission avec un recours à l’amiable ou à des procédures judiciaires.
Par ailleurs, il doit pouvoir être relié au logiciel de comptabilité. Cela permet d’envoyer automatiquement les données des débiteurs du premier vers le second en quelques secondes.
Le type de programme
Ces outils peuvent être une interface web ou un outil à installer directement sur l’ordinateur. Dans tous les cas, leur utilisation se fait par abonnement SaaS ou par l’achat d’une licence.
Avec un abonnement SaaS, l’on n’a pas besoin de faire des manipulations pour mettre à jour le logiciel, car cela se fait de manière automatique. En outre, l’installation ainsi que la prise en main sont faciles et rapides. Par ailleurs, l’utilisation du logiciel nécessite une seule connexion. Toutefois, ce point implique que les données sont stockées dans un cloud. Il est donc possible à une personne maîtrisant l’informatique d’accéder à ces informations sensibles.
À contrario, le logiciel en interne offre une sécurité accrue. Effectivement, en achetant une licence, l’on a à sa disposition un logiciel qui lui est dédié. Les données saisies sont ainsi uniquement accessibles via le logiciel.
Les offres
Certains logiciels se spécialisent dans le recouvrement de petites sommes (moins de 5 000 euros). Au contraire, d’autres sont destinées aux gros montants.
Le choix dépendra ainsi de la taille de la structure et du montant de ses encours.
Le prix
Celui-ci varie d’un fournisseur à un autre. Plus le logiciel est performant, plus il coûte cher.
En tout cas, quel que soit celui qui est choisi, il est important de le tester afin de s’assurer qu’il est adapté aux besoins de la société. Mais aussi pour vérifier l’ergonomie et l’intuitivité de l’interface ainsi que la facilité d’utilisation du logiciel. Dans ce cas, choisir un logiciel offrant un délai d’essai gratuit est recommandé.
Top 3 des meilleures solutions de recouvrement de créances en France
Compte tenu des produits qu’ils offrent, de leurs fonctionnalités et de leur ergonomie, voici les trois meilleurs logiciels de recouvrement en ligne.
MyCreance
MyCreance est un logiciel intelligent créé par Teddy Yekpe, un spécialiste en recouvrement de créance. Il s’adresse à tous les types d’entreprise, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Et permet de recouvrer tous les types de facture : factures commerciales, chèques sans provision, les chèques civils, etc.
MyCreance propose plusieurs fonctionnalités :
- Suivi des créances avec un tableau de bord indiquant le total des retards de règlement, le total des litiges, etc.
- Suivi des encours grâce à des indicateurs clés.
- Surveillance client à partir du numéro Siret.
- Différents modes de gestion des échéanciers.
- Rappels personnalisables en fonction de chaque typologie de débiteurs.
- Différents canaux de relance pour un règlement rapide et efficace : SMS, courrier, email, fax et appel téléphonique.
- Historique des relances : appel, email, courrier, litige, échéancier, etc.
- Prévisions de trésorerie en temps réel et à l’euro près avec un module gestion des promesses et des règlements.
- Divers scénarios de résolutions de litiges : à l’amiable, judiciaire, etc.
- Etc.
MyCreance propose une Offre Basic à 99 euros par mois si l’engagement est annuel. Avec un engagement mensuel, le prix est de 118 euros par mois. Un essai gratuit de 15 jours est offert.
Upflow
Upfolow est une solution de recouvrement qui s’adresse principalement aux PME ayant de grands volumes de factures à gérer. Il propose divers outils qui permettent d’optimiser le suivi de la facturation en temps réel : tableaux de bord, indicateurs financiers et délais de règlement.
Par ailleurs, il permet également d’automatiser la tâche grâce à des plans de relance personnalisés, des canaux de rappel adaptés et des interlocuteurs impliqués.
Enfin, divers moyens de paiement en ligne sont accessibles aux débiteurs pour régler leurs arriérés plus simplement et plus rapidement : carte de crédit, prélèvement automatique ou virement bancaire.
Upflow promet une réduction jusqu’à moins 50 % des impayés et un délai plus rapide de l’ordre de 20 à 40 %.
Ce logiciel est proposé en trois formules d’abonnement :
- Grow à 440 euros par mois à destination des entreprises dont le chiffre d’affaires est de 3 millions d’euros par an.
- Scale à 880 euros par mois pour les structures réalisant un chiffre d’affaires de 6 millions d’euros par an.
- Entreprise sur demande de devis pour celles réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 6 millions d’euros par an.
My DSO Manager
Gérer les impayés constitue le service principal proposé par My DSO Manager. Ce logiciel permet de personnaliser la relance en fonction du profil du client. Il s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grands groupes internationaux.
Ce que propose My DSO Manager ?
- Analyse des comportements de chaque débiteur.
- Création d’un agenda de relance personnalisé pour chaque débiteur.
- Envoi automatique d’emails personnalisables.
- Maîtrise du risque client.
- Administration des devises multiples.
Les deux formules d’abonnement :
- Premium (3 utilisateurs au maximum) à partir de 99 euros hors-taxes par mois.
- Personnalisé (nombre illimité d’utilisateurs) accessible par devis. Le tarif de base est de 250 euros hors-taxes par mois.