Adobe Sign

Si Adobe est surtout connu pour ses solutions orientées PAO, vidéo et design, saviez-vous que la société proposait également des solutions pour les entreprises avec l’outil Adobe Sign ? C’est son service de signature électronique, disponible dans 30 pays de par le monde. L’e-signature tend à s’imposer dans le quotidien des entreprises de nos jours ; et en plus, elle possède le même statut que la signature manuscrite. Pourquoi donc ne pas tout digitaliser aujourd’hui ?

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Adobe Sign, c’est quoi exactement ?

Adobe Sign est un outil qui permet de réaliser des signatures électroniques. Signer des documents pourra ainsi se faire en ligne, à tout moment, via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Pour ce faire, il vous suffit d’enregistrer une image de votre signature et de le sauvegarder dans votre appareil ; ou bien de dessiner instantanément votre signature via votre terminal au moment venu nécessitant l’émargement. Adobe Sign, c’est aujourd’hui plus de 8 milliards d’e-signatures effectuées par toute sorte d’entreprises. Un tel engouement s’explique du fait que l’e-signature est une solution efficace, rapide et innovante. Elle représente de nombreux avantages que nous allons citer plus bas.

Notre que pour utiliser Adobe Sign, il suffit d’aller directement sur leur site web et de vous créer un compte. Il est aussi possible d’intégrer l’outil à vos logiciels de bureau.

Pour qui est destinée cette solution ?

Adobe Sign est la solution idéale pour les entreprises, peu importe leur taille, qui souhaitent une transition digitale réussie. La signature électronique convient à tout secteur d’activité.

  • Services financiers (banques, assurances, etc.)
  • Ressources humaines
  • Secteur commercial (société de distribution, petits commerçants, etc.)
  • Secteurs de l’éducation (universités, etc.)
  • Santé et médecine (hôpitaux, laboratoires, etc.)
  • Secteur juridique (cabinet de notaire, avocat, etc.)

Chaque domaine a sa propre utilisation de la signature électronique. Pour conclure des ventes ou pour valider une facture, pour effectuer un achat, pour améliorer la relation client/entreprise, pour valider les contrats de travail, etc. Ces types d’outils possèdent d’innombrables fonctionnalités.

Quel est le prix d’Adobe Sign ?

La formule pour les PME

C’est une offre destinée aux petites entreprises de 1 à 9 utilisateurs. Normalement, l’abonnement coûte 41,99 € par licence par mois et 503,86 € par licence par an. Mais au vu de la situation actuelle, Adobe accorde une remise de 40 % pour les nouveaux abonnés, et ce, jusqu’au 31 décembre 2020. Cette offre est valable dans tous les pays ayant accès à Adobe Sign.

Le tarif est donc modifié à 25,19 €/licence/mois et 302,26 € annuellement. Cette formule requiert un engagement prépayé de 1 an et sera automatiquement résiliée au tarif normal au moment de son échéance.

L’offre inclut les fonctionnalités de base d’une plateforme de signature électronique, soit :

  • les signatures en masse
  • la personnalisation et le branding
  • les notifications automatiques
  • la gestion des utilisateurs
  • la création de formulaires à signer sur votre site web

Cette offre pour les PME permet la transaction de 150 documents à signer par an par utilisateur. Si vous estimez que votre entreprise dépasse un envoi de 150 transactions, pensez à la seconde formule proposée par Adobe.

L’abonnement Business et Entreprises

Cette formule est destinée aux grandes entreprises. Le tarif se fera uniquement sur devis après une prise de contact avec un commercial Adobe Sign. C’est une solution complète de signature électronique. Il est à préciser que l’estimation se fera selon le nombre d’utilisateurs de l’outil et le nombre de transactions prévues par l’entreprise.

En plus des fonctionnalités de bases d’une plateforme e-signature, la formule business inclut :

  • les intégrations Adobe Sign
  • l’API Adobe Sign
  • les workflows
  • une authentification avancée
  • des services en relation avec les tâches administratives

Quels documents sont pris en charge par Adobe Sign ?

Grâce à Adobe Sign, vous pouvez signer des fichiers générés sous Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint ou encore Adobe PDF.

Vous avez également la possibilité de signer des images sous les formats. tif, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp et. png.

Adobe Sign prend en charge les fichiers texte (.txt), WordPerfect (. wp), rich text (.rtf) et même les fichiers web (. htm ou .html).

Plus qu’un simple outil de collecte de signatures

Adobe Sign facilite grandement la signature des documents. L’outil permet d’obtenir rapidement les émargements des différents signataires, mais pas que ! Adobe Sign permet également :

  • D’assurer le suivi des signatures grâce à des notifications instantanées (consultation, échéance, partage, etc.).
  • De conserver un historique horodaté des différents accords.
  • D’annuler des documents déjà signés.
  • De télécharger une copie d’un accord.

Adobe Sign pour créer des rapports

Si avant, vous jongliez entre plusieurs outils (Microsoft Word, convertisseur de documents, téléchargement du fichier à signer dans la boîte mail, etc.) avant de transférer le document aux signataires, Adobe Sign permet de tout réunir en un seul endroit : création et modification de documents PDF et signature électronique des documents.

L’outil dispose d’une bibliothèque regroupant des modèles de documents et des modèles de champs de formulaire. Ces templates prédéfinis sont réutilisables et modifiables à tout moment.

Dans le cas d’Adobe Sign, il serait pratique de désigner une seule personne pour se charger de la création, de la gestion et de la mise à jour des différents modèles : c’est l’administrateur de documents. Cela permet aux utilisateurs de ne pas se perdre lorsqu’ils recherchent un exemple en particulier.

Un outil avec d’innombrables avantages

Signer des documents à tout moment

L’e-signature est destinée à être une solution instantanée. Avec Adobe Sign, vous avez la possibilité de signer des documents, peu importe où vous vous trouvez. Dans votre bureau, dans votre jardin ou même à la plage, du moment que vous avez à portée de main un terminal disposant d’un navigateur web et d’une connexion internet, vous pouvez utiliser cet outil. Un seul clic sur le lien du document à signer suffit et apposez ensuite votre signature. Cette instantanéité est surtout avantageuse pour les situations urgentes nécessitant une validation rapide.

Facilité d’utilisation pour une opérationnalité immédiate

Adobe Sign est extrêmement facile d’utilisation. En mode Saas ou API, les signatures électroniques via l’outil se réalisent en quelques clics et en quelques minutes. Il permet de faire des envois massifs de divers documents à plusieurs personnes. Le remplissage des documents se fait automatiquement : cela évite de feuilleter chaque page, de chercher les cases à remplir, etc.

Un outil compatible avec des systèmes et des applications courantes

La signature avec Adobe Sign peut être intégrée depuis de nombreux applications et logiciels de bureaux que les entreprises utilisent souvent durant leur quotidien : Microsoft 365, SharePoint, Dynamics, Salesforce, Box, Google Drive.

L’e-signature : économique et écologique

Adobe Sign permet à une entreprise de gagner du temps et de l’argent. Du temps, car elle est libérée des signatures physiques qui sont chronophages. De l’argent, puisqu’elle est affranchie de l’achat des cartouches d’encre pour l’imprimante et la photocopieuse, mais également du coût de la consommation électrique de celles-ci.

Par ailleurs, cette solution s’inscrit dans une démarche de préservation de l’environnement, car l’entreprise utilise moins de papier grâce à la dématérialisation.

Adobe Sign : légal et sécurisé

La signature électronique n’a pas moins de valeur qu’une signature manuscrite : toutes les deux possèdent la même valeur légale ! En utilisant Adobe Sign, restez serein, votre entreprise évitera toute sorte de sanctions pour validation de documents. L’outil est soumis aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes : RGPD, ISO 27001, FedRAMP, SOC 2, etc. Adobe Sign garantit votre mise en conformité à 100 %.

Afin d’empêcher toute tentative de falsification et autre cas douteux concernant les signatures, optez pour une double identification des signataires. Il est en effet possible pour l’outil de réclamer au préalable une authentification via une pièce d’identité officielle aux signataires avant émargement.

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