Universign : Avis sur cette solution de signature électronique

Universign en bref

Universign compte plus de 6 000 clients répartis dans plus de 190 pays, dont des noms connus comme AXA, SFR, la Commission européenne et le Conseil d’État. La plateforme totalise par an plus de :

• 20 millions de signatures électroniques
• 120 millions d’horodatages
• 60 millions de cachets

En plus, c’est un Tiers de Confiance qui permet de signer à distance des documents conformément à la réglementation européenne. Universign vous offre également la possibilité d’ajouter un bouton « signer » à votre site e-commerce.

Comment fonctionne la signature électronique chez Universign ?

Si vous optez pour la solution de signature en ligne Universign, vous aurez besoin d’un appareil ayant accès à internet. Un ordinateur, un smartphone ou une tablette font idéalement l’affaire. Notez que vous n’aurez aucun logiciel à installer. Pas besoin non plus de lecteur de carte ou d’une clé USB : la procédure s’opère entièrement sur la plateforme en ligne.

Lorsque vous avez un document à signer et à faire signer par des clients, des partenaires ou des collaborateurs, vous devez dans un premier temps charger le document PDF à signer sur Universign. Puis, saisissez les noms de tous les signataires. La troisième étape consiste à indiquer à ces derniers la partie du ou des documents où apposer leur signature. Par la suite, vous pouvez envoyer ces documents.

Après cet envoi, chaque signataire est invité par email à signer le ou les documents depuis la plateforme Universign. Cette invitation se traduit par un lien hypertexte permettant d’accéder à la page de signature et de visualiser les documents concernés. Universign s’assure également que vous avez pris connaissance du contenu de ceux-ci. Cela s’effectue à travers un recueil de consentement formalisé sous la forme d’une case à cocher. Ensuite, les signataires reçoivent par SMS un code d’authentification à renseigner sur la plateforme. Enfin, vos clients, partenaires et collaborateurs peuvent signer les documents.

À l’issue de la procédure de signature électronique par l’ensemble des partis, les documents signés vous seront envoyés par email. Vous pouvez aussi les retrouver sur votre espace client.

Dans quels cas recourir à cette solution de signature électronique ?

Universign est un outil de signature numérique qui répond à une multitude d’usages. Cette solution s’utilise notamment dans divers secteurs d’activité :

• Assurance
• Banque
• Immobilier
• Industrie

De même, Universign a tout son intérêt dans différents départements de votre entreprise :

• Équipe commerciale
• Ressources humaines
• Service marketing
• Service achat finance

Essentielle au processus de contractualisation, la signature électronique se révèle aujourd’hui incontournable dans le monde entrepreneurial et le paysage institutionnel. Raison pour laquelle Universign a édité sa solution en mode SaaS éponyme.

Les types de documents qu’il est possible de signer avec Universign

Voici une liste non exhaustive des documents que vous pourrez faire signer avec Universign :

• Bons de commande et devis
• Contrats de location (voitures, logements…)
• Contrats commerciaux, partenariats, etc.
• Bulletins d’adhésions, PV d’assemblées générales…
• Accords de confidentialité
• Contrats de vente
• Contrats de travail
• Bons de livraison

Les avantages à opter pour la plateforme

En optant pour Universign pour la signature de vos documents de manière électronique, vous profiterez de nombreux avantages.

Une sécurité plus poussée qu’une signature à la main

La sécurité d’une signature électronique s’avère effectivement plus efficace que celle d’une signature classique. La première comptant dans ses composants, une empreinte numérique du document original.

Ainsi, comme chaque signature se voit protégée par un cachet d’inviolabilité, toute modification sur l’empreinte numérique (intégré en permanence au document) se détecte rapidement. De plus, les documents signés présentent un historique des modifications effectuées depuis la première signature.

La possibilité de faire signer des documents même en étant à l’autre bout du monde

Avec un document manuscrit à signer, un délai plutôt long peut passer lorsque les parties se trouvent dans différentes locations : quartiers, villes et même pays. Pour avoir des papiers signés, il faut alors les envoyer via un service postal et attendre leur retour…

Par contre, avec la solution Universign, il se montre plus que facile de faire signer des documents à plusieurs signataires localisés dans différentes parties du globe. Un gain de temps précieux !

Un suivi en temps réel

Autre point positif à adopter Universign : le suivi en temps réel des documents à signer. Entre autres, il est possible de voir depuis un tableau de bord où en est l’avancement du processus de signature numérique.

Dans le cas où un signataire aurait par exemple oublié d’apposer sa signature, Universign peut lui adresser une notification de rappel.

La dématérialisation

Les avantages d’Universign s’étendent aussi sur différents plans et domaines. On peut citer la réduction des coûts liés à l’impression des documents et leur acheminement. Il y a également l’archivage des documents qui se fait de manière dématérialisée, ce qui optimise leur traçabilité et la maitrise des risques financiers associés.

Les tarifs de l’offre Universign

Universign propose 4 packs aux tarifs (hors taxes) suivants :

• 49 € avec un pack 25 signatures
• 97 € avec un pack 50 signatures
• 189 € avec un pack 100 signatures
• 899 € avec un pack 500 signatures

Le contenu des packs

Chacun des packs est valable pour une année et comprend :

• Une authentification par SMS
• L’horodatage qualifié eIDAS et inclus dans chaque signature
• Un nombre illimité d’utilisateurs
• Une conservation à valeur probante des documents
• Une signature simple et avancée
• L’absence de frais de mise en service
• Un service d’assistance
• Une attestation de signature et fichier de preuve
• Un service d’assistance à la carte
• Le choix du niveau de signature