Comment fixer l’ordre du jour d’une AG d’association ?

Vous avez sans doute remarqué qu’à chaque réunion, un planning des sujets à aborder doit être suivi pour le bon déroulement de celle-ci : c’est l’ordre du jour. Et lors d’une assemblée générale d’association de loi 1901, ce document prend encore plus d’importance, car il encadre toute la rencontre. Découvrez alors dans les prochaines lignes tout ce qu’il faut savoir sur l’ordre du jour d’une assemblée générale d’association.

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Ordre du jour ? De quoi s’agit-il vraiment ?

Pièce rédigée mentionnant l’ensemble des points à aborder lors d’une réunion ou d’une assemblée générale, l’ordre du jour se présente comme la balise pour le bon déroulement d’un atelier de discussion. En quelque sorte, c’est le programme de la réunion. Il relève tous les points que les membres de l’association auront à débattre. Et pour éviter les confusions ou les résolutions inutiles, voire les oublis, il est toujours plus judicieux de mettre en place une bonne organisation à travers ce document. D’ailleurs, cela explique pourquoi il n’y a pas de modèle prédéfini. Pour plus d’efficacité, communiquez ce dossier en amont de votre assemblée générale pour que tous les participants puissent préparer tous les documents y afférents et leurs arguments. Il doit être accompagné par la convocation à votre AG ordinaire ou extraordinaire. L’élaboration d’un ordre du jour contient plusieurs avantages, car il :

  • Communique en amont le déroulement de l’assemblée générale ;
  • Fixe les sujets de discussion abordés par le président et des adhérents ;
  • Permets aux membres de l’association de se préparer aux différents débats et d’y participer activement ;
  • Facilite la préparation des différents documents relatifs aux thèmes à aborder ;
  • Prépare les membres sur les points susceptibles d’adoption de résolution.

En somme, l’ordre du jour permet d’encadrer le bon déroulement d’une assemblée générale d’association.

L’ordre du jour d’une Assemblée Générale d’association est-il indispensable ?

Contrairement au conseil du personnel ou du CSE qui obligent l’établissement d’un ordre du jour, aucune loi ne stipule le caractère impératif de ce document pour les associations. Cependant, la règlementation exige la tenue d’une assemblée générale pour toutes les associations de loi 1901, notamment lorsqu’elles reçoivent des subventions ou des dons supérieurs à 153 000 euros, mais aussi lors de sa dissolution. Alors, si la mise en place d’un ordre du jour figure dans les statuts ou les règlements intérieurs, il se doit d’être impérativement respecté.

Convocation, ce qu’il faut savoir

L’assemblée générale d’association vote uniquement sur des résolutions indiquées à l’ordre du jour. Raison pour laquelle son inscription à la convocation est capitale. Pour que chaque membre puisse s’organiser, prendre connaissance de chaque sujet et résolution, un délai de 15 jours minimum est requis entre l’envoi de convocation et la tenue de l’AG. Tout mode d’envoi est valide dès lors que cela est conforme aux statuts de l’association :

  • Affichage
  • Voie postale (lettre ordinaire ou lettre recommandée)
  • Courrier électronique
  • Sur le site internet de la structure
  • Presse
  • Etc.

Afin d’éviter tout malentendu ou annulation de l’assemblée générale, l’inscription du délai et du mode de convocation dans les statuts est vivement recommandée.

Qui décide et qui peut inscrire des points à l’ordre du jour d’une AG ?

En principe, le montage de l’ordre du jour relève des fonctions du secrétaire de l’association ou de son président. C’est uniquement à l’une de ces personnes qu’incombe cette tâche. En effet, c’est après une réunion des membres du bureau ou comité d’administration qu’il passe à la rédaction de ce programme. L’ordre du jour clair est ensuite arrêté conjointement par ces deux membres grâce à un émargement.

Comment ajouter un point à l’ordre du jour AG d’association ?

Il est important de noter que l’ordre du jour de l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) ne doit subir une quelconque modification après sa signature. Aucun point ni sujet ne peut être ainsi retiré ou ajouté.

Que dit la loi par rapport à l’ordre du jour ?

Généralement, chaque association est libre de définir dans ses statuts la mise en place d’un ordre du jour lors des assemblées générales. Néanmoins, pour une bonne organisation des réunions, les tribunaux ont mis établis certaines règles pour ceux qui décident d’opter pour ce programme. Elles concernent notamment sur :

  • Les sujets de délibération ou de vote : ils ne doivent pas être formulés de manière positive et négative à la fois pour éviter que l’élection ne soit pas portée à interprétation. Par exemple, « Nomination ou non de M. X au poste de trésorier » ;
  • L’ordre des points de discussion : elles doivent impérativement être respectées, aucune question prévue ne doit être écartée ;
  • Les votes : seuls les points inscrits à l’ordre du jour doivent être délibérés ;
  • La fin de la séance : cette dernière ne pourra prendre fin qu’une fois que tous les sujets de l’ordre du jour seront abordés.

Comment rédiger l’ordre du jour d’une Assemblée Générale d’association ?

Il n’y a pas de modèle tout prêt. Pour disposer d’un ordre du jour efficace, il est important de bien se référer aux statuts de l’association ou du règlement intérieur, mais aussi de mettre en place une organisation chronologique, spécialement lors d’une assemblée générale. Certains points importants doivent ainsi figurer dans ce programme, dont :

  • Le rapport moral du Président ;
  • Le rapport financier et approbation des comptes ou du budget ;
  • D’éventuelle élection ou renouvèlement des membres et des dirigeants ;
  • Le temps ouvert aux autres sujets ou « questions diverses ».

D’autre part, certains éléments peuvent également être mentionnés, comme :

  • L’objectif de la réunion ;
  • La date et le lieu de la tenue de l’assemblée générale d’association ;
  • L’horaire du début et de la fin de la réunion ;
  • Le temps accordé à chaque sujet de discussion ;
  • Le quorum à atteindre pour le déroulement et la validation d’un vote ou d’une résolution

Pour une bonne fluidité de votre document, il est important de hiérarchiser les sujets à aborder selon leur importance. Pour ce faire, vous pouvez le faire sous la forme d’une liste numérotée.

Soyez plus efficace pendant votre Assemblée Générale grâce à l’ordre du jour

Rédiger votre ordre du jour vous aide déjà énormément pour le bon déroulement de votre assemblée générale. Mais vous serez plus productif en suivant ces quelques consignes :

  • Respectez à la lettre votre ordre du jour : évitez les répétitions de discussions et tenez-vous à l’importance des sujets que vous avez mis en place ;
  • Conformez-vous à vos blocs de temps : l’idéal est de se fixer aux objectifs de temps que vous avez déterminé. Les autres sujets qui n’entrent pas dans votre programme peuvent s’effectuer à la fin de la séance ;
  • Nommez un membre pour prendre des notes : cette personne vous épaulera dans le recueil des questions, commentaires ou résolutions prises au cours de l’AG. Pour une participation de tout le monde aux débats, alternez les rôles ;
  • Effectuez un suivi après la réunion : à la fin de celle-ci, confrontez les notes à votre ordre du jour. Elles doivent contenir l’ensemble des décisions adoptées, les actions à mettre en œuvre et leurs échéances, sans oublier les questions non résolues au cours de l’assemblée générale de votre association. Ces notes vous faciliteront l’élaboration d’un procès-verbal.

Par ailleurs, l’envoi de la convocation avec l’inscription de l’ordre du jour sous un délai suffisamment tôt est évidemment la clé du succès de l’assemblée générale. À noter que même s’il n’est pas obligatoire, le procès verbal d’AG d’association est recommandé et devra reprendre l’ordre du jour.

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