Assemblée générale d’une association : Tout savoir

Toute association a intérêt à tenir une assemblée générale. Cet évènement offre une occasion aux dirigeants et aux membres de prendre connaissance des activités de la structure, de faire état de ses finances et de délibérer sur des points importants de sa vie. Sa tenue est donc capitale pour le bon fonctionnement de l’association. Voici l’essentiel à savoir sur l’assemblée générale d’une association.

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Est-il obligatoire d’organiser des assemblées générales dans une association ?

Aucun texte de loi n’oblige les associations à tenir régulièrement des assemblées générales.

Seules celles reconnues d’utilité publique, agréées par les ministères ou qui bénéficient de subventions publiques sont tenues d’organiser une telle réunion annuellement.

Dans les faits, il est nécessaire de réunir les adhérents de l’organisation au moins une fois par an. Ces rencontres sont essentielles au bon fonctionnement de la structure. Elles sont indispensables pour faire un bilan des activités réalisées au cours de l’année écoulée, discuter des projets à venir et prendre des décisions importantes relatives à la vie de l’association.

L’assemblée générale permet aux adhérents de :

  • approuver les comptes de l’association ;
  • voter les membres du conseil d’administration et du bureau ;
  • révoquer des dirigeants ;
  • déterminer le montant des cotisations selon le budget prévisionnel ;
  • donner quitus aux administrateurs ;
  • modifier les statuts ;
  • etc.

Les deux types d’assemblée générale d’association

À l’instar des entreprises, les associations peuvent procéder à deux types d’assemblées générales :

  • l’assemblée générale ordinaire (AGO) ;
  • l’assemblée générale extraordinaire (AGE).

L’assemblée générale ordinaire se tient régulièrement en vue de prendre des décisions relatives au fonctionnement de l’association. 

L’assemblée générale extraordinaire, quant à elle, est à caractère exceptionnel. Elle est organisée en cas de prise d’initiatives imposant la modification des statuts telles que le changement d’objet, de dénomination ou encore de modalités de gestion. Elle est aussi requise pour décider de la fusion ou de la dissolution de la structure associative.

Qui peut convoquer une assemblée générale ?

Pour connaître l’organe habilité à convoquer une AG, il convient de se référer aux statuts ou au règlement intérieur. Le plus souvent, il s’agit du président de l’association, du secrétaire général ou du conseil d’administration.

Si les statuts ne font pas mention de la personne pouvant initier une assemblée générale, cette responsabilité revient au président.

Quand convoquer une assemblée générale ?

Les assemblées générales ordinaires se déroulent annuellement. En général, elles se tiennent en mars ou en décembre selon les besoins de l’association. Chaque structure est libre de fixer la périodicité de l’AGO.

En ce qui concerne les assemblées générales extraordinaires, elles n’ont pas de calendrier précis. Les membres de l’association organisent une AGE lorsqu’ils doivent débattre sur des questions importantes relatives à la vie de l’organisation et qui ne peuvent attendre la date de l’AGO.

Quoi qu’il en soit, il convient de transmettre la convocation aux participants dans un délai prévu dans les statuts. En général, celui-ci va de 15 à 30 jours avant la date de l’AG.

Quelles sont les règles de fonctionnement d’une assemblée générale d’association ?

Pour que les assemblées générales se déroulent sans encombre, les fondateurs de l’association doivent prévoir dans les statuts juridiques les règles qui régissent ces réunions. Il convient d’y définir :

  • l’organe autorisé à convoquer des assemblées générales ;
  • le mode de convocation (courrier, voie orale, affichage sur panneau, email, etc) ;
  • la fréquence des rassemblements ;
  • les personnes qui peuvent assister à l’AG ;
  • le nombre minimum de membres requis pour qu’une demande d’AGE soit valide ;
  • le quorum ;
  • le temps de latence entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’AG.

Que doit comporter une convocation à une assemblée générale ?

Dans la plupart des cas, la convocation à une AG d’association s’effectue par écrit. Celle-ci est adressée aux membres par courrier, par email ou encore par affichage dans un journal. La lettre de convocation doit contenir quelques informations essentielles afférentes à l’assemblée générale. Il s’agit de :

  • la dénomination de l’association ;
  • la date de la convocation ;
  • la date et l’horaire de l’assemblée générale ;
  • le lieu ;
  • l’ordre du jour détaillé ;
  • la signature et l’identité de l’auteur de la convocation.

La convocation doit aussi être accompagnée de l’ensemble des documents qui permettront aux membres de disposer des informations sur les questions qui font l’objet de vote et de réfléchir aux résolutions à prendre.

Quid des conditions de quorum

Les fondateurs de l’association sont libres de prévoir les conditions de quorum dans les statuts de l’association. Ces dispositions doivent définir les personnes autorisées à assister à l’assemblée générale, celles qui ont le droit de voter ainsi que le nombre de personnes qui doivent y être présentes ou représentées pour valider les décisions.

À savoir que les statuts peuvent tout à fait exclure du vote les membres qui ne sont pas à jour dans le paiement des cotisations.

Comment se déroule une assemblée générale d’association ?

Une assemblée générale d’association se déroule en plusieurs étapes, à savoir :

L’émargement de la feuille de présence

L’AG d’association débute par la signature d’une fiche de présence. Celle-ci liste les participants à la réunion. Elle est utile pour connaître le nombre de personnes qui y sont présentes ou représentées par procuration. Elle permet ainsi de vérifier si les conditions de quorum exigées dans les statuts sont bien remplies. Dans le cas contraire, l’assemblée générale ne peut avoir lieu. D’ailleurs, si un membre se retire de la séance et que, par conséquent, le quorum n’est pas respecté, l’AG se trouve suspendue.

La désignation d’un président de séance

Élire un président de séance s’avère utile pour le bon déroulement de l’assemblée générale. Bien que la présence de ce dernier ne soit pas obligatoire, sa désignation est nécessaire pour garantir que l’AG s’opère conformément aux règles prévues dans les statuts. De même, cette personne a pour mission de diriger les débats, de gérer les prises de parole, de s’assurer du respect de l’ordre du jour et de rédiger un compte-rendu. 

Le rappel de l’ordre du jour

L’assemblée générale d’association vise à délibérer sur les questions mentionnées dans l’ordre du jour. Chaque point qui y figure doit donc être étudié au cours de la réunion des membres de l’organisation.

Ce débat est limitatif, c’est-à-dire qu’il n’est pas possible d’ajouter un élément qui n’est pas inscrit dans l’ordre du jour au dernier moment. Néanmoins, il est possible d’accorder un temps pour discuter sur des sujets de faibles importances pour la vie de la structure associative.

La présentation du bilan de l’année

La lecture de trois rapports aux membres constitue un point incontournable de l’assemblée générale d’association. Il s’agit du :

  • rapport d’activité qui fait le point sur l’avancement des projets associatifs ;
  • rapport financier qui présente une analyse du compte de résultat de l’association ;
  • rapport moral qui précise les perspectives de l’association et ses orientations sur les années à venir.

Si l’association fait intervenir un commissaire aux comptes, celui-ci donne lecture de son rapport. Ensuite, il approuve ou non la bonne gestion et la comptabilité de l’organisation en donnant ou non un quitus au trésorier.

Le débat

Après la présentation des différents rapports, il est temps d’ouvrir les débats sur les sujets énumérés dans l’ordre du jour. Chacun des participants peut poser des questions ou suggérer des solutions pour résoudre un problème rencontré par l’association. 

Le vote

À l’issue des discussions, les délibérations sont soumises au vote. Pour que cette étape se déroule bien, il convient de définir les modalités de vote dans les statuts, notamment le mode de scrutin (vote à bulletin secret, vote à main levée) et les conditions de majorité (absolue, relative, unanimité, qualifiée).

En principe, chaque adhérent dispose d’une voix. Cependant, il est possible que les statuts prévoient que :

  • certains membres disposent d’un droit de veto ou de voix prépondérante ;
  • d’autres n’auront qu’une voix consultative.

Cette façon de procéder permet d’assurer la prédominance des fondateurs ou des membres les plus actifs.

La rédaction d’un compte-rendu 

Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé d’établir un compte-rendu de l’assemblée générale d’association. En effet, ce document est indispensable pour justifier le respect des règles de tenue de l’AG en cas de contestation, et ainsi, de légitimer les résolutions prises. Par ailleurs, il doit être consultable à tout moment par les membres de l’association.

Le compte-rendu de l’AG reprend le déroulement des discussions, les questions diverses ainsi que le résultat des votes. Il doit ensuite être signé par le président de la séance pour être validé. Il peut ainsi faire valoir d’un procès-verbal.

La rédaction de ce document doit se faire avec minutie. S’il est mal rédigé, incomplet ou erroné, la délibération risque d’être annulée.

La clôture

L’assemblée générale d’une association se termine idéalement de façon conviviale. Il convient ainsi d’organiser un pot à la fin de la réunion afin de remercier les membres de leur participation. Ces derniers peuvent profiter de l’occasion pour échanger dans un cadre moins formel.

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