Dépenses engagées avant la création de la société : Comment les prendre en compte ?

C’est un fait ! Monter une société ne s’effectue en aucune façon au hasard. Cela passe en effet par de mures réflexions et une étude approfondie de son environnement. Mais également de l’évaluation des risques que ce type de projet implique ainsi que sa faisabilité. Outre les formalités à entreprendre, l’entrepreneur doit aussi penser aux nombreux frais auxquels il devra faire face. Et ce, que ce soit avant ou au moment de la formation de la structure, et bien sûr lorsque celle-ci démarrera son activité. Alors, une question se pose : comment prendre en compte les dépenses engagées avant la création de la société ? Dans l’état des actes accomplis pour le compte de l’entreprise en formation notamment.

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Dépenses engagées avant la création de la société : évaluer les frais d’établissement

Parmi les dépenses engagées avant la création de la société, les frais d’établissement sont à prévoir. Il s’agit en fait des dépenses qui couvrent tout ce qui se rapporte à la constitution de l’entreprise. Apport initial, rédaction des statuts (si recours à un professionnel), démarches administratives (insertion d’un avis de constitution, dépôt de marque, dépôt du dossier auprès du CFE, etc.)…, il ne faut rien négliger.

L’apport initial et les honoraires

Les associés d’une société ont effectivement l’obligation d’apporter leurs contributions lors de la création de la structure. Le montant de cet apport initial (en numéraire) dépend en tout cas du statut juridique de l’entreprise en cours de formation. Mais, en général, il faut prévoir au minimum 30 % du cout du projet. Vous devez pour cela vous référer à votre budget prévisionnel.

S’ils décident en plus de réaliser un apport en nature, solliciter les services d’un commissaire aux comptes est préférable. Dans ce cas, il convient d’inclure ses honoraires dans vos calculs. Selon la complexité de l’évaluation de cet apport, les honoraires du commissaire aux comptes peuvent aller de 800 euros jusqu’à des milliers d’euros. Il en va de même si vous comptez recourir à un professionnel (avocat, expert-comptable…) pour la rédaction de vos statuts. En effet, il convient de prévoir entre 800 euros et 1 000 euros d’honoraires.

Le stage de préparation à l’installation

Une fois votre apport initial calculé et les honoraires évalués, il faut intégrer également le cout du SPI dans vos dépenses. Pour les artisans, l’accomplissement d’une formation professionnelle avec un SPI est effectivement obligatoire avant leur immatriculation au Répertoire des Métiers. De fait, ils doivent disposer de l’attestation de suivi de stage pour pouvoir s’enregistrer. Bien évidemment, cette formation professionnelle n’est pas du tout gratuite. Son montant varie en fonction des départements, mais en général il faut compter environ 260 euros.

Les formalités d’immatriculation

La procédure d’immatriculation auprès du CFE compétent a bien entendu un cout, dont le montant diffère suivant qu’il s’agit d’une société commerciale ou d’une entreprise individuelle. Dans ce dernier cas, il est aussi primordial de tenir compte du caractère de l’activité exercée par la future structure : commerciale, libérale ou artisanale. Généralement, il faut envisager :

  • 25,34 euros pour l’immatriculation au RCS d’une entreprise individuelle commerciale
  • En moyenne 130 euros pour l’immatriculation au RM d’une entreprise individuelle artisanale
  • 25,19 euros pour l’immatriculation au Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) d’un agent commercial
  • 39,42 euros pour l’immatriculation au RCS (activité commerciale) et environ 130 euros pour l’immatriculation au RM (activité artisanale) des sociétés (SARL, SNC, SAS, EURL, sociétés civiles et SA)
  • Gratuit pour l’inscription à l’URSSAF pour une profession libérale et l’immatriculation au RCS des commerçants en microentreprise

En plus de ces frais de greffe (prix HT), il convient également de ne pas oublier les frais de publicité. En effet, la publication d’une annonce légale de constitution dans un journal officiel habilité situé dans le département de son siège social est une obligation légale. Là encore, le montant à payer dépend de plusieurs éléments, à savoir le département, le journal et la longueur du texte. Mais, vous devez débourser entre 200 euros et 250 euros.

Dépenses engagées avant la création de la société : les autres frais d’établissement

Le cas échéant, d’autres frais sont aussi à prévoir avant la création d’une société pour assurer sa mise en place effective. Il en est ainsi des frais de dépôt de marque (210 euros pour un dépôt en ligne et 250 euros pour un dépôt au format papier) et des droits d’entrée en franchise. Ces derniers dépendent d’ailleurs du réseau et du secteur d’activité :

  • Gratuit dans le secteur immobilier
  • En moyenne 10 000 euros dans le domaine de la distribution
  • Entre 20 000 euros et 55 000 euros dans la restauration rapide

À noter que les cotisations sociales pour la protection sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, assurance chômage ou l’indemnité journalière, les allocations familiales, les allocations chômage…) ne peuvent pas être calculées sur le résultat de l’entreprise lorsque celle-ci vient d’être créée. Même pour la protection sociale du gérant sous le statut d’assimilé salarié. Veillez cependant à commencer votre activité lors du premier jour d’un trimestre, car les cotisations sociales sont payées par trimestre sans tenir compte de la date exacte de création de l’entreprise : indemnité journalière, allocations familiales, allocations chômage… et aussi pour l’assurance maladie, l’assurance vieillesse, l’assurance chômage, etc. Le mieux serait de commencer les activités le 1er janvier de l’année civile, notamment pour simplifier vos opérations comptables et le calcul de votre impôt sur les sociétés ou de votre impôt sur le revenu fiscal, quelle que soit votre forme juridique. Sauf pour les activités saisonnières qui ne doivent pas forcément commencer le 1er janvier, notamment pour les activités qui ne collent pas avec l’année civile.

Vous renseigner auprès du réseau auquel vous souhaitez vous rattacher est néanmoins conseillé pour l’évaluation de ces droits. D’autant que ces derniers peuvent varier selon la forme juridique de la société, selon la nature de l’activité (activité commerciale, profession libérale ou artistique), du statut d’assimilé salarié ou de TNS…, et même de votre régime fiscal : impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu fiscal.

Les immobilisations incorporelles, corporelles et financières

Les immobilisations sont des investissements (supérieurs à 500 euros HT) qui vont intégrer le patrimoine de l’entreprise. Incorporelles, corporelles et financières, elles représentent également des dépenses engagées avant la création de la société. Elles jouent effectivement un rôle crucial pour le bon fonctionnement de la structure et le démarrage de son activité professionnelle. La loi et l’administration fiscale permettent d’ailleurs aux entreprises de faire ces acquisitions durables avant même leur immatriculation. Signature de contrats, ventes, achats peuvent ainsi parfaitement bien s’opérer.

Les immobilisations incorporelles

Comme leur nom l’indique, ces immobilisations n’ont pas d’existence physique. Elles correspondent aux biens immatériels qui vont servir durablement à la société. À l’instar des brevets et licences, logiciels, frais de recherche et développement, fonds de commerce et droit au bail.

Les immobilisations corporelles

Il s’agit de biens physiques destinés à la production ou à l’offre de biens ou de services. Acquisition (ou location) et aménagement du local commercial ou professionnel, achat de matériel informatique et bureautique, mobilier…, les immobilisations corporelles constituent aussi bien des dépenses engagées avant la création de la société que des charges liées à l’exercice de son activité professionnelle.

À noter que vous pouvez compter sur le remboursement des dépenses que vous avez engagées avant la création de l’entreprise en matière d’immobilisations corporelles et incorporelles. Mais uniquement pour les frais effectués 6 mois au maximum avant l’établissement effectif de la société. Pour les microentreprises et les entreprises individuelles, cela correspond à une déduction sur le résultat fiscal. Pour les sociétés assujetties à la TVA, la récupération de cette taxe sur les achats et dépenses réalisés avant l’immatriculation est possible.

Les immobilisations financières

Ces immobilisations correspondent aux actifs financiers comme le versement d’une caution, d’un dépôt de garantie, du premier mois de loyer, la souscription à une assurance

Établies avant que les statuts aient été signés, toutes ces immobilisations doivent en tout cas faire l’objet d’un enregistrement comptable pour leur prise en compte. Notamment dans le cadre de leur intégration dans l’état des actes accomplis pour le compte de la société en formation.

Bref, pour bien prendre en compte ces diverses dépenses, vous n’avez qu’à établir un tableau qui inclura tous les postes cités ci-dessus. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez les répartir suivant leur type (frais d’établissement, immobilisations…) et en détaillant dans chaque catégorie les dépenses effectuées. Ensuite, il ne vous restera plus qu’à les intégrer dans l’état des actes accomplis pour le compte de la société en formation. Annexé aux statuts, ce document doit indiquer la nature de tous les actes accomplis avant la signature des statuts, leur montant et le cas échéant leur auteur.

Bons à savoir

  • Les dépenses engagées avant la création de votre société dépendent avant tout de vos besoins et de votre situation personnelle.
  • Lorsqu’un état des actes a été établi, cette clause doit absolument figurer dans les statuts :

« Un état des actes accomplis à ce jour pour le compte de la société en formation, avec l’indication pour chacun d’eux de l’engagement qui en résulte pour la société, est annexé aux présents statuts. Cet état, dont les associés déclarent avoir pris connaissance, demeurera annexé aux présents statuts, dont la signature emportera reprise de ces engagements par la société lorsqu’elle aura été immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). »

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