Comptes annuels d’une SAS : Comment les déposer ?

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation pour les sociétés par actions, dont la SAS. Il s’effectue une fois par an, à chaque clôture d’exercice, à l’issue d’une assemblée générale (AG). Ainsi, l’objet du présent article est de permettre aux chefs d’entreprise d’obtenir une réponse aux questions suivantes :

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  • Quelles sont les obligations liées au dépôt des comptes d’une SAS ?
  • Quelles sont les pièces à fournir ?
  • Quel est le cout de la procédure ?

Déposer les comptes annuels d’une SAS : obligations

Faire approuver les comptes par les associés

Contrairement à ce qui est prévu pour l’approbation des comptes des autres types de sociétés, la loi ne fixe ni le délai de consultation des associés ni les modalités d’approbation des comptes d’une SAS. C’est ce qui différencie principalement cette forme juridique. La seule obligation consiste à consulter les associés en vue d’approuver les comptes annuels à déposer, quel que soit le moyen. Devant être convenue dans les statuts, la consultation peut se faire sur papier, par voie électronique ou par vidéoconférence.

Respecter les délais applicables pour l’obligation de dépôt

Au cas où la SAS n’a prévu aucune disposition par rapport au délai de consultation des associés, il est recommandé de respecter le délai habituel de 6 mois après la clôture de l’exercice, appliqué aux Sociétés à Responsabilité Limitée et aux Sociétés Anonymes. Entre autres, il est à rappeler que la convocation doit être faite au moins 15 jours avant la réunion, et l’organe qui s’en charge doit, encore une fois, être convenu dans les statuts. Par ailleurs, les sociétés anonymes ainsi que les sociétés en commandite par actions doivent également déposer un rapport du conseil de surveillance.

Une fois les comptes annuels approuvés, la SAS dispose d’un mois pour pour qu’ils soient déposés au greffe du tribunal du commerce. Ainsi, la SAS dispose de 7 mois après la clôture de l’exercice pour que les comptes annuels soient déposés au greffe. Si le dépôt des comptes annuels au greffe a été effectué par voie électronique, la société bénéficie d’un délai supplémentaire d’un mois.

À noter que les sociétés tenues de déposer leurs comptes annuels sont principalement :

  • les sociétés à responsabilité limitée
  • les sociétés par actions
  • les sociétés en nom collectif
  • les sociétés en commandite simple
  • les sociétés à responsabilité unipersonnelle (ou EURL)
  • les sociétés d’exercice libéral
  • les sociétés d’exercice à responsabilité limitée (ou SELARL)

Fournir des documents comptables de qualité

En effet, les documents comptables à déposer doivent être sincères, réguliers et présenter une image fidèle de la situation financière de l’entreprise. Le rapport du commissaire aux comptes est recommandé bien que ce ne soit pas obligatoire.

À noter que les sociétés d’exercice libéral ou les sociétés à responsabilité ne sont pas obligées de fournir le rapport du conseil de surveillance, seules les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions sont concernées pour ce document.

L’absence de dépôt est passible d’une amende et le président de l’entreprise peut même être poursuivi. Il faut fournir tous les documents dans ce rapport annuel (rapport des commissaires, etc.) afin d’assurer que les activités entreprises sont bien légales et respectent bien les dispositions légales.

La liste des documents à produire

Pour une SAS, les comptes annuels à déposer comprennent obligatoirement les documents suivants :

  • le bilan,
  • le compte de résultat,
  • les annexes comptables,
  • le procès-verbal de l’assemblée (proposition d’affectation et résolution d’affectation votée)

Le bilan contient l’ensemble des éléments d’actif et de passif de la société. Le compte d’affectation du résultat décrit les charges et les produits de l’exercice comptable écoulé. Et les annexes contiennent des informations complémentaires au bilan et au compte d’affectation du résultat.

Par ailleurs, les pièces facultatives sont :

  • le rapport de gestion du groupe (obligatoire si la SAS est cotée),
  • le rapport du commissaire aux comptes si ce dernier a été désigné.

Ce qu’il faut savoir sur l’obligation de dépôt au greffe

Premièrement, pour une SAS cotée en bourse et qui ne comporte qu’un associé unique (SASU), l’établissement d’un rapport de gestion du groupe n’est pas obligatoire sous réserve qu’elle remplisse les conditions suivantes :

  1. L’associé unique assume seul la présidence
  2. Et, à la clôture de l’exercice, elle ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants :
  • total du bilan : 1 000 000 euros
  • montant HT du chiffre d’affaires : 2 000 000 euros
  • nombre moyen de salariés permanents : 20

Deuxièmement, l’ensemble des documents doit être signé et certifié conforme par le représentant légal.

Troisièmement, si le dépôt se fait en ligne, les documents demandés doivent être fournis au format PDF (proposition d’affectation, résolution d’affectation, etc.), et la signature (uniquement du mandataire) se fait de manière électronique.

Déposer les comptes annuels : couts à prévoir

Le tableau suivant récapitule les frais de dépôt au greffe des comptes annuels. Que ce soit par correspondance, sur place ou en ligne sur le site d’Infogreffe.

Type de dépôtSur placePar courrierEn ligne
Émoluments du greffe*13,19 € 14,21 €
TVA2, 64 € 2,84 €
INPI5, 45 € 5,45 €
BODACC24, 20 € 24,20 €
Total45, 48 €44,48 €46,70 €

*Les émoluments du greffe incluent les frais postaux (par courrier) ou les diligences de transmission (en ligne).

Et, pour le tarif du certificat de dépôt :

Type de dépôtSur placePar courrierEn ligne
Coût1, 49 €2,23 €3,71 €

Pour le dépôt par courrier ou sur place, le chèque doit être libellé à l’ordre du greffe du tribunal de commerce concerné (ou tribunal d’instance). Quant au dépôt en ligne, le paiement s’effectue par carte bancaire.

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