Lorsque l’on est entrepreneur, la facturation est une obligation légale très encadrée. Elle peut rapidement devenir chronophage avec le développement de l’activité. Bien choisir son logiciel est donc essentiel pour éviter les erreurs et gagner du temps.
comparez les logiciels de facturation
comparerCinq critères essentiels lors du choix d’un logiciel de facturation
Parmi les critères au moment de choisir son logiciel de facturation pour auto-entrepreneurs, on peut en retenir cinq.
L’interface utilisateur
Quel que soit le logiciel, l’interface utilisateur doit être intuitive et fluide. Grâce à des menus bien pensés et des boutons bien visibles, vous devez trouver facilement les fonctions comme l’édition de devis ou la relance client. Un outil agréable à utiliser favorise par ailleurs la discipline en matière de tâches administratives et limite ainsi les risques de retard.
Les fonctionnalités
Un outil de facturation doit permettre l’édition de devis et de factures avec la personnalisation des couleurs, du logo et des mentions légales. Il offre également des fonctions de suivi des paiements, d’alertes en cas d’impayés, de relances, de gestion des avoirs, de connexion bancaire et d’export (CSV, PDF, etc.). Vous pouvez aussi trouver une section pour suivre le chiffre d’affaires et les bénéfices sur une période donnée. Certaines solutions proposent même des analyses financières détaillées, utiles pour anticiper les besoins en trésorerie.
La compatibilité avec les autres logiciels
Si vous utilisez d’autres outils pour la gestion de votre activité comme un CRM, pensez à vérifier la compatibilité avec le logiciel de facturation. La synchronisation des données limite les risques d’erreurs, évite les ressaisies et assure une cohérence globale de vos données. La possibilité de regrouper les données s’avère aussi très pratique pour le suivi de l’activité.
La mise à disposition de mises à jour par l’éditeur
Un éditeur fiable met à jour régulièrement ses logiciels. Cela permet d’améliorer les performances, de corriger les plantages ou de combler les failles de sécurité. Mais les mises à jour sont aussi l’occasion d’ajouter de nouvelles fonctions ou de s’adapter à l’évolution du cadre réglementaire. Un logiciel de facturation régulièrement mis à jour peut vous accompagner durant plusieurs années.
La conformité avec la réglementation
Devenir entrepreneur implique certaines obligations. Numéro unique, date d’émission, identité de l’entrepreneur ou mention adaptée selon le régime de TVA : voilà autant d’informations qui doivent apparaître sur une facture éditée par un auto-entrepreneur. Un logiciel efficace s’assure de leur présence pour garantir la conformité de chaque facture. Il émet des alertes en cas d’oubli ou d’incohérence. Cette conformité prévient les risques de pénalités de la part de l’administration fiscale.
Cinq erreurs courantes au moment de choisir un logiciel de facturation
Des auto-entrepreneurs commettent certaines erreurs lorsqu’ils sélectionnent leur outil de facturation.
L’outil trop complexe
Une erreur fréquente est de prendre un logiciel de facturation inadapté. Un auto-entrepreneur n’a pas les mêmes besoins qu’une grande entreprise comptant plusieurs centaines ou plusieurs milliers de collaborateurs. Il n’est donc pas nécessaire de s’équiper d’une solution très complète et trop complexe qui nuit finalement à votre productivité.
Le manque d’évolutivité
Une autre erreur consiste à ne pas anticiper un développement de son activité. Vous pouvez démarrer avec un client aujourd’hui et en avoir plusieurs centaines dans quelques mois grâce au bouche-à-oreille. Pensez ainsi à vérifier l’évolutivité de l’outil pour ne pas être limité par ses fonctions. La migration vers un nouvel outil est une source potentielle de stress et d’erreurs.
L’engagement sans tester la version d’essai
Au-delà de la présentation du logiciel sur un site internet ou une plaquette commerciale, n’hésitez pas à utiliser une période d’essai pour vous faire une idée concrète des capacités de l’outil et de sa simplicité d’utilisation. Il doit correspondre à votre manière de travailler.
Le fait de négliger la qualité du support client
En cas de difficulté à utiliser le logiciel de facturation ou de souci technique, la réactivité du support client est capitale. Aucun entrepreneur n’envisage de se retrouver dans l’embarras à cause d’un support client lent à répondre ou totalement absent. Un problème de facture peut en effet paralyser une activité ou causer des retards de trésorerie. Un bon support client n’est pas un bonus. C’est une assurance en cas d’urgence. L’accompagnement des utilisateurs se matérialise également sous la forme de fiches pratiques et de tutoriels vidéo.
Le fait d’ignorer la sécurité des données
Toute entreprise doit veiller à la sécurité des données personnelles qu’elle manipule. Or un logiciel de facturation utilise des informations comme le nom de l’entreprise, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail ou les coordonnées bancaires. Les mécanismes d’authentification et de chiffrage des données sont par conséquent des aspects à vérifier absolument. Une solution agréée est un gage de sécurité face aux risques de fraude et de piratage.
Quatre raisons d’utiliser un logiciel de facturation quand on est auto-entrepreneur
S’équiper d’un logiciel de facturation dès le lancement de votre activité fait toute la différence au quotidien et dans la durée.
Gagner du temps
Un logiciel de facturation est un véritable gain de temps, en particulier lorsque l’activité se développe. Vous disposez de modèles pour les devis et les factures. Vous avez accès à des automatisations comme les relances ou les calculs de TVA. Vous doter d’un outil efficace vous permet d’automatiser les tâches répétitives et de rester concentré sur votre activité.
Éviter les erreurs
Les erreurs de facturation nuisent à votre réputation et vous exposent à des pénalités pour non-conformité. Grâce à un logiciel, vous évitez les erreurs de calcul et de numérotation, ainsi que l’oubli des mentions obligatoires.
S’assurer d’être en conformité
À terme, toutes les entreprises, quels que soient leur statut juridique et leur taille, devront être en mesure de proposer la facture électronique. Anticiper cette évolution du cadre législatif vous permet une transition en douceur et vous assure d’être en conformité.
Inspirer confiance à ses clients et partenaires
Par rapport à un tableur, un logiciel permet d’éditer des documents avec un rendu professionnel sans approximation ni erreurs. Cette rigueur renforce votre crédibilité. Elle inspire confiance auprès de vos clients et partenaires.
