Comment choisir son logiciel de facturation ?

Pour des raisons de modernité, de commodité et de praticité, votre société doit choisir son logiciel de facturation. Cet outil est aussi l’idéal pour améliorer le suivi de vos ventes ainsi que votre image de marque. Toutefois, avec le grand nombre de logiciels existants sur le marché, il devient vite difficile de faire le bon choix. S’agissant d’une vraie pièce maîtresse dans votre système d’organisation, le logiciel de facturation doit d’ailleurs se choisir avec la plus grande minutie et le plus grand soin. L’erreur sera effectivement de jeter votre dévolu sur le premier outil qui tombe sous vos yeux. Du coup, comment choisir son logiciel de facturation ? Quels sont les meilleurs outils disponibles sur le marché ? Justement, nous vous disons tout à travers les lignes qui suivent.

Abandonner Excel et Word pour se tourner vers un logiciel de facturation

Nombreux sont les commerçants, les sociétés, les prestataires… qui se servent encore de Word et d’Excel en tant que système de facturation. À juste titre d’ailleurs, car ces outils offrent une certaine flexibilité qui leur permet de se faire apprécier par les professionnels pour la gestion des factures. Par ailleurs, l’utilisation de ces outils est à la portée de tout le monde. Mais encore, avec Word et Excel, il est possible d’automatiser certaines actions qui doivent être exécutées de manière chronologique. Pensant que ces outils conviennent à leur envergure et à leur activité, les entreprises ne veulent plus chercher ailleurs.

Et pourtant, en matière de facturation, Word et Excel deviennent de plus en plus obsolètes par rapport aux logiciels de facturation actuels. En effet, en vous servant de ces outils, vous n’êtes jamais à l’abri d’une erreur ou d’un danger potentiel. Les fautes de calcul et de cellules sont fatalement fréquentes. En outre, étant donné la rigueur des règles qui régissent la facturation, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs sur vos factures.

Mis à part le fait d’en finir avec les erreurs qui se glissent à votre insu dans vos calculs et dans les cellules de votre fichier Excel, les logiciels de facturation sont aussi de vrais moteurs de développement pour votre entreprise. De fait, ces outils proposent tant d’avantages qu’il serait tout simplement dommage de ne pas faire profiter votre entreprise de cette avancée technologique.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Lorsque vous vous serez rendu compte que Word et Excel ne vous conviennent plus pour la gestion de vos factures, le logiciel de facturation apparaîtra comme la solution à adopter. Mais, encore faut-il trouver l’outil qui fera l’unanimité. En effet, parce qu’aucun logiciel ne se ressemble, les risques de faire un mauvais choix sont nombreux. Ainsi, pour bien choisir, vous devez prendre compte de plusieurs critères. Qui plus est, il convient de faire le point sur vos besoins et vos méthodes de vente.

Identifiez LE logiciel qui vous permet de personnaliser vos factures

À l’instar de tous les documents émis par votre entreprise, vos factures reflètent également votre image de marque. Dans ce sens, vous devrez faire attention à ce que votre logiciel puisse proposer des factures contenant — à part les mentions obligatoires — des détails qui feront la différence. Il en est ainsi de votre logo et de vos couleurs. Par ailleurs, un logiciel qui vous permet de modifier le style de vos factures, d’y insérer les mentions légales et toutes les conditions de vente vous aidera à promouvoir votre renommée. En effet, une facture précise, personnalisée et professionnelle ne justifiera pas seulement vos transactions. Elles vous permettront aussi de mettre en avant la qualité de vos services et de vos produits. Évitez dès lors de jeter votre dévolu sur un logiciel fermé qui génère des factures ennuyeuses contenant à peine les mentions obligatoires.

Choisissez un logiciel qui vous permet de gérer plusieurs tâches à la fois

En effet, assurez-vous que le logiciel de facturation de votre choix vous offre assez de fonctionnalités pour vous permettre de mieux gérer vos ventes et vos prestations de services. Autrement dit, le logiciel idéal ne produira pas uniquement vos factures. Il saura également les classer, les archiver et les envoyer. Le tout de façon entièrement automatisée. Un tel logiciel réduira considérablement les oublis et les erreurs. D’autant que l’outil qui dispose de l’option « suivi des paiements » et qui permet de relancer automatiquement les impayés facilitera de manière efficace toute votre gestion et l’ensemble de votre organisation. En plus de vous permettre de gérer votre système de facturation de façon optimale, il vous aidera aussi à réduire les irrégularités de revenus qui causent la perte de tant d’entreprises.

Un logiciel qui offre une synchronisation bancaire

Lors des transactions à distance et de celles qui s’effectuent en monnaie étrangère, un logiciel qui dispose d’une option connexion bancaire rendra les démarches plus aisées. En effet, cela vous permettra de faire le rapprochement de vos comptes bancaires avec votre système de facturation. Réduisant ainsi les démarches, un logiciel équipé de cette option vous permettra de garder un œil sur vos mouvements bancaires.

Un logiciel conforme à la loi antifraude

Évidemment, le logiciel que vous aurez choisi devra suivre des règles de conformité si vous ne voulez pas avoir de soucis avec les autorités. Vous devez en effet tenir compte de la loi antifraude mise en vigueur en France depuis le 1er janvier 2018. Cette conformité est un point crucial à considérer, car l’utilisation d’un outil non certifié est punissable de 7 500 € d’amende. Si vous n’opérez pas de changement dans les 60 jours suivant le constat de la non-conformité de votre logiciel, vous risquez de payer une seconde amende du même montant. En fait, il s’agit de bien s’informer avant de fixer son choix sur un logiciel de facturation. Dans cette optique, vérifiez que ce dernier a passé la certification NF-525 ou la certification LNE.

Déterminer le type de logiciel qui convient

Avant toute chose, il faut savoir qu’un bon logiciel gratuit peut très bien vous convenir. Certains systèmes n’ont vraiment rien à envier aux logiciels de facturation payants. D’autre part, un logiciel payant ne veut pas forcément dire qu’il s’agit d’un outil sans faille. Ainsi, que le logiciel soit gratuit ou payant, cela importera peu. Tout dépendra de la qualité du service que propose votre fournisseur. Considérez tout de même le fait qu’un logiciel de facturation payant peut proposer plus de fonctionnalités qu’un outil gratuit. D’autant plus qu’il n’est pas rare de tomber sur des logiciels payants qui proposent des essais gratuits pendant une durée déterminée par le fournisseur. Vous pouvez également choisir en fonction de vos besoins un logiciel qui sera installé sur votre système informatique ou un logiciel de facturation en ligne.

Le logiciel de facturation dit « On premise »

Si vous souhaitez bénéficier d’une protection optimale de vos dossiers, ce type de logiciel vous conviendra. Il vous permet en outre de garder un œil sur l’état de vos ventes. Vous devrez alors procéder de temps en temps à la mise à jour du logiciel. Toutefois, parce qu’il sera installé sur votre ordinateur de travail et sur ceux de vos collaborateurs, vous ne pourrez avoir accès à vos données que sur votre poste de travail. De fait, toutes vos démarches de facturation se feront exclusivement dans vos locaux. Par conséquent, il s’agit d’un logiciel qui convient parfaitement aux commerçants qui vendent leurs produits dans leur boutique.

Un logiciel de facturation en cloud

Tout l’intérêt de ce type de logiciel réside dans le fait que vous pouvez faire vos transactions et délivrer vos factures là où vous avez accès à internet. Il s’agit d’un logiciel payant qui dispose de fonctionnalités. En tout cas, avant de le choisir, vous devez définir votre profil et vos besoins. Dans la plupart des cas, plus le nombre d’employés ayant accès au logiciel en cloud est grand, plus son prix sera élevé.

Comparer les logiciels de facturation pour mieux choisir

Ayant fait le point sur les critères de choix et sur le type de logiciel de facturation qui vous convient, vous pouvez à présent comparer les divers outils disponibles sur le marché. Cette comparaison vous permettra de vous positionner par rapport aux offres existantes. Chaque logiciel présente leurs propres atouts et faiblesses. Par conséquent, il convient d’analyser scrupuleusement toutes les offres avant de faire son choix sur un logiciel donné.

Pour vous donner un aperçu de ce à quoi vous attendre, voici une liste non exhaustive des logiciels les plus utilisés par les professionnels.

Sellsy

En plus d’éditer des factures personnalisées, le logiciel ERP Sellsy est muni d’un module CRM et d’un logiciel de comptabilité. Grâce à son caractère polyvalent, il est donc fort bien apprécié des équipes marketing, des commerciaux et de l’équipe comptable des entreprises. Par ailleurs, il offre l’opportunité de faire le suivi des dépenses et des créances. Mais encore, il permet d’automatiser les facturations récurrentes et de finaliser les transactions en un rien de temps. Il permet aussi de connecter les comptes bancaires avec les factures.

Factomos

Si vous êtes autoentrepreneur ou à la tête d’une TPE, le logiciel de facturation Factomos est celui qu’il vous faut. Facile à utiliser, ce logiciel payant propose des tarifs très intéressants. Par ailleurs, si jamais vous rencontrez des difficultés lors de son utilisation, vous pouvez bénéficier d’une assistance en ligne et de supports vidéos pour vous aider et vous conseiller.

Zervant

Les fonctionnalités de ce logiciel vous permettront d’optimiser votre système de facturation. Zervant est spécialement indiqué aux petites entreprises. Pour cause, il s’agit d’un logiciel gratuit qui vous offre l’opportunité d’établir des factures sous format papier, PDF et électronique. Il donne en plus la possibilité de choisir et d’éditer vos factures selon un grand nombre de modèles. D’autre part, grâce à ce logiciel de facturation, vous pourrez réaliser en toute aisance le suivi de vos créances et de vos commandes. Toutefois, pour pouvoir le faire, vous devrez alimenter votre base de données en ligne.

Evoliz

Simple et intuitif, le logiciel de facturation Evoliz est un outil tout-en-un aux multiples fonctionnalités. En effet, en plus d’être un outil de facturation, Evoliz intègre également un module CRM et un outil de comptabilité. Toutefois, vous pouvez parfaitement bien opter pour d’autres services supplémentaires proposés à la carte. Quoi qu’il en soit, son principal avantage réside dans sa formidable capacité à s’adapter aux évolutions de la législation. Vous pourrez également effectuer le suivi des notes de frais, des dépenses et des paiements. D’ailleurs, ce logiciel vous offre une synchronisation avec vos comptes bancaires.

Henrri

En termes de facturation, de comptabilité et de gestion, Henrri est un logiciel qui répond parfaitement aux besoins des TPE et des PME. Cet outil vous permet alors de produire des factures personnalisées qui peuvent contenir des textes libres, des images, votre logo… D’autre part, il s’agit d’un outil fiable pour sécuriser et stocker vos données. Obéissant à la loi antifraude, ce logiciel de facturation allie ainsi sécurité, facilité d’utilisation et personnalisation des documents.

Incwo

Le logiciel de facturation Incwo ne génère pas seulement des factures personnalisées et professionnelles. Il vous permet également de relancer les impayés et de transmettre les factures à distance. Mais surtout, grâce à ce logiciel, vous avez la possibilité de vérifier que votre client a bien reçu sa facture. D’autres fonctionnalités sont effectivement mises à votre disposition pour vous permettre de gérer de main de maître votre procédure de facturation.

Debitoor

Debitoor est un logiciel de facturation payant qui propose un essai gratuit pendant sept jours. Il convient tout à fait aux PME, aux TPE, ainsi qu’aux microentrepreneurs. Ce logiciel produira alors des factures et des devis. Plus encore, il permet d’enregistrer les achats et de gérer de façon optimale la liste de vos produits, de vos prestations, de vos fournisseurs et de vos clients. Un tel logiciel vous permettra à coup sûr de gérer plus facilement votre flux de ventes, mais aussi toute votre organisation.

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