Grand livre : qu’est-ce que c’est ?

Toute entreprise, quel que soit son statut juridique, est dans l’obligation de constituer le grand livre. En tant que document obligatoire dans la comptabilité de la structure, il regroupe toutes les opérations relatives à l’activité professionnelle et aux comptes de la société.

Dès lors, un grand livre : qu’est-ce que c’est ? À quoi sert-il ? Que doit-il contenir ? Ce guide vous dit tout sur le sujet.

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Qu’est-ce qu’un grand-livre ?

Obligatoire pour toute structure qui possède une activité économique, un grand-livre est un document comptable qui transcrit l’ensemble des mouvements de comptabilité d’une entreprise. Il se présente sous la forme d’un registre grand format qui classifie les diverses opérations par numéro de compte et par ordre chronologique, suivant le plan comptable. Bien entendu, les entreprises ont le choix entre le présenter sous format papier ou en version numérique.

Toutes les structures confondues possèdent cette pièce de comptabilité : des petites entreprises aux grandes firmes, sans oublier les sociétés de taille moyenne ou les PME.

Qu’est-ce qu’un grand livre auxiliaire ?

En principe, il existe deux types de grand-livre : le grand-livre général et le grand-livre auxiliaire :

  • Le premier rassemble tous les comptes des classes 1 à 7 (capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, comptes de tiers, comptes financiers, charges et produits).
  • Le second se porte sur les comptes individuels de même type. Par exemple, il répertorie chaque mouvement pour chaque client (compte 411) ou chaque fournisseur (compte 401). Ainsi, il est possible d’établir un relevé nominatif de l’état de chaque compte.

Le grand livre se compose de plusieurs livres auxiliaires.

Comment tenir un grand livre comptable ?

La rédaction des grands livres doit respecter un certain formalisme :

  • Les comptes doivent être classés par numéro suivant l’ordre du plan comptable.
  • Les opérations sont inscrites par ordre chronologique.
  • Les débits et les crédits doivent être équilibrés.
  • Toutes les informations doivent être justes, correctes, sans rature, blanc ni altération d’aucune sorte.

Il faut savoir que les comptes doivent être transmis à l’administration fiscale tous les ans. Les données renseignées à l’État peuvent rester sous confidentialité si l’entreprise l’exige. Par contre, les auto-entrepreneurs ne sont pas obligés de communiquer leurs comptes. Quant aux micro-entreprises, elles sont tenues de présenter un livre de recettes relatif aux encaissements et décaissements réalisés.

Dans la mesure où il fait partie des documents comptables obligatoires, le grand livre doit être conservé pendant 10 ans après le dernier enregistrement de mouvements.

Que contient un grand livre de comptabilité en entreprise ?

Plusieurs informations sont intégrées dans le grand livre comptable, à savoir :

  • le numéro et l’intitulé du compte,
  • le solde initial et final de l’exercice comptable,
  • l’opération au débit et crédit lors de l’exercice, à la fois datée, libellée et référencé (factures, reçus, modes de paiement, etc.)
  • le journal d’enregistrement de chaque opération (achat, vente, caisse, trésorerie, etc.)

En d’autres termes, le grand livre reprend tous les mouvements de chaque compte. Il est utilisé tout au long de l’exercice comptable de l’entreprise. En effet, son établissement est nécessaire à l’ouverture comme à la clôture de l’année d’activité. Le document permet ainsi de faire un suivi des comptes du début jusqu’à la fin d’une année comptable.

Quel est le rôle du grand livre ?

Tenir un grand livre comptable a pour intérêt principal de favoriser la bonne gestion de la comptabilité de la société. De plus, le document permet de maintenir la bonne santé financière de la structure.

Un outil d’exercice comptable

La comptabilité permet de réaliser un suivi de l’activité de l’entreprise et de comprendre les données financières relatives à chaque mouvement. L’enregistrement de chaque opération doit se faire quotidiennement.

Étant donné que le grand livre reprend toutes les écritures dans les journaux comptables, il est possible de vérifier les inégalités à travers les balances.

En effet, toutes les mentions dans le journal doivent figurer dans le grand livre. En cas d’omission, il sera plus facile de trouver les anomalies. Grâce au grand livre des comptes financiers, l’expert-comptable peut identifier les éventuelles erreurs de comptabilisation et rectifier les affectations.

Un récapitulatif des comptes annuels

Toute opération est enregistrée dans un compte numéroté par classe de 1 et 7. Dès lors, le grand livre offre un récapitulatif de chaque compte comptable avec les débits et les crédits détaillés sur une durée précise.

Une meilleure compréhension de l’activité professionnelle

Le grand-livre est un véritable outil d’aide à la décision. Il permet au dirigeant d’analyser les activités de l’entreprise en fonction des variations présentes dans les comptes sur une période donnée.

À qui s’adresse la tenue du grand livre comptable ?

En raison de son importance, la tenue du grand livre comptable revient au dirigeant de l’entreprise. Toutefois, celui-ci est libre de décider d’externaliser la comptabilité de la société et de recourir aux services d’un expert-comptable.

Comment rédiger un grand livre comptable ?

Aucune loi n’impose de forme spécifique pour la rédaction du grand livre comptable. Chaque mouvement est enregistré dans un tableau ou un grand T. Le côté gauche doit contenir le débit, qui est la contrepartie du crédit, réservé dans la colonne droite, suivant le principe de la comptabilité en partie double.

Les logiciels de comptabilité permettent de faciliter la procédure et la tenue des registres financiers. Cela offre plus de souplesse et une meilleure fiabilité des données. De plus, la dématérialisation fait bénéficier un gain de temps.

Grand livre comptable et livre journal : quelle est la différence ?

La distinction est simple. Le grand livre comptable rapporte toutes les écritures comptables. Il constitue un récapitulatif de l’ensemble des comptes de façon chronologique.

Par contre, le livre journal présente les opérations comptables suivant la date et le type d’écriture. En d’autres termes, elles sont classées entre : vente, achat, banque, caisse ou autres. Bien entendu, chaque écriture présente un compte débité et un compte crédité.

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