Izyfrais

La gestion des notes de frais est une tâche sans valeur ajoutée, pourtant elle demande beaucoup de temps et d’argent. D’après les chiffres, cela coûte environ 53 € par note de frais. La solution ? La gestion, en ligne avec une application dédiée. IzyFrais figure parmi les solutions les plus plébiscitées par les entreprises pour sa praticité, sa rapidité et sa facilité d’utilisation. Découvrez-la.

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IzyFrais : kezako ?

IzyFrais est une solution de gestion de notes de frais développée et conçue par la startup IzySolutions. Cette application mobile permet de collecter, de décoder, puis de valider et d’archiver les notes de frais en ligne. et ce, à partir d’un smartphone ou d’une tablette.

La startup lancée en 2009 a pour ambition de faciliter le quotidien des entrepreneurs. Un défi de taille relevé avec brio avec la solution en ligne IzyFrais. Facile, rapide accessible, indispensable et sécurisé, IzyFrais permet aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activités de ne plus perdre du temps dans le traitement mensuel des notes de frais. Toutefois, elle est plus adaptée aux petites et moyennes entreprises. Les grandes entreprises aux grands besoins peuvent être limitées dans leurs actions.

En chiffre, la solution a un taux de succès d’au moins 99,7 % tous les mois et le respect des délais de 99,9 %.

Quelles sont les fonctionnalités proposées ?

IzyFrais propose plusieurs fonctionnalités qui facilitent la vie des personnes en charge de la gestion des notes de frais :

Le paramétrage et la personnalisation de votre profil en quelques minutes.

La gestion des frais kilométriques sur les trajets réguliers : pour cela, il vous suffit d’entrer des adresses sur IzyFrais et la solution s’occupe d’évaluer la distance en utilisant Google Maps. Notez que si vous avez des cartes carburant, vous pouvez les indiquer dans votre profil.

La récupération de la TVA : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez visualiser toutes les taxes de l’Union européenne avec les dates d’application. En outre, IzyFrais calcule automatiquement la valeur de TVA sur les montants qui ne l’indiquent pas à partir des montants disponibles. Enfin, vous avez aussi la possibilité de paramétrer la récupération de la TVA selon la nature de vos frais.

Le système d’achat : il s’agit d’utiliser les IzyCrédits pour acheter simplement et de manière sécurisée des enveloppes IzyFrais, mais aussi pour activer et désactiver des options.

Les applications mobiles IzyScan et GeniusScan + : la première application disponible sur les appareils Android vous permet de photographier vos notes de frais et de les envoyer instantanément au centre de traitement de IzyFrais. Ensuite, la solution s’occupe du décodage de vos tickets. La deuxième application s’adresse quant à elle aux appareils iOS, BlackBerry ainsi qu’aux autres marques.

Les contrôles et validation pour suivre les dépenses de votre équipe. Vous avez à votre disposition des rapports et des tableaux pour identifier et corriger immédiatement les erreurs éventuelles. En outre, vous pouvez également créer des alertes email pour éviter les oublis, les dérives et les anomales, ou encore filtrer les notes de frais afin de suivre les dépenses d’un salarié ou d’un service en particulier.

L’export comptable : IzyFrais vous permet d’exporter facilement et rapidement vos données vers Excel. En outre, l’export est compatible avec votre ERP comptabilité.

L’archivage : vous pouvez archiver toutes vos notes de frais par voie numérique ou en version papier pendant 1 an en fonction de l’offre que vous avez souscrite.

Pourquoi utiliser la solution de traitement des notes de frais en ligne IzyFrais ?

Concrètement, la solution s’adresse aux :

  • Professionnels nomades qui passent leur temps à photographier leurs notes de frais et à risquer de les perdre. Grâce à l’application mobile IzyScan ou les enveloppes pré-remplies et pré-timbrées au nom de IzyFrais, ils peuvent envoyer instantanément leurs justificatifs. Pour cela, ils doivent acheter des crédits par carte bancaire via leur compte. En outre, ils peuvent également suivre l’avancement de leurs tickets et retrouver l’historique de leurs dépenses via leur espace personnel.
  • Managers qui souhaitent maîtriser leurs budgets. Grâce aux rapports et aux tableaux de bord de IzyFrais, ils peuvent suivre les dépenses de leurs équipes, puis les analyser en exporter toutes les données et statistiques vers Excel.
  • Comptables qui gaspillent des heures à saisir les piles de tickets. Avec IzyFrais, ils ont le temps de se concentrer à la gestion et au contrôle. En outre, ils peuvent également visualiser les données pour les statistiques et les exporter pour Excel. Par ailleurs, les exports sont compatibles avec les ERP comptabilité, ce qui leur permet de faciliter leur quotidien.

En outre, IzyFrais est accessible partout et à tout moment, 24 h/24 et 7 j/7 sans contrainte géographique suivant le niveau des autorisations.

Par ailleurs, vos notes de frais numérisées sont sauvegardées en temps réel et vos tickets papier sont stockés dans un endroit sécurisé.

Enfin, grâce à la rapidité du traitement de vos notes de frais, vous avez du temps pour vous concentrer sur le cœur de votre métier.

Les inconvénients de IzyFrais

Le principal désavantage d’IzyFrais est que cette solution est un peu cher pour les entreprises de très petite taille (moins de 3 utilisateurs). En outre, pour les structures de très grande envergure, ses fonctionnalités peuvent être inadaptées, car la solution se concentre sur la gestion des notes de frais. Ainsi, si vous recherchez des fonctionnalités supplémentaires comme la collecte automatique des factures et les cartes de paiement, elle n’est pas la solution idéale.

Quid des tarifs

Les tarifs de IzyFrais sont clairs et simples. La solution est accessible via deux offres :

Découverte

IzyFrais est gratuit pendant 3 mois. Toutefois, le nombre d’utilisateurs est limité à 1 et le nombre de justificatifs est limité à 20. La formule inclut :

  • L’envoi des justificatifs par le web ou via l’application IzyScan.
  • La reconnaissance du justificatif.
  • Et l’export comptable.

Intégrale

Cette formule est à 9 € par mois (sur une moyenne mensuelle de 12 à 15 justificatifs) avec des utilisateurs ainsi que des justificatifs illimités. Elle vous permet de bénéficier de :

  • L’envoi des justificatifs par le web, via IzyScan ou par courrier.
  • La reconnaissance du justificatif.
  • Le décodage et la relecture du justificatif par IzyFrais.
  • L’export comptable.
  • Et l’archivage papier et électronique pendant 1 an.

En outre, IzyFrais propose également un abonnement annuel, uniquement pour les entreprises et accessible à partir de la deuxième année.

Comment ça marche ?

Pour pouvoir utiliser IzyFrais, vous devez d’abord créer un compte. Ainsi, vous allez paramétrer le profil de votre entreprise en indiquant toutes les informations qui vous concernent. Et en précisant les différents services.

  • Ensuite, personnalisez vos types de frais en précisant le nom et la nature : frais kilométriques, frais d’hébergement, frais de restauration… Vous avez également la possibilité de créer des plafonds ou un forfait, des alertes email, etc.
  • Puis, envoyez les notes de frais par courrier et les photos par scan.
  • Ensuite, traitez les notes de frais et valider.
  • La dernière étape est d’analyser puis d’archiver les justificatifs.
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