Pourquoi et Comment choisir son outil de note de frais ?

En matière de gestion financière et administrative, les notes de frais constituent un vrai casse-tête. En effet, la gestion de ces postes de dépenses est une tâche particulièrement complexe et chronophage. Et pourtant, elle fait partie du quotidien de la grande majorité des entreprises. D’ailleurs, elle se révèle coûteuse puisqu’elle implique l’intervention de différents acteurs au sein de la structure. À savoir le salarié, le chef d’entreprise, le service chargé de la comptabilité ainsi que l’équipe finance. C’est pourquoi il convient d’utiliser un outil fonctionnel et efficace pour gérer correctement les notes de frais. Quoi de mieux pour cela qu’une solution électronique ! Toutefois, pour éviter les mauvaises surprises, il importe de bien choisir son outil de note de frais.

Justement, cet article fait toute la lumière sur le sujet. Retrouvez également dans cette rubrique les solutions envisageables pour la gestion optimale de vos notes de frais. En prime, découvrez notre sélection des meilleurs outils pour gérer comme il se doit ces postes de dépenses.

Les difficultés de gérer les notes de frais

La gestion des notes de frais ne représente qu’une infime partie des démarches RH. Cependant, sa réalisation n’a rien d’évident. Elle figure même parmi les procédures les plus décourageantes pour les salariés et les divers services d’une entreprise. Effectivement, c’est une formalité fastidieuse synonyme de perte de temps et de baisse de la productivité. En fait, un long processus attend chaque note de frais :

  • Élaboration par le salarié
  • Validation par un cadre dirigeant de l’entreprise
  • Récupération des justificatifs auprès des salariés, vérification, saisie et enregistrement (comptabilisation) par l’équipe comptable
  • Contrôle et remboursement par le service financier

Toutes ces étapes mobilisent pourtant beaucoup de temps de travail et d’énergie. En outre, le traitement de chaque note de frais demande une attention particulière. Cela, afin de s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur, aucun oubli, aucune fraude et aucun abus. Mais, il convient aussi de garantir le respect de la législation en vigueur et des politiques de gestion des notes de frais au sein de l’entreprise. Par ailleurs, même si chaque intervenant assure un travail de qualité, cela n’augmente ni la valeur ajoutée ni le rendement de la structure. Au contraire, cette tâche, considérée comme une corvée par les salariés, a tendance à influer négativement sur leur motivation et leur productivité. De fait, au lieu de concentrer leurs efforts sur des tâches plus stratégiques, les salariés doivent s’attaquer à des tâches à faible valeur ajoutée.

En cas de négligence, cette tâche chronophage et répétitive peut même entraîner des surcoûts importants pour la société. Une mauvaise gestion de ces dépenses peut ainsi impacter directement la trésorerie de cette dernière. Coût humain (salaire versé pour des heures non productives), retards de remboursement, fraudes à la note de frais, erreurs de saisie, dépenses non refacturées…, nombreux sont les facteurs qui peuvent expliquer ces coûts additionnels.

Pourquoi choisir une solution électronique ?

Gérer les notes de frais n’est pas une mince affaire. Et cela ne risque pas de se simplifier si l’entreprise n’opte pas pour les bonnes solutions. Alors, que faire pour réduire les coûts liés à la gestion des notes de frais tout en facilitant autant que possible cette tâche ? Dans ce cas, il s’avère plus judicieux de miser sur des outils électroniques. Les avantages de ce type de dispositif sont d’ailleurs légion.

De belles économies en perspectives

Dans un premier temps, un outil de gestion de notes de frais électronique promet un gain de temps considérable. Et pour cause, son utilisation permet de limiter au maximum le processus de traitement des notes de frais. Et ce, tout en raccourcissant les délais des procédures. Pratique et performant, ce type d’outil simplifie énormément les démarches, surtout les demandes de remboursement et la validation. Grâce à un tel outil, les salariés peuvent également transmettre leurs justificatifs de manière dématérialisée. Simple et rapide, cet outil leur permet effectivement d’envoyer les justificatifs et les factures à tout moment et n’importe où. Cela, même s’ils sont en déplacement ou se trouvent dans des lieux tiers. L’élaboration des notes de frais leur sera en plus facilitée pour leur plus grande satisfaction.

D’autre part, une solution électronique garantit une meilleure transmission entre les différents services. Gage de transparence pour la société, un outil de notes de frais donne une vision globale, détaillée et synthétique des budgets alloués aux frais professionnels. D’autant qu’il permet de réduire les risques d’erreurs et d’oublis qui se traduisent souvent par des pertes financières pour l’entreprise. Il assure en outre un contrôle optimal en temps réel des dépenses. Quoi de mieux pour limiter les dépenses inutiles et repérer aisément les abus et autres incohérences !

Les autres avantages de l’automatisation de la gestion des notes de frais

C’est un fait ! Gérer manuellement les notes de frais représente le cauchemar de bon nombre de salariés, de dirigeants et de services au sein d’une entreprise. Heureusement, avec l’émergence de nouveaux outils spécialisés, ces différents acteurs peuvent aujourd’hui compter sur l’automatisation de la gestion des notes de frais. Quel meilleur moyen pour traiter efficacement les notes de frais tout en optimisant le travail des intervenants ! Une solution électronique s’impose donc comme un outil précieux pour booster la motivation et améliorer la productivité de ces derniers.

Mais, ce n’est pas tout ! Se tourner vers une solution électronique pour la gestion des notes de frais, c’est aussi tendre vers le zéro papier. Effectivement, puisque le processus s’opère en grande partie de façon dématérialisée, les paperasses (impression, archivage, formulaire à remplir…) sont limitées.

Outil de note de frais : les critères de choix

De par les multiples avantages d’une dématérialisation de la gestion des notes de frais, rien ne vous empêche donc de sauter le pas en faisant l’acquisition d’un outil. Toutefois, pour ne rien rater de votre choix, il convient de prendre en considération plusieurs critères essentiels.

En premier lieu, il importe de considérer les besoins de votre entreprise. En effet, vous devez privilégier l’outil qui répond aux exigences spécifiques et aux attentes de votre structure. Il doit notamment s’adapter parfaitement bien aux solutions de gestion (logiciel ERP, comptable…) que vous utilisez déjà. Ensuite, il s’avère primordial de tenir compte de la mobilité de l’outil. De fait, les notes de frais concernent avant tout vos collaborateurs en déplacement. Ainsi, un outil mobile est une évidence pour les accompagner dans leurs déplacements et leur permettre de gérer leurs dépenses au fil de l’eau. Cela pallie non seulement les pertes de justificatifs et factures, mais fluidifie également le processus de validation. Il n’y a pas mieux pour faciliter par la même occasion la comptabilisation et le remboursement.

Il va sans dire en outre que le coût de l’outil est un point non négligeable à prendre en compte lors de son choix. Effectivement, il varie généralement selon le nombre d’utilisateurs ou de notes à traiter par mois. Par ailleurs, il faut opter pour un outil :

  • Conforme à la législation
  • Paramétrable
  • Doté des fonctionnalités nécessaires pour une gestion optimisée et un meilleur contrôle des dépenses
  • Ergonomique et offrant un grand confort d’utilisation
  • Muni d’une interface intuitive et évolutive

Pour s’assurer de l’efficacité d’un outil, il convient bien évidemment de le tester. Dès lors, si vous avez jeté votre dévolu sur une solution en particulier, informez-vous de la possibilité de la tester. D’ailleurs, certaines entreprises proposent cette option gratuitement sur un laps de temps bien défini.

Les différentes solutions pour gérer efficacement les notes de frais

Pour la gestion dématérialisée de vos notes de frais, différentes solutions s’offrent à vous.

Les applications en ligne

En matière de gestion de notes de frais, les applications en ligne sont des incontournables pour les collaborateurs qui sont la plupart du temps en situation de mobilité. En mode SaaS (Software as a Service), ces solutions web permettent en effet aux salariés d’enregistrer leurs frais professionnels. Et ce, depuis un poste informatique ou un appareil mobile (une tablette ou un smartphone).

Les cartes de paiement

Les cartes de paiement ou les cartes bancaires d’entreprise apportent aussi une solution dans la gestion des notes de frais. Simples, traçables, sécurisés et transparents, ces moyens de règlement permettent de connaître immédiatement les dépenses professionnelles des collaborateurs. Cartes classiques ou cartes corporate de nouvelle génération, cartes physiques ou virtuelles, il y en a pour tous les besoins. Ces solutions de gestion des notes de frais permettent en tout cas de bien contrôler les dépenses de l’entreprise tout en donnant plus d’autonomie aux salariés.

Les logiciels installés sur le réseau interne de l’entreprise

Accessible depuis l’intranet, ce type de logiciel de gestion des notes de frais s’utilise depuis les ordinateurs du bureau. Installé sur le serveur de la société, il peut tout à fait être intégré à son outil comptable. Quoi qu’il en soit, c’est l’option idéale pour les structures qui ont des équipes nombreuses, dont les dépenses professionnelles englobent d’autres frais que les frais de déplacement. Achats sur internet, consultation de sites payants…, les exemples ne manquent pas.

Top 7 des meilleurs outils de gestion de notes de frais

À l’heure actuelle, les entreprises ont l’embarras du choix en ce qui concerne les outils de notes de frais. Voici d’ailleurs une sélection des meilleures solutions existantes pour une gestion optimisée des dépenses professionnelles.

Spendesk

Spendesk est une plateforme en ligne sur mesure de gestion des dépenses professionnelles. Effectivement, elle a été conçue pour s’adapter à vos besoins spécifiques. D’ailleurs, elle met à votre disposition un large panel de solutions pour gérer les frais professionnels de vos équipes :

  • Outil de gestion des notes de frais paramétrable (application mobile et web)
  • Cartes bancaires virtuelles d’entreprise à usage unique parfaitement sécurisées
  • Cartes de paiement MasterCard plafonnées

La plateforme vous permet en plus de garder le contrôle sur vos dépenses, gagner du temps et responsabiliser vos collaborateurs. Bref, avec Spendesk, gérer les dépenses professionnelles de vos équipes n’aura jamais été aussi simple !

Mooncard

Vous souhaitez gérer vos notes de frais et vos autres dépenses d’entreprise ? Dans cette optique, vous voulez utiliser des cartes de paiement ? Alors, Mooncard est L’outil qu’il vous faut. De fait, c’est une solution :

  • Complète avec plus de 40 fonctionnalités disponibles
  • Personnalisable selon les besoins
  • Simple pour économiser du temps et de l’argent

Et ce n’est pas tout ! Mooncard, c’est aussi la sécurité. Cet outil a effectivement recours aux dernières technologies pour prévenir tout risque de fraude et vous assurer un environnement sécurisé.

Jenji

Pour le traitement en temps réel et sans erreur de vos dépenses professionnelles, faites confiance à Jenji. Cette plateforme intègre en effet une intelligence artificielle deep learning. Elle vous promet dès lors une gestion automatique de vos notes de frais :

  • Déclaration et numérisation de vos dépenses professionnelles depuis une application mobile, par forward d’email, par drive partagé…
  • Système de contrôle simple et rapide pour les dépenses engagées par vos équipes
  • Catégorisation et suivi des frais de vos collaborateurs
  • Etc.

Disponible pour iOS et Android, Jenji existe en outre en deux déclinaisons : une pour les entreprises et une autre pour les experts-comptables.

ONexpense

ONexpense est une application mobile permettant d’optimiser la gestion de ses notes de frais. Adapté à tous les besoins, cet outil est en plus disponible pour :

  • Les appareils Android
  • Les PC Windows/Linux
  • Les appareils iOS

Simple d’utilisation, ONexpense bénéficie par ailleurs d’une interface intelligente et épurée.

Expensya

Expensya est un logiciel de gestion des notes de frais qui s’adresse à tous les professionnels. D’ailleurs, peu importe la taille de votre entreprise (TPE, PME, ETI…), cet outil s’adapte à votre situation et à vos exigences. Ses nombreux avantages ont en plus de quoi séduire :

  • Solution disponible sous forme d’application web et mobile (iOS, Android et Windows)
  • Outil certifié ISO
  • Technologie OCR+ de saisie automatique des factures…

Cerise sur le gâteau, Expensya vous donne le choix entre plusieurs formules.

N2F

Par rapport aux autres outils de gestion des notes de frais, N2F est une application pensée pour les déplacements à l’international. Mais encore, elle intègre des fonctionnalités des plus intéressantes, entre autres :

  • Un mode hors connexion
  • Une conversion automatique dans 170 devises en fonction du taux de change de référence
  • 11 langues d’utilisation
Dans tous les cas, N2F s’impose comme le logiciel de référence chez les PME et les ETI pour la gestion des dépenses professionnelles de leurs équipes en déplacement.

iPaidThat

Vous recherchez une application mobile en mode SaaS pour la gestion de vos notes de frais ? Dans ce cas, iPaidThat est l’outil qui saura révolutionner votre gestion financière. Faisant appel à une intelligence artificielle, cette application utilise en effet la reconnaissance optique de caractères (OCR). Elle présente aussi de multiples fonctionnalités, dont :

  • La catégorisation des dépenses professionnelles par mois ou par mission
  • La centralisation des notes de frais
  • Le suivi en temps réel des remboursements
  • La gestion des indemnités kilométriques et des frais de déplacement

Dès lors, iPaidThat vous promet une solution complète pour la gestion simplifiée et rapide de vos notes de frais. Qui plus est, cette application mobile dispose d’une interface intuitive.

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