Procès-verbaux, décisions des sociétés et registres comptables : vers plus de dématérialisation

Visioconférence, numérisation des documents…

La digitalisation de la vie des entreprises et de l’économie au sens large est de plus en plus visible. Pourtant, le droit des sociétés a mis du temps à intégrer cette évolution technologique. On peut le comprendre pour la visio-conférence qui ne se justifie que pour des grosses entreprises dont les dirigeants sont parfois éloignés les uns des autres. Par contre, la numérisation des documents est devenue une tâche facilitée par les outils (logiciels, signature électronique et équipements) de plus en plus simples pour l’utilisateur et les avantages qu’elle procure : facile et rapide à envoyer, stockage simplifié…

Avant le dernier décret entré en vigueur le 4 novembre 2019, seule la société par actions simplifiée (SAS) bénéficiait de cette possibilité pour les procès-verbaux des décisions des actionnaires. Quant à la SAS unipersonnelle (SASU), le code de commerce permettait la forme électronique pour le registre répertoriant les décisions de l’actionnaire unique. Pour accompagner ces changements, la loi avait déjà introduit dans le droit commercial la possibilité de visio-conférence pour la tenue d’une assemblée générale, notamment pour les SA non cotées.

Evolution depuis le décret de 2018

Avant le décret n° 2018-146 du 28 février 2018, le papier était le seul moyen valable juridiquement pour la tenue des registres sociaux des sociétés commerciales. Les délibérations et décisions prises par les associés ou actionnaires devaient faire l’objet de procès-verbaux respectant des règles précises : consigné dans un registre spécial, chaque procès-verbal devait être coté, paraphé par un officier ministériel (juge du tribunal de commerce ou d’instance, maire ou maire-adjoint de la commune du siège social). Pour faciliter la formalité, le droit des sociétés autorisait le représentant légal de l’entreprise à utiliser des feuilles volantes, à la condition qu’elles soient bien numérotées, paraphées avec le sceau de l’autorité concernée.

La tenue sous forme électronique des registres sociaux n’était pas prévue. Par contre, en ce qui concerne le livre-journal et le grand-livre, le droit commercial permettait de les tenir sous forme électronique depuis plusieurs années (article R. 123-173 du code de commerce).

Quelle forme d’entreprise ou de société est concernée ?

Dans sa présentation, le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants précise les « publics concernés », c’est-à-dire les sociétés. Il s’agit des formes juridiques suivantes :

• société en nom collectif (SNC),
• société en commandite simple (SCS),
• société à responsabilité limitée (SARL),
• société anonymes (SARL),
• société anonyme (SA)
• société par actions simplifiées unipersonnelles (SASU),
• société civile (SCI…),
• commerçant personnes physiques relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.

Quels registres peuvent être dématérialisés ?

Pour les sociétés, les documents et concernés par la nouvelle disposition réglementaire sur la dématérialisation sont les documents suivants :

• registre des délibérations des associés dans les SNC, les SCS et EURL / SARL ;
• registre des délibérations du conseil d’administration ou conseil de surveillance,
• registre des présences à un conseil d’administration ou conseil de surveillance ;
• registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les SA ;
• registre des délibérations des assemblées d’obligataires et de titulaires de valeurs mobilières avec accès au capital des sociétés par actions.

Dans le cadre d’une activité commerciale exercée dans le régime fiscal de la micro-entreprise, le décret permet de tenir sous forme électronique le livre des recettes et le registre des achats.

Une signature électronique bien encadrée

Dans les sociétés commerciales, il est également possible de certifier via la signature électronique le procès-verbal (ou sa copie) d’une AG. Plus largement, le décret n° 2019-1118 permet aux sociétés civiles de dématérialiser les registres des délibérations et d’utiliser la certification des procès-verbaux par signature électronique. Il faut que les documents dématérialisés soient datés de façon électronique au moyen d’un horodatage fiable avec une garantie de preuve.

Le texte mentionne une signature électronique avancée, de sécurité informatique fondée sur des normes internationales. Mais dans les SAS et SASU, si les statuts prévoient des modalités de signature électronique des PV des décisions des actionnaires, des décisions des organes collégiaux éventuels et du registre des décisions de l’actionnaire unique, la signature électronique avancée n’est pas requise.

Actuellement, la norme est l’ISO/IEC 29115:2013. Ce type de norme est révisé tous les 5 ans. La prochaine norme ISO/IEC WD 29115.4 est en cours de développement.

La dématérialisation appliquée aux annonces légales

En 2020, la dématérialisation concerne aussi plus de formalités et démarches des entreprises. Par exemple, depuis le 1^er janvier 2020, la publication d’une annonce légale est possible sur un journal en ligne, sur internet : un service de presse en ligne (SPEL). Cela libère des contraintes liées à la parution en kiosque du journal papier. Vous pouvez ainsi obtenir la parution de votre annonce légale en quelques heures.

Comme pour les journaux imprimés, les préfectures de chaque département habilitent des services de presse en ligne (SPEL). Il peut s’agir des sites internet de la presse française ou de médias « pure player ». Cependant, si vous préférez, vous pouvez toujours demander la parution de votre annonce légale en version papier, dans le journal de votre choix. Il faut simplement que ce quotidien, hebdomadaire ou bi-hebdomadaire soit habilité dans le département de votre siège social. Et que la prochaine édition puisse publier votre annonce légale.