Qu’est ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt : ce qu’il faut savoir

Comme son nom l’indique, le diagramme de Gantt est une représentation graphique. Sollicité dans la gestion de projet et dans l’ordonnancement, il offre une vue d’ensemble sur l’avancement des tâches d’un projet.

Utilisé pour la première fois par l’ingénieur Karol Adamiecki, le diagramme de Gantt adopté actuellement est la version réalisée par Henry Gantt. Cet outil vise entre autres à instaurer une planification optimale des tâches et des activités. De même, il cherche à communiquer sur les étapes du projet mis en place et des choix qu’il impose.

En répondant à ces enjeux, le diagramme de Gantt permet alors :

• La détermination de la date de réalisation d’un projet
• L’identification des marges possibles sur diverses tâches
• L’appréciation globale du retard ou de l’avancement d’un travail.

Cependant, cet outil de gestion de projet présente certaines limites. En effet, le diagramme de Gantt n’est pas adapté pour la planification des productions concurrençant l’usage de certaines ressources de l’entreprise. La sollicitation de logiciels ou d’algorithmes plus complexes s’avère ainsi nécessaire. Il est toutefois envisageable de mettre en place une solution temporaire satisfaisante en appliquant les règles de priorité heuristiques.

Les étapes pour la création d’un diagramme de Gantt

Similairement à tous les diagrammes, la création de cet outil de gestion de projet se fait en plusieurs étapes. Pour plus de facilité, il est recommandé de faire appel à un logiciel de planification. Dans le cadre d’un projet assez simple, l’usage de PowerPoint ou Excel peut suffire à la réalisation.

1 — Identification des tâches à réaliser

Le lancement d’un projet, quel qu’il soit, ne peut se faire à l’aveugle. Pour une réalisation convenable et sans encombre, lister les matériels, les outils, les étapes pour chaque travail est nécessaire. S’ensuivent de la subdivision des démarches, la catégorisation et la hiérarchisation des éléments.

Par ailleurs, la présentation des différentes sortes de tâches peut également être d’une grande aide. Parmi les classifications, vous pouvez par exemple inclure :

• Le résumé du projet et des activités sur lesquelles il se porte
• Les tâches récapitulatives qui comportent des sous-tâches de niveau inférieur
• Les éléments fractionnés qui prévoient des pauses pendant une durée préétablie
• Les activités récurrentes dont la réalisation est répétée de manière régulière
• Les tâches les plus basses de la hiérarchie et de fin de module.

2 — Détermination des éléments nécessaires à la réalisation de chaque activité

Lors de la mise en place d’un projet, les outils requis et l’importance peuvent différer d’une tâche à une autre. Les chefs de projet sont ainsi tenus de classer chaque tâche par ordre de priorité tout en déterminant les ressources nécessaires.

Naturellement, l’énumération et la planification de chaque activité doivent assurer la réalisation du projet tout en respectant les finalités fixées. Par ailleurs, chacun des éléments constituant l’objectif doit être spécifié en unité convenue. L’ensemble des équipes et de partenaires concernés peut ainsi comprendre la présentation sans aucun problème.

3 — L’attribution des ressources et la planification de chaque activité

La prochaine étape de la réalisation du projet est indubitablement l’attribution des ressources nécessaires à chaque tâche et sous-activité. S’ensuit alors de la planification des étapes tout en indiquant quelques points importants.

L’établissement des durées correspondantes à chaque tâche

La partie « planification » dans la réalisation d’un diagramme de Gantt, commence toujours par la détermination du temps réparti pour chaque activité. Au niveau de la présentation graphique, la durée de l’exécution d’une tâche est proportionnelle à la longueur de la barre qui l’illustre.

Le programme doit ainsi informer sur la date de début et d’échéance pour chaque travail selon sa priorité. Par ailleurs, la précision par rapport à l’évaluation de la durée d’exécution de chaque étape est d’une grande importance. Il est préférable de surestimer le temps requis pour limiter les éventuelles complications et problèmes. Effectivement, si la période est très courte, les risques que la date d’échéance soit dépassée sans que la tâche ne soit réalisée sont élevés.

Le couplage : un point essentiel pour la coordination et l’avancement du projet

Dans certains projets, la mise en place de couplages peut être recommandée. Cette opération vise surtout à relier diverses tâches présentant des dépendances les unes avec les autres. L’ordre et la coordination du diagramme de Gantt seront ainsi assurés. De même, la continuité et l’avancement du projet se dérouleront comme il se doit.

Par ailleurs, les tâches peuvent pareillement comprendre certains repères intégrés à divers moments clés. Généralement, ces jalons sont présentés sous forme de losanges sur le diagramme de Gantt. Ils sont sollicités pour sectionner les projets de grande envergure en plusieurs phases ou échéances transitoires. De même, ils peuvent être nécessaires pour valider certains points cruciaux pour l’avancement du travail.

Le suivi : une tâche importante dans l’avancement du projet

Bien que le diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble sur l’avancement d’un projet, son suivi est nécessaire pour une gestion optimale. Cependant, pour profiter au mieux des avantages de cet outil, utiliser des logiciels disposant les fonctionnalités complémentaires est recommandé.

Le chemin critique

Le chemin critique est la consécution et l’ordonnance des activités assurant la réalisation du projet. Il constitue l’enchainement des tâches importantes et évalue la durée théorique pour l’exécution du travail. Un retard concernant un des éléments du chemin critique modifiera ainsi la date d’achèvement correspondante.

La visualisation de la progression des tâches et le suivi dynamique

Pour certains logiciels, l’avancement du projet est exprimé en pourcentage. Pour d’autres, ce sont la couleur ou le niveau de remplissage des barres qui indiquent cet état de progression. Cette vue d’ensemble permet ainsi de réajuster le planning afin qu’il coïncide avec le travail effectué sur le terrain. De même, elle constitue un guide dans la modification des aléas du projet comme dans la validation des étapes.

La confrontation de la théorie avec la réalité

À l’issue de ces étapes, le décalage entre l’estimation et la réalité peut alors être mesuré. Ce résultat aidera ainsi à revoir toutes les tâches et l’aptitude de l’équipe et à trouver comment améliorer leur gestion dans l’avenir. Comme le diagramme de Gantt est un outil précis par rapport aux activités et les éléments qui les composent, la détection des failles dans le projet est alors facilitée.