Le tableau de bord d’entreprise

Évaluer le développement, surveiller le chiffre d’affaires et les principaux indicateurs financiers, optimiser le processus de prise de décision, anticiper les difficultés, organiser les ressources… Piloter une entreprise s’accompagne généralement de nombreuses contraintes. Il n’est d’ailleurs pas uniquement question de tenir votre comptabilité à jour dans ce cas. Néanmoins, l’élaboration d’un tableau de bord de gestion peut vous faciliter grandement la tâche. Il s’agit d’un outil particulièrement intéressant à cet égard, dans la mesure où il fournit une vue d’ensemble sur votre activité. Cela vous permettra entre autres de mettre les chances de réussite de votre côté, indépendamment de la taille de votre société. Vous auriez ainsi à votre disposition des indicateurs clés pour mesurer en temps réel les performances de votre entreprise. Cela mettra aussi en exergue les opportunités à saisir. Alors, de quoi s’agit-il exactement ? Quel est l’intérêt principal de cet outil de pilotage ? Et comment le construire ? Éléments de réponse.

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion ?

Un tableau de bord de gestion constitue avant tout un outil de pilotage indispensable pour assurer le bon déroulement des activités au sein d’une entreprise. Celui-ci fournit effectivement des indicateurs clés de performance (KPIs) de la société. Il permet d’ailleurs d’avoir à disposition une représentation visuelle claire de l’état de l’organisation à une période précise. En outre, il offre l’occasion de coordonner les activités en utilisant des données brutes. Ces dernières serviront de mesures pour que vous puissiez vous situer par rapport aux objectifs commerciaux que vous vous êtes fixés.

Par ailleurs, le tableau de bord de gestion représente également un outil de prise de décision à part entière. Pour cause, les informations sont particulièrement détaillées. Il aide ainsi à identifier les obstacles qui ralentissent ou freinent la croissance. Cela permet ensuite de mettre en place des actions correctives afin de maximiser les performances futures.

Les différents types de tableaux de bord 

Il existe quatre principales catégories en ce qui concerne le tableau de bord de gestion.

  • Le tableau de bord stratégique (ou Balanced Scorecard — BSC) se concentre en premier lieu sur les stratégies de pilotage des performances de l’entreprise sur le long terme. Il vise ainsi à promouvoir la réussite de toutes les opérations courantes.
  • Le tableau de bord opérationnel représente ensuite un outil de prise de décision. Il a alors pour objectif d’identifier les perturbations, les obstacles, mais aussi les opportunités qui se présentent. Cela s’avère essentiel pour mettre en place une gestion optimale. Il se focalise davantage sur les enjeux à court terme.
  • Le tableau de bord analytique fournit quant à lui des indications clés sur les résultats des opérations menées par la société. Il optimise plus concrètement l’analyse de données et d’informations susceptibles de servir dans la mesure de l’évolution de l’entreprise.
  • Le tableau de bord budgétaire se réfère enfin à un outil de gestion qui, comme son nom l’indique, permet le suivi des opérations financières. Il se révèle particulièrement nécessaire dans la gestion de risques. L’objectif dans ce cas est donc de favoriser les performances économiques grâce à un système d’information pertinent. 

À qui s’adresse cet outil de pilotage ?

Les tableaux de bord de gestion profitent à toute la chaîne hiérarchique, mais aussi aux principaux services d’une société.

  • Un tableau de bord budgétaire permet par exemple aux responsables financiers d’évaluer la santé économique de l’entreprise. C’est ce qui permettra une répartition équilibrée des différents postes de dépenses au sein de l’organisation. Celui-ci couvre également les divers aspects concernant les ressources disponibles, impliquant entre autres les profits et les pertes. Cela jouera un rôle majeur dans la réussite de la gestion de trésorerie. Son principal atout reste toutefois la mise à disposition d’un résumé des chiffres clés pour avoir une vue d’ensemble à la fois accessible et facilement compréhensible.
  • De même, l’équipe marketing sera plus à même d’adopter une stratégie commerciale à fort potentiel au sein de l’entreprise. En effet, le tableau de bord participera dans ce cas à la définition de métriques exploitables, exempts de fioritures, afin de renforcer l’efficacité de la stratégie adoptée. Mieux encore, il servira dans l’identification des obstacles à la vente de vos produits et services.
  • Il s’agit également d’un outil de gestion RH puissant. Il fournit à la fois des mesures internes qualitatives (qui procureront par exemple des indications clés sur la satisfaction des employés) et des mesures quantitatives externes (qui se rapporteront notamment sur le taux de réussite globale des recrutements). Cet outil de pilotage permettra pareillement de calculer le taux de rotation du personnel, mais aussi d’analyser son renouvellement.  
  • Bien évidemment, les chefs d’entreprise peuvent également en tirer des avantages non négligeables. Le tableau de bord les aidera alors à gérer et à prévenir les risques de manière proactive.

De manière générale, le tableau de bord de gestion peut tout aussi bien servir d’outil de communication interne qui profitera à tous les membres de l’équipe. Pour ce faire, il offre une vision exhaustive des tâches sur lesquelles ils travaillent. Cela permet pareillement de garder en vue les échéances qui approchent et le travail à venir afin d’adopter une stratégie d’organisation efficace. Tout le monde peut ainsi voir comment l’entreprise dans son ensemble progresse vers ses objectifs à court et à long terme.

Quels sont les avantages procurés par un tableau de bord ? 

Un tableau de bord comporte de nombreux avantages autant au niveau du management stratégique qu’opérationnel. Outre le pilotage des activités qui représente le principal atout de cet outil, il propose également une interface unique regroupant toutes les données essentielles à la bonne gestion d’une entreprise.

Il peut donc jouer un rôle important au sein d’une organisation, tout en lui offrant une myriade d’opportunités pour entre autres :

  • Fournir des données pertinentes sur le comportement des clients lors de leurs interactions avec la marque (on site et off site) ;
  • Promouvoir une exploitation des données axée sur les objectifs et les performances de l’entreprise sur des périodes données ;
  • Maximiser l’analyse d’informations et réduire les marges d’erreur ;
  • Aligner efficacement la stratégie de communication et de marketing aux besoins de l’équipe interne, mais aussi des consommateurs ;
  • Économiser vis-à-vis des ressources financières, et ce, en mettant en évidence les coûts opérationnels inutiles.

Bien évidemment, les avantages n’en restent pas là.

Un outil de communication puissant

Un tableau de bord d’entreprise parfaitement élaboré favorise l’analyse et la distribution d’informations. Il s’agit d’un excellent atout en interne dans la mesure où toute l’équipe a accès aux données importantes. Tout le monde a ainsi la possibilité d’orienter plus efficacement les différentes actions. En plus d’offrir un gain de temps non négligeable, cet outil participe ainsi à la maîtrise des processus et des performances au sein de l’entreprise à tous les niveaux.

Il convient d’ailleurs de rappeler qu’il ne s’adresse pas uniquement aux chefs d’entreprise. En réalité, il encourage le partage d’informations. En accédant librement aux données de l’organisation (ou d’un projet), les collaborateurs se sentiront pleinement intégrés, ce qui renforcera d’autant plus la cohésion d’équipe. Ce sera alors une source de motivation de plus pour toutes les parties prenantes. 

Une mise en valeur optimale des données

Dans un monde des affaires régi par le « big data », les données représentent l’une des ressources les plus précieuses qu’une entreprise peut exploiter. Un tableau de bord conçu de manière optimale constitue alors un parfait outil pour favoriser une collaboration interfonctionnelle. Celle-ci intégrera à la fois les exigences des utilisateurs finaux et l’indépendance de la société dans la création d’un modèle commercial à fort potentiel. Ces deux facteurs jouent d’ailleurs un rôle clé dans l’atteinte des objectifs de toute société. En outre, il ne faut pas oublier que disposer d’un tableau de bord de gestion décuple également la proactivité. 

Une automatisation efficace de l’analyse d’informations

Le tableau de bord permet également de consolider de multiples points de données. En effet, il intègre les différents indicateurs dans une seule et même interface de reporting. Cela réduit considérablement les efforts nécessaires pour compiler des rapports provenant de plusieurs services.

D’autant plus qu’il fournit une vue objective et précise des performances actuelles de l’organisation. Ce qui en fait alors une solution pratique pour présenter des mesures pertinentes à destination de chaque membre de l’équipe. Une manipulation intuitive en fait par ailleurs un outil compréhensible et utilisable par tous. 

Quels sont les indicateurs à intégrer pour un contrôle de gestion optimal ?

La facilité de manipulation constitue le principal atout d’un tableau de bord d’entreprise. Comme il s’agit d’un moyen disponible sur demande, il n’y a d’ailleurs aucune contrainte quant à son élaboration. Cela signifie que vous pouvez utiliser les données qui vous semblent importantes en fonction de vos objectifs. La première étape avant de commencer reste donc la définition de vos attentes.

  • Quel type de tableau de bord voulez-vous construire ?
  • Pourquoi souhaitez-vous le mettre en place ?
  • À quoi vous servira cette interface ?
  • Qui seront les principaux utilisateurs de ce système de reporting ?

Toutes ces questions vous donneront une indication plus précise des informations à intégrer.

Dans tous les cas, certains points figurent généralement dans ce document. C’est notamment le cas des points suivants :

  • Le bilan d’activité (statistiques sur les ventes, les dépenses, les profits…) ;
  • Les indicateurs clés de performance (rendement, chiffre d’affaires, part de marché, compétitivité, satisfaction client…) ;
  • L’investissement (besoins en ressources financières et humaines, charges fixes et variables…) ;
  • Les échéances (période, délais…).

En fonction de vos objectifs, vous pourriez également avoir besoin d’indicateurs de productivité, de qualité et de capacité.

Quoi qu’il en soit, un tableau de bord vous offrira une vision intuitive sur :

  • Les réalisations passées ;
  • La santé actuelle de l’entreprise ;
  • Les prévisions sur l’évolution du marché ;
  • Les actions à entreprendre prochainement.

Comment élaborer un tableau de bord d’entreprise ?

Construire un tableau de bord, c’est tout d’abord définir les besoins de l’entreprise. Cela vous aidera à choisir entre un tableau de bord stratégique, opérationnel, analytique ou budgétaire. Pour ce faire, vous pouvez vous poser les mêmes questions mentionnées dans le précédent paragraphe. Vous seriez ensuite amené à identifier les indicateurs à intégrer dans votre système de pilotage. Cela concerne principalement :

  • La qualité ;
  • Le budget ;
  • Les délais.

Vous devriez en outre aligner de manière optimale les données à votre disposition avec vos objectifs.

Bien évidemment, une opération réussie demande aussi l’utilisation du bon support. Un tableau de bord peut effectivement se présenter sous forme de tableaux, de diagrammes linéaires/circulaires ou de graphiques en barres. Vous avez la possibilité de le créer à partir d’un tableur de feuille de calcul typique (Excel). Cependant, il est à noter qu’il existe pareillement des logiciels de personnalisation de rapports spécifiques qui peuvent vous offrir de meilleurs résultats. Parmi les plus populaires, on peut par exemple citer :

  • L’outil de gestion Everwin GX ;
  • Le logiciel de comptabilité Isacompta ;
  • La solution de planification collaborative Ganacos ;
  • L’application Crystal Dashboard (ex Xcelsius) ;
  • Le prévisionnel QuickBooks.

La dernière étape se concentrera quant à elle sur la personnalisation de votre tableau de bord d’entreprise.

Quand mettre à jour son tableau de bord ? 

Un tableau de bord d’entreprise fournit une vision en temps réel sur les tendances et les changements se présentant au sein d’une organisation. Vous avez ainsi la possibilité d’y intégrer toutes les mesures clés liées à l’évolution des activités de celle-ci. Cependant, il convient de régulièrement mettre à jour les informations à analyser afin que vous puissiez en tirer le meilleur profit. Vous obtiendrez ainsi les informations les plus récentes possible pour que la prise de décision reste optimale.

Néanmoins, cette mise à jour dépend encore une fois de vos objectifs. Elle pourrait être :

  • Journalière ;
  • Hebdomadaire ;
  • Mensuelle ;
  • Annuelle…

En effet, il faut que le tableau de bord s’accorde au modèle de gestion des tâches implanté au niveau de l’équipe. Cela signifie qu’il vous incombe de déterminer la périodicité suivant laquelle l’interprétation des données sera la plus pertinente.

Quoi qu’il en soit, un tableau de bord représente un outil incontournable pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Pour cause, il permet de regrouper sur une interface unique tous les indicateurs clés qui peuvent optimiser l’évolution de celles-ci. Il s’agit entre autres d’un système de pilotage entièrement personnalisable, ce qui en fait un appui de taille que ce soit à l’égard des stratégies d’action, de prise de décision, d’analyse de données ou encore de contrôle budgétaire. L’important reste d’assurer le choix du bon support et des informations pertinentes.

Il ne s’agit pas de celui des avions ou des voitures, bien qu’il exerce le même travail. Le tableau de bord est pour nos entreprises un outil de décision qui permet d’indiquer les performances de l’entreprise. Sa vocation première est l’anticipation de l’évolution prévisible et l’incitation à la prise de décisions efficientes. Cet article vous permettra de passer en revue les différents tableaux, d’en connaitre leur rôle et importance, et enfin, de savoir comment en élaborer.

C’est un document établi avec une fréquence rapprochée. Il a pour but d’éclairer le travail de direction de l’entreprise sur la marche des affaires afin de lui permettre de prendre une décision rapide sans attendre la publication des documents comptables complets qui peut être plus longue à venir. Ainsi, ce tableau :

  • Permet aux décideurs d’identifier les écarts le plus rapidement possible et apporter des corrections ;
  • Est un outil de communication et de reporting en interne ;
  • Est un outil de motivation au sein de l’entreprise, en mettant en lumière des exemples de système d’objectifs et de stratégie ;
  • Favorise l’apprentissage continu en recherchant à améliorer la performance de l’entreprise.

Il existe trois types de tableaux tout aussi efficaces les uns les autres et qui vous aiderons à booster votre entreprise en fonction de la forme d’évolution que vous désirez.

  • Stratégique : (balanced score card), il a pour mission de faire ressortir les facteurs clés pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise sur long terme. Il traduit le ou les projets du chef d’entreprise en un ensemble cohérent d’indicateurs de performance et de pilotage
  • budgétaire : il consiste à comparer les exemples de prévisions budgétaires et les chiffres réels. Ce tableau est un outil de pilotage à moyen terme qui permet au chef d’entreprise de mettre en évidence les écarts entre prévisions et réalité, d’en comprendre les raisons et de pouvoir prendre les décisions qu’il faut ;
  • Opérationnel : il permet de suivre l’avancement des plans d’action mis en œuvre par le chef ou la direction de l’entreprise. C’est un outil de pilotage à court terme. Il permet au chef d’entreprise, et surtout aux responsables opérationnels, de suivre les plans d’action mis en œuvre pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Cela peut se faire en interne. Mais il serait judicieux de s’attacher les services d’un professionnel, comme c’est le cas de l’expert-comptable. Les différentes étapes sont cependant les mêmes, quelle que soit la forme du processus choisi. De façon chronologique :

  • Identifier les indicateurs pertinents ;
  • Désigner les données utiles en fonction de leur méthode de calcul pour un reporting antérieur ;
  • Définir le système de modalités pratiques de remplissage du tableau de bord (Périodicité, processus de récolte des informations…) ;
  • Exécution de phases tests avant le lancement effectif.

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