Convention de mise à disposition de locaux : rôle et définition

Pour domicilier son entreprise, le dirigeant a de plusieurs possibilités parmi lesquelles la mise à disposition de locaux. Il s’agit d’une alternative au bail commercial qui permet de lancer son activité dans un espace de coworking, une pépinière d’entreprise ou simplement un espace non utilisé par d’autres structures. Afin de fixer les règles entre les parties, il s’avère toutefois nécessaire de rédiger une convention de mise à disposition de locaux. Qu’est-ce que c’est ? Quel est le rôle de ce type de contrat ? Comment l’établir ? Les réponses.

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Convention de mise à disposition de locaux : définition

La mise à disposition de locaux consiste à proposer aux entreprises l’occupation d’un ou de plusieurs espaces non exploités d’un local commercial. En d’autres termes, il s’agit d’un moyen de fournir des bureaux, et éventuellement du matériel et des services, à d’autres structures. D’une manière générale, on retrouve cette prestation dans les espaces de coworking, au sein d’une pépinière ou d’un incubateur d’entreprises.

Pour déterminer les droits et obligations de chacun sur le partage des locaux et de l’adresse de domiciliation, les parties sont tenues de conclure ce que l’on appelle une convention de mise à disposition de locaux. Ce document doit être rédigé et signé par les contractantes, c’est-à-dire le propriétaire des lieux et l’entreprise cliente. En outre, le contrat peut également préciser la mise à disposition de prestations annexes telles que le matériel informatique, le mobilier, l’accueil, la comptabilité…

Quoi qu’il en soit, l’acte de mise à disposition de locaux se fait au bénéfice d’une entreprise ou d’une association. Bien souvent, ce genre de dispositif attire les startups et les sociétés en phase de démarrage compte tenu de la flexibilité qu’il offre. De plus, la convention s’ouvre à toutes les activités, que ce soit commerciales, artisanales, libérales… Il faut cependant noter que le local loué doit être adapté à l’activité.

Pourquoi signer un contrat de mise à disposition de locaux ?

Assurément, la convention de mise à disposition de locaux présente un bon nombre d’avantages. En effet, celle-ci se révèle bien plus souple qu’un bail commercial ou professionnel, notamment concernant les délais de préavis qui sont plus courts. Grâce à cette flexibilité, l’entrepreneur pourra exercer son activité à son rythme et changer plus facilement de locaux dès lors que l’entreprise se développe.

D’un autre côté, la signature d’une convention de mise à disposition de locaux constitue un excellent moyen de réduire les charges d’exploitation. De fait, si le dispositif est payant, celui-ci reste moins onéreux que le loyer du bail commercial. Au sein des locaux, l’entreprise a la possibilité d’accueillir de nombreux visiteurs, à l’instar des clients, des fournisseurs, des investisseurs… Aussi, elle peut les utiliser pour stocker ses marchandises et matériels.

Vous l’aurez compris, ce modèle de contrat permet de réduire les coûts pour l’entité preneuse. En parallèle, le chef d’entreprise pourra assurer son développement dans les meilleures conditions.

Enfin, comme évoquée plus haut, la mise à disposition de locaux peut inclure un certain nombre de services et d’équipements. Cela concerne entre autres :

  • Le mobilier ;
  • Le matériel informatique ;
  • Le secrétariat ;
  • Les salles de réunion ;
  • Etc.

Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux ?

La loi apporte peu de précision sur le contenu d’une convention de mise à disposition de locaux. Les parties bénéficient donc d’une grande liberté dans la rédaction de ce document. Pour autant, il se révèle important d’y faire figurer plusieurs mentions, à savoir :

  • L’identité des parties ;
  • La description du local mis à disposition et des éventuels services ;
  • La durée de la mise à disposition du local et des éventuelles autres prestations ;
  • Le type d’activité exercé dans le local par l’entreprise bénéficiaire ;
  • Le montant de la contrepartie versée (si convention de mise à disposition à titre onéreux) ;
  • Les droits et obligations des parties ;
  • Les sanctions en cas de non-respect des clauses ;
  • Les modalités de résiliation du contrat.

Afin de bien rédiger une convention, il parait judicieux d’utiliser un modèle téléchargeable en ligne et de le personnaliser en fonction de ses besoins.

Comment résilier un contrat de mise à disposition de locaux ?

Dans certains cas, la mise à disposition des locaux n’est exploitée que de façon provisoire. Sa durée peut aller de quelques jours à plusieurs mois, selon les besoins de l’entrepreneur. Cette volonté de résilier le contrat s’observe surtout lorsque la structure devient rentable. En tout cas, les règles relatives à la fin de la mise à disposition sont prévues dans l’acte.

En principe, l’entreprise qui quitte les locaux doit respecter un préavis, dont le délai est fixé dans la convention. Il est généralement plus court que celui d’un bail commercial ou professionnel. Elle doit par ailleurs avertir le propriétaire des lieux de l’entame du délai de préavis tout en respectant les conditions de notification. Il est d’usage de réaliser cette démarche par courrier recommandé avec accusé de réception. Le compte à rebours ne commence qu’une fois la lettre reçue par le loueur.

Quels sont les moyens de mise à disposition de locaux ?

La mise à disposition de locaux peut se faire à titre gracieux ou à titre onéreux. Dans les deux cas, la convention qui encadre ce dispositif n’est pas un bail.

La mise à disposition à titre gracieux

On parle de mise à disposition de locaux à titre gracieux lorsqu’une entité propose gratuitement à une entreprise ou une association un ou plusieurs locaux non utilisés. Ce qui signifie qu’il n’existe aucune contrepartie. On retrouve principalement ce type de contrat dans les pépinières et les incubateurs d’entreprises.

La mise à disposition à titre onéreux

La plupart des conventions de mise à disposition de locaux s’avèrent payantes. Ici, le montant du loyer convenu entre les parties doit être indiqué dans l’acte. Dans tous les cas, ce cout reste plus intéressant par rapport à celui du local d’un bail commercial ou professionnel. De quoi permettre à l’entrepreneur de réduire ses charges d’exploitation et de se concentrer pleinement sur son activité.

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