Domicilier le siège social de son entreprise : Une étape importante lors de la création d’une entreprise

La domiciliation de l’entreprise compte parmi les formalités indispensables lors de la création d’une activité. Elle consiste à attribuer à la société une adresse administrative, que l’on appelle siège social.

Outre le fait que cette adresse apparaisse sur l’ensemble des documents commerciaux et administratifs de l’entreprise, le choix du siège social emporte une batterie de conséquences en matière fiscale, juridique, et même marketing. Cette rubrique décrypte pour vous les règles régissant la domiciliation d’une entreprise.

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Que signifie domicilier le siège une entreprise ?

La domiciliation de l’entreprise désigne l’adresse officielle, administrative, d’une entreprise. Cette domiciliation s’effectue en choisissant un siège social.

La domiciliation de l’entreprise est l’adresse de contact avec les tiers : fournisseurs, clients, partenaires, administration… Elle détermine en outre sa nationalité, les tribunaux compétents en cas de litige et la fiscalité applicable.

La domiciliation de l’entreprise n’est pas définitive. Il est possible de procéder, au cours de la vie de l’entreprise, au transfert de son siège social.

Où et comment domicilier son entreprise ?

Il existe plusieurs façons de domicilier son entreprise, à savoir :

  • Au domicile personnel du dirigeant.
  • Auprès d’une société de domiciliation.
  • Dans des bureaux professionnels.
  • Dans une pépinière d’entreprise.

Le chef d’entreprise a donc l’embarras du choix pour décider du siège social de son entreprise.

Les formalités pour domicilier son entreprise varient en fonction du lieu choisi. Il est, dans tous les cas, nécessaire de prouver la réalité du siège social auprès du greffe.

Domicilier une entreprise à l’adresse du dirigeant

Il est possible pour le dirigeant d’entreprise de domicilier son entreprise chez lui.

Seul le dirigeant est autorisé à le faire. Cela concerne le gérant de SARL et SNC, le président de SAS, ou encore le directeur général ou le président du directoire de SA.

Le siège ne peut être fixé à l’adresse de l’un des associés, sauf s’il est également dirigeant. C’est le cas, par exemple, de l’associé unique gérant d’EURL.

Une solution économique pour domicilier son entreprise

Cette possibilité permet aux associés de faire des économies lors de la création de l’activité.

Les débuts d’activité s’accompagnent en général de faibles moyens financiers. S’épargner un loyer les premières années d’activité constitue une précieuse économie. Cela permet notamment d’atteindre plus facilement le seuil de rentabilité.

C’est une solution très fréquemment utilisée par les auto-entrepreneurs et les entrepreneurs individuels.

Les conditions pour domicilier une entreprise à l’adresse du dirigeant

Cette possibilité peut être restreinte par les règles d’urbanisme, le bail ou le règlement de copropriété.

Il importe peu que le dirigeant soit locataire ou propriétaire.

Mais, s’il est locataire, le chef d’entreprise est tenu d’avertir le bailleur ou le syndicat de la domiciliation de l’entreprise à son domicile. Cette information doit être délivrée avant l’immatriculation de l’entreprise. 

Le contrat de bail doit être transmis au greffe chargé de l’immatriculation de la société. Ce document tient lieu de justificatif de domiciliation. Il prouve l’occupation effective des lieux par le chef d’entreprise.

Attention : la domiciliation au domicile personnel ne permet pas forcément l’exercice de l’activité dans le logement, ni la réception de marchandises ou de clients. Ce sont deux choses différentes.

En outre, en dehors de toute règle particulière, la domiciliation au domicile du dirigeant est nécessairement temporaire. Elle ne peut en effet excéder cinq ans. Passé ce délai, le dirigeant est dans l’obligation de régulariser la situation. Il doit communiquer au greffe l’adresse du nouveau siège social.

Domicilier son entreprise dans des bureaux professionnels

Il est bien sûr possible de domicilier son entreprise dans des bureaux professionnels, utilisés pour l’activité de l’entreprise.

Pourquoi domicilier son entreprise dans des bureaux professionnels ?

L’entreprise peut être locataire ou propriétaire des locaux commerciaux. Louer des locaux professionnels permet à l’entreprise de bénéficier d’espaces parfaitement adaptés à ses besoins.

Si elle en a les moyens financiers, elle peut même acheter des locaux. Elle se libère alors de la contrainte inhérente au contrat de bail et peut rénover à sa guise les bureaux.

Sauf liquidités suffisantes, l’entreprise doit cependant être en mesure de faire face à un emprunt. Celui-ci a pour effet de réduire ses marges de manœuvre financière.

Les conditions pour domicilier son entreprise dans des bureaux

Une fois encore, cette possibilité peut être restreinte par des dispositions législatives ou contractuelles. Le bail, nécessairement de type commercial, doit prévoir explicitement la possibilité d’y domicilier une entreprise.

En outre, il faut transmettre au greffe une copie du contrat de bail commercial.

Domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation

Outre le domicile du gérant ou les bureaux professionnels de l’entreprise, il est possible d’avoir recours aux services d’une société de domiciliation. C’est ce que l’on appelle la domiciliation commerciale.

Pourquoi domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation ?

Si le chef d’entreprise ne dispose pas de bureaux professionnels pour les besoins de son activité et ne souhaite pas domicilier son entreprise à son adresse personnelle, il peut recourir aux services d’une société de domiciliation. On parle aussi de centre d’affaires.

Certaines sociétés préfèrent même recourir aux services d’un centre d’affaires au lieu de domicilier la société dans des bureaux classiques. Les raisons à cela : l’obtention d’une adresse prestigieuse dans un milieu économiquement attirant, ainsi que le bénéfice de services personnalisés.

Un écueil : le coût engendré par cette domiciliation commerciale. Celui-ci est variable. Il dépend notamment de l’emplacement du site, des services proposés, ou encore de la renommée et de la fiabilité de la société de domiciliation. Il reste néanmoins bien moins élevé que la location de bureaux professionnels.

Le coût d’une domiciliation en ligne est négligeable si elle ne s’accompagne pas de services additionnels. Cela débute à environ 15 € par mois.

Les conditions pour recourir à une société de domiciliation

La domiciliation de l’entreprise auprès d’une société de domiciliation se matérialise juridiquement par la signature d’un contrat de domiciliation. Celui-ci est signé entre la société domiciliataire – propriétaire ou locataire des locaux – et l’entreprise.

Ce contrat, obligatoirement conclu par écrit, est d’une durée minimale de trois mois. Il est renouvelable tacitement.

Le domiciliataire répond à certaines obligations, notamment celle de mettre à la disposition de son client une pièce permettant la réunion régulière des organes de direction et la conservation des documents administratifs.

L’entreprise domiciliée a également des obligations. Elle doit utiliser les locaux exclusivement en tant que siège ou succursale et informer le domiciliataire en cas de changement affectant sa situation juridique (forme sociale, objet social…). Par ailleurs, elle doit donner mandat à la société de domiciliation pour que celle-ci reçoive en son nom toutes les notifications.

À l’instar du contrat de bail dans les cas précédents, le contrat de domiciliation doit être adressé au greffe pour permettre l’immatriculation de la société. Il prouve la réalité de la domiciliation.

Domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprise

La domiciliation de l’entreprise dans une pépinière d’entreprise constitue une hypothèse peut-être moins fréquente, mais non moins intéressante.

Pourquoi domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprise ?

Il existe de nombreuses pépinières d’entreprise. Certaines sont sectorielles, d’autres généralistes.

Le rôle des pépinières d’entreprise est de valoriser l’entrepreneuriat et de fournir un soutien matériel, financier ou encore logistique aux entreprises débutantes.

Le chef d’entreprise peut alors bénéficier des conseils de spécialistes sous forme d’accompagnement personnalisé. Cette communauté d’entreprises permet également de faire des économies substantielles par le partage des services et des équipements : salles de réunion, bureaux, services d’accueil…

En outre, la pépinière d’entreprise peut contribuer à la création d’un fort réseau professionnel.

Domicilier son entreprise dans une pépinière permet donc de profiter de nombreux autres avantages significatifs.

Les conditions pour domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprise

La domiciliation d’une entreprise dans une pépinière d’entreprise est encadrée et contrôlée. Il est ainsi nécessaire d’obtenir l’accord du comité d’agrément.

Ce comité est formé d’experts, de spécialistes de la création d’entreprise et de chefs d’entreprise. Il est chargé d’apprécier le projet entrepreneurial dans son ensemble, et notamment sa pertinence, son équilibre financier, ou encore la qualité du business plan.

Si son dossier de candidature est accepté, l’entrepreneur signe avec la pépinière d’entreprise une convention d’occupation précaire. On appelle également cela un contrat de bail précaire, servant de justificatif de domiciliation lors du dépôt du dossier au greffe.

Quelles sont les conséquences du choix du siège social ?

Le choix du siège de l’entreprise emporte plusieurs conséquences sur un plan juridique, fiscal et marketing.

Les conséquences du choix du siège sur un plan marketing

Le siège social a un impact déterminant sur le plan marketing. L’image véhiculée par l’adresse du siège joue un rôle fondamental aux yeux des clients et des éventuels partenaires.

Bénéficier d’une adresse prestigieuse peut avoir un effet bénéfique – ou au contraire négatif ! – sur la confiance des partenaires en l’entreprise. Une adresse dans un lieu ou quartier convoité permet à l’entreprise de gagner en crédibilité et en visibilité.

L’accueil des clients et partenaires est également particulièrement important. Si l’entreprise ne dispose pas de bureaux professionnels dédiés, il est possible d’assurer l’accueil au sein de centres d’affaires ou de pépinières d’entreprise.

Au contraire, la tenue de rendez-vous et de réunions au domicile personnel du gérant est peu recommandée. Il est possible de louer à la journée des espaces, mais cela revient rapidement cher.

Les conséquences du choix du siège sur un plan juridique

Le choix du siège social emporte bien entendu des conséquences juridiques. Il détermine ainsi :

  • La nationalité de l’entreprise. Les entreprises situées sur le territoire français sont soumises à la loi française.
  • Le tribunal géographiquement compétent. Chaque tribunal a une compétence géographique : on parle de « ressort ».
  • Le lieu de réalisation des formalités de publicité. La création, modification et disparition d’une entreprise donne lieu à publication dans un journal d’annonces légales (JAL) du département du siège social.

Les conséquences du choix du siège sur un plan fiscal

La domiciliation de l’entreprise détermine son adresse fiscale. Elle conditionne ainsi la fiscalité applicable.

Sont déductibles du revenu fiscal toutes les dépenses relatives au domicile de l’entreprise.

Ainsi, si l’entreprise est domiciliée au domicile du gérant, les frais engagés pour la domiciliation peuvent être déduits du bénéfice imposable.

Si l’entreprise est propriétaire du local dans lequel elle est domiciliée, elle peut déduire la majorité des dépenses engagées pour son acquisition et son entretien, telles que les intérêts d’emprunt.

La domiciliation détermine également la fiscalité applicable en cas d’activité exercée à l’international. Si l’entreprise souhaite bénéficier de la fiscalité d’un pays en particulier, elle doit exercer une activité professionnelle dans ce pays. À l’inverse, les bénéfices réalisés par une entreprise étrangère en France sont soumis – sauf disposition législative ou contractuelle contraire – à la fiscalité française.

Comment modifier le siège social d’une entreprise ?

La domiciliation de l’entreprise lors de la création de l’entreprise n’est pas immuable. Il est possible d’effectuer ultérieurement un transfert de siège social. Celui-ci répond à des règles et formalités bien spécifiques.

Ces règles s’appliquent dans le cadre d’un transfert de siège social en France. Des formalités spécifiques doivent être accomplies pour déménager à l’étranger.

Les règles régissant le transfert de siège social

Le transfert du siège social n’est pas géographiquement limité. Il peut ainsi survenir :

  • Dans le ressort du même tribunal de commerce. Le ressort renvoie à l’étendue de la compétence territoriale d’une juridiction.
  • En France, dans le ressort d’un autre tribunal de commerce.
  • Dans l’Union Européenne.
  • À l’étranger.

Si le transfert n’est pas géographiquement limité, il doit cependant correspondre à une réalité. La décision de transférer le siège doit être accompagnée d’actions concrètes. Cela signifie que le centre décisionnel et administratif de la société doit réellement avoir été déplacé.

La réalité du siège social est importante. Une distinction est ainsi faite en droit entre le siège réel et le siège fictif. Ce sont les juges qui ont introduit le concept de siège fictif. Pour eux, le siège est dit fictif lorsqu’il ne correspond pas au lieu où les décisions effectives de gestion de la société sont prises.

La jurisprudence a pu fixer des critères pour définir le siège social réel :

  • La localisation du centre des intérêts principaux de l’entreprise.
  • Le lieu de domiciliation du compte bancaire de la société.
  • Le bureau où sont signés les contrats.
  • Le lieu où se tiennent les assemblées générales des associés.
  • Le lieu où est tenue la comptabilité.

L’appréciation se fait au cas par cas. Ces critères ne sont pas cumulatifs mais constituent un faisceau d’indices.

Le juge, s’il estime que le siège est fictif, peut considérer à la place le lieu du siège réel.

Les étapes pour transférer le siège social

Le transfert de siège social répond à plusieurs étapes successives :

  • La prise de décision, par l’assemblée générale extraordinaire ou l’associé unique.
  • La modification de la clause statutaire fixant le siège social.
  • La publication d’un avis dans un journal d’annonces légales (JAL).
  • Le dépôt d’un dossier au centre de formalités des entreprises (CFE).
  • La publication au Bodacc, effectuée par le greffier.

Étape 1 : Acter le transfert de siège social

La décision de transférer le siège social de l’entreprise appartient exclusivement aux associés, en principe réunis en assemblée générale extraordinaire.

Les règles de convocation, de majorité et de quorum dépendent de la forme sociale de l’entreprise. Du fait de l’importance de la décision, elles sont pour l’occasion renforcées.

La décision de modifier les statuts donne lieu à l’établissement d’un procès-verbal, trace écrite de la décision commune des associés.

Ces règles ne sont bien entendu pas applicables dans le cas d’une société unipersonnelle telle qu’une EURL ou SASU. Dans ce cas, l’associé unique prend la décision seul. Celle-ci est ensuite consignée dans un registre spécial.

Une fois qu’ils se sont mis d’accord sur le principe d’un transfert de siège, les associés doivent procéder à la réécriture de la clause statuaire concernée.

Étape 2 : Publier un avis dans un JAL

La modification du siège social d’une entreprise requiert la publication d’un avis dans un JAL. Pour être valable, cet avis doit comporter des mentions obligatoires, telles que le montant du capital social, la dénomination et la forme de la société.

Cette formalité doit obligatoirement être accomplie avant le dépôt de la demande d’inscription modificative au RCS.

Le transfert de siège social présente quelques spécificités. Les règles diffèrent selon que le transfert ait lieu ou non dans le ressort du même tribunal de commerce.

En cas de transfert dans le ressort du même tribunal de commerce, il convient de procéder à une insertion dans un JAL du lieu du siège social.

À l’inverse, lorsque le transfert se fait dans le ressort d’un autre tribunal de commerce, il faut accomplir des formalités de publicité à la fois au nouveau et à l’ancien siège. Cela se matérialise par la publication de deux avis :

  • Un avis dans un JAL du département du nouveau siège. Il doit mentionner le lieu et le numéro d’identification au RCS de l’ancien siège, ainsi que le RCS où la société sera immatriculée en raison de son nouveau siège.
  • Un second avis dans un JAL du département de l’ancien siège.

Étape 3 : Déposer une demande d’inscription modificative au RCS

Une fois que l’avis a été publié dans un JAL, il convient d’avertir le greffe du tribunal de commerce du transfert de siège social. Celui-ci mettra à jour le RCS.

La constitution du dossier d’inscription modificative

La demande d’inscription modificative au RCS est constituée d’une batterie de documents justificatifs :

  • Un formulaire M2, dûment rempli et signé.
  • Le procès-verbal de l’assemblée générale statuant sur le transfert de siège.
  • Un exemplaire des statuts mis à jour, certifié conforme par le représentant légal.
  • L’attestation de parution de l’avis dans un JAL.
  • Un justificatif d’occupation des nouveaux locaux, tel qu’un contrat de bail. Il tend à prouver l’occupation effective des locaux.

Le dépôt du dossier d’inscription modificative

Il existe deux façons de présenter une demande d’inscription modificative :

  • Passer par l’intermédiaire d’un CFE dont dépend la société. C’est l’hypothèse la plus courante. Cela peut se faire sur place ou sur Internet.
  • S’adresser directement au greffe du tribunal de commerce.

Auprès de quel CFE accomplir la formalité ?

Une fois encore, le transfert de siège social présente des particularités lors de l’accomplissement de cette formalité.

On distingue alors selon que le transfert s’effectue ou non dans le ressort du même tribunal de commerce.

Si le transfert s’effectue dans le même ressort, le dirigeant doit déposer le dossier au CFE dont dépend la société. Celui-ci le transmettra ensuite au greffe du tribunal de commerce ayant procédé à l’immatriculation de la société, pour inscription du nouveau siège au RCS.

À l’inverse, si le transfert a lieu hors ressort, le dirigeant doit s’adresser au CFE dont dépend le nouveau siège. Celui-ci transmettra ensuite le dossier au greffe du tribunal de commerce du nouveau siège.

Il est également possible de présenter directement la demande d’inscription modificative au greffe du tribunal du nouveau siège.

Il appartient ensuite au greffier du nouveau siège social de notifier l’inscription de la société au greffier de l’ancien siège. Celui-ci pourra alors procéder à la radiation de la société sur l’ancien registre.

Enfin, dans un cas comme dans l’autre, le greffier procède à une insertion au Bodacc, le bulletin des annonces civiles et commerciales. Le transfert de siège social est alors définitivement acté, et opposable aux tiers.

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