Formulaire M3 : Définition, comment le remplir ?

Le formulaire M3 constitue un document administratif et juridique qui se remplit durant l’existence d’une entreprise. Plus précisément en cas de changement du dirigeant de cette dernière. Au vu de son importance, il s’avère donc impératif de savoir le remplir correctement et avec précision. Tout de suite les détails.

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Comment se définit le formulaire M3 ?

L’utilité du formulaire M3 est d’informer l’administration du changement de dirigeant d’une entreprise dotée d’une personnalité morale. Il se révèle donc incontournable en cas de démission, de décès, de révocation ou fin de mandat de l’actuel dirigeant. Notez que vous pouvez également l’utiliser pour indiquer le changement d’adresse d’un gérant. Mais aussi pour renseigner le formulaire M2, M2 agricole ou M3, et ce, lorsque les espaces dédiés à cet effet se montrent insuffisants.

Le formulaire M3 correspond ainsi à un acte modificatif au registre du commerce et des sociétés (RCS). Le changement de dirigeant nécessite la validation du greffe du tribunal de commerce. En addition à cela, celui-ci vérifie que le dirigeant est légalement habilité à occuper cette fonction.

Deux types d’imprimé M3

L’administration a effectivement mis en place 2 formulaires M3 distincts. Le choix entre ces 2 options se fait ainsi en fonction de la forme juridique de l’entreprise. On distingue :

  • Le Cerfa M3 pour les SARL et SELARL ainsi que leur variante unipersonnelle (Cerfa n° 14580*04). Il s’utilise aussi pour les modifications applicables aux membres de la société autres que les gérants.
  • Le formulaire M3 pour les SAS mais aussi les SCI et autres sociétés (Cerfa n° 11683*03), à l’exception des SARL, SELARL, EURL et SELURL. Ce document sert aux déclarations relatives aux organes de direction, surveillance, contrôle de la personne morale.

Puisque ces deux documents se distinguent l’un de l’autre, leur remplissage diffère dès lors sur quelques points.

La procédure pour remplir la déclaration M3

La première distinction observable entre les deux types de formulaires M3 est le nombre d’encadrés. La liasse M3 SARL/SELARL compte 13 cadres tandis que l’imprimé M3 comprend 14 cadres.

Après cette clarification, il est temps de préciser comment remplir ce formulaire Cerfa.

Préciser le type de modification dans le cadre 1

Le cadre 1 du formulaire M3 permet d’indiquer si le document sert de :

  • Demande d’inscription modificative au RCS ou au répertoire des métiers (RM)
  • Intercalaire au formulaire M2, M2 agricole ou M3

La précision entre les 2 options se fait bien évidemment en cochant la case correspondante.

Cadres 2 et 3 : identification de la société

Au niveau des cadres 2 et 3, s’observe une autre différence entre les deux imprimés M3.

Les cadres 2 et 3 du formulaire M3 SARL/SELARL

Avec cette déclinaison du formulaire M3, les points suivants sont à préciser dans le cadre 2 :

  • Dénomination
  • Forme juridique
  • Numéro unique d’identification
  • La ville du greffe où est enregistrée la société (immatriculation au RCS)
  • Le nom et le numéro du département de la chambre des métiers et de l’artisanat (immatriculation au RM)

Pour le formulaire M3 SARL/SELARL, le cadre 3 correspond à la déclaration relative à la gérance. Il est à préciser si la nature de la gérance subit une modification. Indiquez alors si elle devient minoritaire/égalitaire ou majoritaire. Dans le cas où elle devient majoritaire, le document est à compléter avec le volet social TNS.

Dernier point du cadre 3 du formulaire M3 SARL/SELARL : préciser si une société est associée.

Formulaire M3 SAS/SCI : les cadres 2 et 3

Le cadre 2 de ce type de formulaire M3 demande uniquement la dénomination sociale et la forme juridique.

Quant au cadre 3, il requiert :

  • Le numéro unique d’identification
  • La ville du greffe d’immatriculation de la société au RCS
  • La dénomination et le numéro du département en cas d’inscription au RM
  • La domiciliation du siège social
  • Le code postal
  • La commune

Renseigner les identités des anciens et nouveaux dirigeants dans les cadres 4 à 8

Ces cadres permettent d’indiquer le(s) nouveau(x) dirigeant(s) et celui (ceux) partant(s). Sur ces parties, les informations à renseigner sont le nom, prénom, adresse, etc.

Il est à savoir que le cadre 5 du formulaire M3 SARL/SELARL s’utilise lorsque le conjoint du dirigeant exerce dans la société. Cette précision n’existe pas pour le formulaire M3 SAS/SCI.

Cadre 9 du formulaire M3 SARL/SELARL

Les deux types d’imprimés M3 se distinguent cette fois au niveau du cadre 9. Dans le cas de celui dédié aux SARL et SELARL, le cadre 9 sert uniquement pour le conjoint marié ou pacsé collaborateur ou salarié.

Comme pour les cadres 4 à 8, il permet de renseigner le collaborateur partant et le collaborateur entrant.

Cadre 9 à 10 de la déclaration M3 SAS/SCI

Ces parties sont destinées aux personnes morales tenues par l’obligation de désigner un représentant. Cette contrainte concerne uniquement les structures suivantes :

  • Personnes morales non immatriculées au registre public
  • Personnes morales dépendant d’un État non membre de l’Union européenne
  • SA et groupements d’intérêt économique

Imprimé M3 SARL/SELARL : les renseignements complémentaires dans les cadres 11 à 13

Dans le cas du formulaire M3 SARL/SELARL, les cadres 11 à 13 servent en effet à donner des informations supplémentaires, entre autres :

  • L’encadré 11 se destine aux observations
  • Le cadre 12 renseigne l’adresse de correspondance
  • La section 13 sert à rappeler le représentant légal de l’entreprise, à communiquer le nom et l’adresse du mandataire ainsi qu’à dater et à signer le formulaire

Cadre 11 du formulaire M3 SAS/SCI

Le cadre 11 de l’imprimé M3 SAS/SCI trouve son utilité dans la précision d’une personne qui n’est pas le représentant légal, mais qui a le pouvoir d’engager la personne morale.

Cette personne qui n’est pas le représentant légal est déjà mentionnée dans l’un des cadres 4 à 8. Le cadre 11 précise juste qu’elle a le pouvoir d’engager l’entreprise.

Cadres 12 à 14 de la liasse M3 SAS/SCI

Ces cadres servent à communiquer des observations, l’adresse de correspondance ainsi qu’à dater et signer le formulaire.

Formulaire M3 rempli : où l’envoyer ?

Dès que votre formulaire M3 est soigneusement rempli, placez-le dans votre dossier complet de demande de modification. Ce dernier est à transmettre au CFE ou directement au greffe du Tribunal de Commerce, dont vous dépendez.

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