Secrétaire d’association : Son rôle et obligations

Le secrétaire fait partie des membres du bureau d’association avec le président et le trésorier. Souvent dans l’ombre du président, il joue un rôle capital dans le bon fonctionnement de la structure associative. Quelles sont ses missions et ses obligations ? Le point sur le sujet.

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Les missions du secrétaire d’association

Travaillant en étroite collaboration avec les dirigeants de l’association, le secrétaire embrasse plusieurs missions. Avec le président, il est le premier garant de la gestion administrative de la structure ainsi que de la cohésion entre les adhérents. Il peut être épaulé par un vice-secrétaire dans la réalisation de ses tâches si les statuts prévoient ce poste. En plus de l’assister dans la gestion administrative de l’organisation, ce dernier peut aussi le remplacer en son absence.

Le suivi administratif de l’association

Au sein du bureau de l’association, le secrétaire général est celui qui assume les tâches administratives. Il a pour rôle :

  • la gestion de la correspondance (traitement des courriers) ;
  • la tenue du fichier des adhérents et des registres associatifs (registre unique du personnel, registre comptable, registre des délibérations, etc.) ;
  • la rédaction des notes d’information à destination des membres ;
  • la réalisation des diverses formalités administratives ;
  • la tenue des archives de l’association.

Rédiger les convocations aux assemblées générales

C’est le secrétaire général qui organise les assemblées générales (AG) de l’association ainsi que les diverses réunions. Il se voit attribuer la mission de rédiger et d’envoyer une convocation à chaque adhérent. À ce titre, il doit préciser dans ces courriers les différentes informations afférentes à l’AG, notamment le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour. 

Établir les procès-verbaux et les comptes rendus de réunion

Le secrétaire général se charge de la rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux à l’issue des assemblées générales et des réunions. En effet, ces documents doivent faire état de quelques informations essentielles comme les points abordés pendant la discussion et les résolutions prises, le nombre de présents et d’absents à l’assemblée.

Les obligations du secrétaire d’association

Il convient de se référer aux statuts de l’association pour déterminer les obligations du secrétaire général. Ces documents doivent apporter une grande précision sur la question. Pour mettre au clair les obligations du secrétaire et de chaque membre du bureau, il est essentiel de mentionner dans les statuts :

  • une description détaillée de son rôle et de ses missions principales ;
  • son mode de nomination ;
  • ses responsabilités financières et juridiques au regard de la loi en cas de problème.

Il faut aussi y stipuler la durée du mandat du secrétaire général de l’association ainsi que l’étendue de ses pouvoirs.

Ce dernier, ainsi que son assistant, mais également le président et le trésorier, doivent se conformer à ces dispositions statutaires sous peine de voir leur responsabilité engagée.

Les responsabilités du secrétaire d’association

Le secrétaire général s’expose à un certain nombre de responsabilités vis-à-vis de l’association et des tiers. En cas de violation des règles statutaires ou d’abus de pouvoir, ses responsabilités peuvent être engagées.

La responsabilité civile

Le secrétaire général peut engager sa responsabilité civile envers une association en cas de faute de gestion. Il en va de même s’il commet une faute préjudiciable à l’égard des membres de la structure associative. 

Puis, en vertu des articles L 611-1 du Code de commerce, le secrétaire risque d’être sanctionné si, par sa faute, l’association se trouve en redressement ou en liquidation judiciaire. Dans ce cas, il doit combler le passif insuffisant de l’organisme. S’il a utilisé des biens de l’association à des fins personnelles, il peut être frappé de redressement ou de liquidation judiciaire. Il peut également être frappé d’interdiction de gestion.

La responsabilité pénale

En cas d’infraction pénale, la responsabilité pénale du secrétaire général peut être engagée. C’est notamment le cas s’il est auteur ou complice :

  • d’une infraction relative au fonctionnement de l’association ;
  • d’un délit lié à une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire ;
  • du non-respect du Code du travail ou du Code de la sécurité sociale ;
  • d’une inobservation ou d’une fraude fiscale.

Est-il obligatoire de nommer un secrétaire général d’association ?

Aucun texte de loi n’impose la désignation d’un secrétaire général au sein des associations. Les fondateurs d’une structure associative sont donc libres de décider de prévoir ou non ce poste.

Pour autant, il est fortement recommandé de nommer un secrétaire. Ce dernier joue en effet un rôle majeur pour la bonne orchestration de l’association.

Qui peut exercer les fonctions du secrétaire d’association ?

Les fonctions du secrétaire d’association sont accessibles à toute personne physique ou morale qui souhaite s’investir dans ce poste. Elles peuvent être entamées par :

  • un membre de la structure associative justifiant d’une certaine ancienneté ;
  • une personne non déchue de ses droits civiques ;
  • un dirigeant d’une société qui réalise des prestations de services pour le compte des associations ;
  • un salarié dont les revenus et les avantages en nature sont inférieurs au 3/4 du SMIC.

L’article 2 bis loi de 1901 permet aussi à un mineur de plus de 16 ans de s’occuper de la gestion administrative d’une association sous réserve de l’accord de son représentant légal.

Toutefois, il faut savoir que certaines qualités sont nécessaires pour occuper ce poste. Le secrétaire d’association doit :

  • être polyvalent ;
  • avoir le sens de l’organisation ;
  • avoir une compétence pour la rédaction de documents ;
  • faire preuve de diplomatie ;
  • disposer de bonnes qualités relationnelles ; 
  • être un bon communicant.

À savoir que la fonction de secrétaire d’association est incompatible avec certains métiers : commissaire aux comptes, fonctionnaires, parlementaires, militaire.

Comment remplacer le secrétaire d’une association loi 1901 ?

Au cours de sa vie, une association peut changer son secrétariat. Divers motifs peuvent être à l’origine de cette modification : fin du mandat, démission du secrétaire, révocation, décès, etc. En l’absence du secrétaire, son adjoint assure la vacance du poste jusqu’à ce qu’un nouveau secrétaire soit nommé. Les modalités de désignation de ce dernier doivent être prévues dans les statuts. Il convient donc de s’y référer.

En général, il revient à l’assemblée générale ou au conseil d’administration d’élire le secrétaire de l’association. Après l’élection, l’organisation dispose d’un délai de trois mois pour informer la préfecture du changement de secrétaire. Cette déclaration s’effectue par le biais du formulaire Cerfa n ° 13971. 

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