Société de domiciliation commerciale : Kesaco ?

Société de domiciliation commerciale : définition

Une entreprise de domiciliation commerciale est un prestataire de services qui fournit à des personnes physiques ou morales une adresse qui leur sert de domiciliation fiscale et juridique : siège social, succursale, adresse administrative, commerciale, etc. Elle permet donc de tenir une réunion régulière des organes administratifs ou recevoir des clients ou partenaires dans une adresse de prestige située dans un endroit stratégique, en plus de la réexpédition du courrier. De quoi gagner en légitimité et visibilité.

Depuis quelques années, on observe un grand engouement des entrepreneurs pour les sociétés de domiciliation commerciale. La raison est simple. Elles permettent de jouir d’une adresse de renom souvent dans un centre d’affaires international, mais à moindre cout. Par ailleurs, elles sont la solution idéale pour une jeune entreprise qui n’a pas les moyens de s’engager dans un bail commercial classique sur le long terme ou dans l’acquisition d’un local. Elles lui permettent également de s’affranchir des charges liées à une location immobilière : loyer, mensualités, facture EDF et téléphone, etc.

Mais ce n’est pas tout. Établir son siège social dans une société de domiciliation d’entreprise permet de contourner les démarches administratives liées au transfert de siège social : frais de greffe du tribunal, etc. Sans parler de la possibilité de ne pas se domicilier au domicile du dirigeant, avec tous les inconvénients que cela implique : violation de la vie privée du dirigeant, incrédibilité vis-à-vis des partenaires, obligation d’être inscrit au répertoire des métiers, etc.

Enfin, il y a le gain de temps pour trouver le local qui répond à ses besoins en termes de cout, de services et de souplesse. Une recherche sur le net permet effectivement de trouver en un clic une société de domiciliation agréée.

Quid des obligations de la société de domiciliation commerciale

Devenir société de domiciliation commerciale implique de se conformer aux législations en vigueur. Une activité de domiciliation oblige aussi à respecter certains lois et règlements.

Les conditions d’honorabilité du dirigeant et des actionnaires

Le dirigeant ou le représentant légal d’une société de domiciliation d’entreprise doit répondre aux critères suivants :

• Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pénale définitive (3 mois sans sursis au minimum) pour crime, vol, escroquerie, faux, corruption, fraude fiscale, association de malfaiteurs, blanchiment, recel, trafic de stupéfiants, proxénétisme
• Ne pas être frappé d’une interdiction d’exercer ou gérer une activité commerciale
• Ne pas faire l’objet d’une faillite personnelle ou de retrait d’un agrément préfectoral au cours des 5 dernières années

L’agrément de la préfecture

La société de domiciliation commerciale doit être agréée par la préfecture dont elle dépend (la préfecture de police si la société est domiciliée à Paris), sans cela il sera impossible de domicilier une autre entreprise dans ses locaux. Cet agrément est nécessaire lors de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers.

À noter que le numéro d’agrément doit être mentionné sur tous les contrats de domiciliation édités par la société de domiciliation commerciale, ce contrat devra ensuite être déposé au Centre des Impôts.

Les obligations de la société de domiciliation

Le domiciliataire doit notamment respecter les obligations suivantes :

• Proposer à l’entreprise dans ses locaux des formules adaptées à toutes ses exigences : conservation et consultation de documents administratifs, confidentialité des réunions, surveillance, etc.
• Constituer un dossier qui regroupe toutes les pièces justificatives pour chaque domicilié
• Informer le greffier du tribunal des changements de situation des domiciliés : expiration avec ou sans préavis de résiliation
• Informer le greffier du tribunal ou la chambre des métiers et de l’artisanat si un domicilié n’est pas venu récupérer ses courriers depuis 3 mois
• Remettre tous les trimestres aux centres des impôts et aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale la liste des domiciliés et ceux qui ont mis fin à leur contrat.

Le contrat de domiciliation

Pour tout nouveau domicilié, la société de domiciliation doit établir un contrat de domiciliation d’une durée de 3 mois au minimum, et renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation. Ce dernier doit être rédigé sous forme écrite et contiendra les éléments suivants afin d’être déposé au Centre des Impôts ainsi qu’aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale :

• Des informations sur le domiciliataire : numéro d’agrément, nom, adresse…
• Des informations sur le domicilié
• Les obligations des deux parties : signature d’un bail commercial…

Les services proposés par la société de domiciliation commerciale

Une société de domiciliation ne fournit pas uniquement une adresse juridique et fiscale au créateur d’entreprise. Elle propose également des services optionnels :

• Des salles de réunions équipées de la dernière technologie
• Des espaces de coworking
• Un service de réception et de transfert des appels
• Une messagerie vocale interactive 24/7
• Réexpédition du courrier et numérisation du courrier
• Envoi de fax par email
• Un assistant personnel pour effectuer des tâches régulières ou ponctuelles : saisie comptable, paie, secrétariat, facturation, formalités juridiques ou administratives…
• WiFi gratuit dans les espaces de coworking et les salles pour la réunion régulière des organes administratifs
• Des matériels de photocopie
• Café et thé gratuit