Comment convoquer les adhérents à une AG d’association ?

Rendez-vous important pour toute association loi 1901, une assemblée générale est prévue se tenir au moins une fois par an. En effet, c’est à ce moment que les décisions importantes concernant l’avenir d’une organisation doivent se prendre. Mais avant cette rencontre, il est essentiel de procéder à une convocation des adhérents. Quand le faire ? Comment le rédiger ? Par quel moyen l’envoyer ? Découvrez dans les prochaines lignes des éléments de réponse.

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Quand procéder à une convocation d’AG ?

La raison d’une convocation des membres à une assemblée générale doit se conformer au statut de l’association. Cependant, diverses raisons peuvent inciter les dirigeants à recourir à ce sommet comme :

Il est d’autant plus important de procéder à une convocation quand les tribunaux notent que seule l’assemblée générale dispose du pouvoir de décision, comme celui d’élire les dirigeants. Comme dans toute entité, chaque décision sur la vie d’une association fait l’objet d’un vote.

Qui est appelé pour une Assemblée Générale ?

Habituellement, une assemblée générale s’adresse globalement à l’ensemble des membres de l’association, qu’ils fassent partie du bureau exécutif ou non. Malgré tout, l’accès à cette réunion annuelle peut se restreindre aux participants sous diverses conditions telles que :

  • Le paiement d’une cotisation ;
  • L’âge minimum ;
  • L’ancienneté ;
  • Etc.

Selon la nécessité, certaines personnes peuvent également être conviées à une assemblée générale malgré le fait qu’ils ne soient pas des membres actifs. C’est le cas des partenaires, du personnel salarié ou encore des bénévoles.

Cependant, ces participants ne pourront prendre part à aucun vote au vu de leur statut consultatif et non délibératif.

Et si l’association loi 1901 possède un commissaire aux comptes, celui-ci se doit d’être obligatoirement convoqué aux assemblées générales. Il est toutefois interdit de faire toute forme de discrimination entre les intervenants d’une même catégorie.

Qui peut convoquer une Assemblée Générale ?

Que ce soit dans le cadre d’une assemblée générale ordinaire (AGO) ou d’une assemblée générale extraordinaire (AGE), la nomination de la personne ou de l’organe chargé d’établir et d’envoyer les convocations est fixée par les statuts (parfois complété par le règlement intérieur). À défaut, cette responsabilité est du ressort :

  • Du président ;
  • Du bureau ou du conseil d’administration de l’association ;
  • Du secrétaire général ;
  • D’un quorum stipulé par les statuts.

Dans certains cas, les membres de la structure ont aussi le droit de convoquer une assemblée générale extraordinaire s’ils justifient l’urgence d’une réunion. Il est plus judicieux de remettre à un organe la mission de convoquer une assemblée générale d’association plutôt qu’à une personne. Effectivement, en cas de cessation de fonction de ce dernier, l’appel à une AG ne pourra être effectué sans la nomination d’un administrateur provisoire émanant de la justice.

Comment rédiger une convocation à une AG d’association ?

Pour qu’une convocation à une assemblée générale soit réussie, elle doit comporter plusieurs éléments importants tels que :

  • Le nom de l’association et son siège ;
  • La date, l’heure de début et le lieu de la réunion ;
  • Le type d’assemblée (AGO ou AGE) ;
  • L’ordre du jour ;
  • Les rappels sur les statuts (quorums, cotisations, mandataires) ;
  • Les précisions quant aux modalités de vote (en présentiel, par voie électronique) ;
  • Les documents annexes liés à l’ordre du jour ;
  • La qualité et l’identité de l’initiateur de la convocation.

Il est à préciser que la convocation à une assemblée bien déterminée ne peut pas valoir pour une autre. En effet, il est interdit de remplacer un appel à une assemblée générale ordinaire par une convocation à une AGE ou vice-versa ; ou bien de faire suivre une seconde réunion sans que cela soit spécifié dans l’ordre du jour. Depuis quelques années, la tenue d’AG d’association en ligne ou mixte (présentiel et distanciel) est de plus en plus courante. Si les statuts de l’association l’autorisent, alors la convocation indiquera, à la place du lieu, le lien et toutes les précisions techniques de la visioconférence. Cela suppose aussi une fine préparation. Objectif : s’assurer entre autres que tout membre a accès à l’AG à distance, que la feuille de présence est bien remplie et que le quorum (minimum de voix) est atteint pour chaque vote.

Y a-t-il un délai pour convoquer les adhérents pour une Assemblée Générale ?

Globalement, les règles concernant le délai de convocation des membres à une assemblée générale ne font pas partie des clauses obligatoires dans les statuts des associations loi 1901. Cependant, pour que tout membre participant puisse se préparer convenablement à cette rencontre annuelle, il devra au minimum prendre connaissance :

  • Du contenu de l’ordre du jour ;
  • Des divers documents liés à la convocation.

Il est alors plus raisonnable d’envoyer la convocation entre quinze jours et un mois avant la date de l’assemblée. Il est à noter qu’une annulation d’une AG est envisageable si le délai de convocation mentionné dans les statuts n’est pas respecté.

Comment envoyer votre convocation d’Assemblée Générale d’association ?

Pour envoyer une convocation à une assemblée générale, les responsables d’associations peuvent procéder de différentes manières. Cela peut s’effectuer soit :

  • Verbalement ;
  • Collectivement ;
  • Ou individuellement.

Cette dernière solution est par ailleurs la plus recommandée, car il démontre un grand respect aux membres tout en les impliquant déjà à la future réunion. En ce qui concerne les modes de convocation, son auteur a le choix entre :

  • La lettre simple ;
  • La lettre recommandée avec ou sans accusé de réception ;
  • La parution dans la presse régionale ou nationale ;
  • L’affichage dans les locaux de la structure ;
  • L’insertion dans le bulletin de liaison interne ;
  • L’annonce sur le site web de l’organisation ;
  • Le courrier électronique ou mail.

Le choix du support d’envoi doit alors de baser sur l’accessibilité de l’ensemble des membres concernés par l’assemblée générale. L’objectif étant de faire parvenir la convocation le plus rapidement possible entre les mains des personnes concernées.

Comment envoyer une convocation d’Assemblée Générale par mail ?

Il est tout à fait possible de convoquer une assemblée générale d’association par courrier électronique. Pour y parvenir, l’auteur de l’appel doit respecter deux grandes étapes :

  • Obtenir l’accord des membres  : soit par lettre recommandée soit par mail ;
  • Respecter le délai de convocation : au plus tard 20 jours avant la date du prochain sommet.

Que ce soit une acceptation ou un refus, l’organe chargé de l’envoi des convocations doit dans tous les cas joindre à la lettre les documents associés à l’ordre du jour.

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