Comment faire une note de frais kilométrique ?

Quand une entreprise ne dispose pas d’une voiture de fonction, un salarié peut utiliser son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels. Dès lors que le trajet est effectué dans l’intérêt de l’entreprise, il devra percevoir des indemnités kilométriques sous réserve de présenter une note de frais dont les conditions et les montants sont définies par la loi. Mais qu’est-ce qu’une note de frais kilométriques ? Comment faire une note de frais kilométrique et quelles sont les conditions à remplir pour se faire rembourser ? Les réponses à ces questions dans les lignes qui suivent.

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Note de frais kilométrique : de quoi s’agit-il exactement ?

Les notes de frais kilométriques désignent la somme d’argent engagée par un salarié avec son véhicule personnel dans le cadre de ses missions professionnelles. Ces frais kilométriques concernent uniquement les déplacements professionnels (trajet pour rejoindre un site de l’entreprise situé à une certaine distance, trajet pour rejoindre un client ou un fournisseur, voyages professionnels, etc.). De ce fait, les trajets maison-travail-maison n’en font pas partie, sauf exception. En principe, les frais kilométriques prennent en compte :

  • Les coûts du carburant.
  • Les coûts liés à l’usure du véhicule. : l’achat de nouveaux pneus, l’entretien et le nettoyage du véhicule, les réparations diverses, la décote du véhicule, etc.
  • L’assurance annuelle.

Par contre, l’administration fiscale ne considère pas les frais annexes tels que le prix du parking, les frais de stationnement, les péages… comme étant des frais kilométriques. Ils ne sont donc pas pris en compte dans les indemnités kilométriques. Par contre, ils devront également être remboursés dès lors qu’ils ont été engagés à des fins professionnelles. Dans ce cas, ces dépenses devront faire l’objet de notes de frais distinctes. Le montant du remboursement des frais kilométriques dépend de deux éléments :

  • La puissance fiscale du véhicule exprimée par le nombre de chevaux fiscaux.
  • Le nombre de kilomètres parcourus.

Bons à savoir : Depuis 2016, les déplacements domicile-bureau en vélo peuvent être indemnisés à hauteur de 25 centimes par kilomètre parcouru. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE des entreprises qui souhaitent militer en faveur de l’environnement. Il est possible de récupérer la TVA sur les tickets de péage d’autoroute ainsi que les frais de carburant, y compris l’essence depuis janvier 2017.

Comment se faire rembourser les frais kilométriques ?

Pour que le remboursement des frais kilométriques puisse avoir lieu, le salarié doit faire une demande. Pour cela, plusieurs modèles de note de frais kilométrique gratuits sont disponibles en ligne. Ils se présentent le plus souvent sous la forme d’un tableau Excel. Il vous suffit de remplir le modèle que vous avez choisi (en le téléchargeant ou en l’imprimant). Généralement, la note de frais kilométrique doit mentionner les informations suivantes :

  • Le nom de la société.
  • Le nom et les prénoms du salarié.
  • La marque et le modèle du véhicule.
  • La puissance fiscale du véhicule.
  • La date du déplacement.
  • Le nombre de kilomètres au lieu de départ.
  • Le nombre de kilomètres au lieu de destination.
  • Le motif du déplacement.
  • La distance parcourue.
  • Le montant des frais kilométriques.
  • La date du jour.
  • La signature de l’employé.

Une photocopie de la carte grise devra également être jointe à la note de frais kilométrique, en plus des justificatifs de dépenses. Bon à savoir : certains modèles de notes de frais kilométriques peuvent inclure des dépenses annexes telles que les frais de péage et de stationnement, les repas pris pendant le déplacement professionnel, etc.

Les conditions de remboursement des frais kilométriques

Quel que soit son poste, un salarié a droit à des indemnités kilométriques dès lors qu’il utilise son véhicule personnel dans l’accomplissement de ses missions professionnelles. Toutefois, pour que ces dépenses puissent être remboursées, le véhicule doit être au nom du salarié (ou de son conjoint) qui fait la demande de remboursement de frais kilométriques. En outre, les justificatifs de chaque dépense doivent être joints à la demande : factures, reçus, etc. Ceux-ci doivent mentionner la date de déplacement, le motif, l’identité du salarié et la distance parcourue pour être recevables.

Comment calculer les indemnités kilométriques des notes de frais kilométriques ?

Le remboursement peut se faire de deux manières :

  • Sur la base d’un forfait établi par l’entreprise, par exemple une convention collective, qui prend en compte uniquement le nombre de kilomètres parcourus. On parle alors de barème conventionnel. Ce barème spécifique est obligatoire dans l’entreprise.
  • Sur la base du barème kilométrique aux frais réels mis en place par l’administration fiscale. Ce barème est réévalué chaque année et dépend du type de véhicule utilisé (automobile, deux roues inférieures et supérieures à 50 cm3).

Le barème kilométrique est calculé sur la base de la puissance du véhicule et de la distance parcourue en kilomètre. Par ailleurs, il inclut :

  • La consommation de carburant.
  • Les frais de réparation et d’entretien.
  • Les frais d’achats de pneus.
  • Les frais d’achats d’équipements de protection tels que les casques.
  • La décote du véhicule.
  • Les primes d’assurance.

De ce fait, vous ne pouvez plus demander le remboursement de l’essence, de l’assurance ou des réparations en choisissant le barème kilométrique. Les frais kilométriques sont déductibles des revenus du salarié. Pour ce faire, deux alternatives sont possibles ;

  • Bénéficier de la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement aux revenus.
  • Choisir le régime réel si les frais kilométriques dépassent le seuil de 10 %.

Tableau du barème des indemnités kilométriques en 2021

Chevaux fiscaux  Jusqu’à 5 000 km De 5 001 km à 20 000 km  Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins0, 4 560273 + 9 060318
4 CV0, 5 230294 + 1 1360,352
5 CV0,5480,305 + 1 1200,368
6 CV0,5740,32 + 1 2560,386
7 CV et plus0,6010,337 + 1 3010,405

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, vous devez simplement multiplier le coefficient par la distance parcourue.

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