Comment faire une note de frais ?

Dans le cadre d’une mission, il peut arriver que les salariés paient de leurs poches certaines dépenses. Bien entendu, il est possible de se faire rembourser par l’entreprise. Pour ce faire, le salarié doit présenter une note de frais. Mais qu’est-ce que c’est ? Et surtout comment la faire ? Cet article vous apporte les réponses à ces questions.

À quoi correspond la note de frais ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de connaitre ce qu’est exactement une note de frais. Il s’agit d’une fiche qui permet à un salarié de se faire rembourser par l’employeur les frais qu’il a avancés dans le cadre d’une mission professionnelle. Ainsi, la note de frais permet à l’entreprise (principalement le service comptable ou administratif) de gérer plus facilement les dépenses professionnelles d’un travailleur en uniformisant les demandes. Les frais remboursables concernent notamment les :

  • Frais de restauration ;
  • Frais de déplacement (carburant, stationnement, péage, ticket de transport en commun) ;
  • Frais d’abonnement (internet, téléphone) ;
  • Frais de documentation ;
  • Frais d’indemnités kilométriques.

En résumé, ce sont toutes les dépenses en rapport avec l’activité professionnelle de la société. Mais pour obtenir le remboursement, les frais doivent être justifiés. Pour cela, il existe des réglementations à respecter.

Les règles à respecter pour se faire rembourser

Plusieurs critères conditionnent le remboursement des frais. À savoir :

Des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise

Il n’est pas rare que des employés ajoutent des dépenses personnelles pour gonfler leurs notes de frais. De ce fait, il est important de démontrer que tel ou tel frais a été engagé dans l’intérêt et pour les besoins de l’entreprise.

Des montants raisonnables

Autrement, l’administration pourrait considérer ces frais comme des avantages en nature ou bien un complément de rémunération déguisé.

Des frais justifiés

Tout frais doit être justifié par une facture détaillée (avec nom des clients invités, leurs fonctions et le nom de la société où ils travaillent au dos de la facture dans le cas des repas d’affaires au-delà de 150 €), un reçu ou un ticket de caisse pour se faire rembourser le montant avancé.

Comment faire une note de frais ?

La note de frais doit contenir certaines informations pour être conforme à la norme. Autrement dit, elle doit afficher ;

  • La date ;
  • Les nom et prénom du bénéficiaire, le cas échéant son service ;
  • Le motif ;
  • La nature des frais (restaurant, hôtel, billet d’avion, etc.) :
  • Le lieu et l’heure du déplacement ;
  • Le montant HT et TTC de chaque frais ;
  • Et les signatures de l’employeur et du salarié.

Habituellement, l’ensemble de ces informations est énoncé dans un tableau.

Pour réaliser une note de frais, il est possible d’utiliser « un support papier ». Néanmoins, la version manuscrite n’est pas très recommandée. Et pour cause, celle-ci peut révéler certaines difficultés au niveau de la lecture, de l’évaluation, du suivi, du compte et de la ressaisie. Par ailleurs, éditer en manuscrit vous fait perdre du temps et de l’argent. Ainsi, pour traiter une note de frais dans les meilleures conditions, la majorité des entreprises utilisent des logiciels informatiques. En effet, ceux-ci facilitent la comptabilisation des dépenses sur les notes de frais, sécurisent le stockage du document et accélèrent la démarche. Une fois la note de frais créée, il ne reste plus qu’à passer à l’impression.

Le remboursement

Dès lors que le salarié présente une note de frais respectant les conditions requises, la société est tenue de procéder au remboursement des dits frais. À cet effet, elle peut choisir entre deux types de paiements.

1. Le remboursement des frais réels

La société rembourse chaque dépense réellement engagée par le salarié. Pour ce faire, elle exige des justificatifs associés (contrat de location, reçu, ticket de caisse, etc.) pour procéder au remboursement de ce dernier. De ce fait, le salarié doit lister toutes les dépenses effectuées sur sa note, par exemple les trajets quotidiens, les repas d’affaires, l’hébergement ou les équipements de bureau.

2. Le remboursement forfaitaire

Dans ce cas, l’employeur détermine un montant fixe pour le remboursement des dépenses. Il peut s’agir notamment des indemnités de repas au restaurant ou sur le lieu de travail, les indemnités kilométriques ou les indemnités pour compenser les dépenses d’hébergement provisoire. Cette fois, le salarié pourra gérer ses frais professionnels et n’aura pas à présenter des justificatifs.

La récupération de la TVA

L’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais selon certaines conditions et uniquement sur certaines dépenses.

Les conditions de récupération de la TVA sur les notes de frais

Pour que la récupération de la TVA sur les notes de frais soit possible, il faut

  • Le document (factures ou justificatif de note de frais) doit indiquer le montant de la TVA, le taux de la TVA appliqué et le montant HT.
  • Le document est libellé au nom de l’entreprise.
  • La dépense est engagée uniquement dans l’intérêt de l’entreprise.
  • La TVA est exigible chez le fournisseur.

Récupération de TVA : sur quels types de notes de frais ?

Effectivement, il n’est possible de récupérer la TVA que sur certaines notes de frais.

  • Les frais de repas 

La TVA est déductible des frais de repas lorsque celle-ci entre dans le cadre d’une mission. On peut citer notamment le déjeuner d’un salarié en déplacement, les repas d’affaires, les repas pour célébrer l’anniversaire de l’entreprise.

  • Les frais de déplacement

Pour les frais de déplacement, la TVA n’est récupérable que pour :

  • Les tickets de péage d’autoroute
  • Les frais de carburant, y compris l’essence depuis janvier 2017.
  • Les frais d’hébergement

Les frais d’hébergement, quant à eux, sont bien normalisés. Pour le cas d’un hôtel ou appart-hôtel, le montant de la TVA n’est pas récupérable. En revanche, la TVA sur les dépenses de petits-déjeuners et boissons dans un hôtel est déductible. De même, lors des missions longue durée, la TVA est récupérable.

  • Les cadeaux d’entreprise

Les cadeaux d’entreprise peuvent également profiter d’une récupération de TVA. Toutefois, le montant ne doit pas dépasser les 69 € TTC par an.

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